Vous apprendrez dans ce module à gérer au quotidien la mise en conformité des dossiers de vos clients et de leurs comptes, à suivre son état d'avancement, et à cartographier vos clients et leurs opérations financières en terme de vigilance.
O2S vous permet de gérer au quotidien la mise en conformité de votre client et de ses comptes, en suivant un processus de validation des documents allant jusqu’à la signature du client, et vous permettant ainsi de rendre conformes le client et ses comptes.
La fonctionnalité de suivi des documents de conformité vous permet de suivre de façon exhaustive et précise tout le processus de traitement de conformité client depuis la préparation des documents jusqu’à leur signature.
Vous allez d’abord regrouper les différents documents de conformité. Ces derniers seront ensuite transmis à vos clients, O2S permettant de tracer finement le déroulement du processus.
Grâce à un tableau de bord de gestion, vous connaissez en temps réel l’avancement du processus de suivi des documents de conformité grâce à des états et des indicateurs. En effectuant des actions, vous accomplissez le processus de mise en conformité des documents et des comptes.
Les principes généraux de l’utilisation de la conformité dans O2S sont détaillés dans les pages qui suivent à travers 3 grandes parties :
Si vous êtes un conseiller effectuant le suivi de la conformité avec vos clients mais que vous ne participez pas à sa mise en place au sein de votre structure, vous pouvez vous rendre directement à la partie Gestion de la conformité avec votre client.
La conformité peut être mise en place en fonction de la structure hiérarchique de votre société afin de définir les acteurs et leurs responsabilités (mise en place, réalisation et supervision). A ce titre, vous devez obligatoirement intégrer la prise en compte de droits spécifiques qui permettront à certains de vos utilisateurs de gérer la conformité.
Par défaut, tous les utilisateurs peuvent utiliser la conformité avec leurs clients, mais seuls les profils disposant de certains droits peuvent en paramétrer les options :
Ces 2 droits s’activent depuis Services > Administration > Profils utilisateur > Gestion des droits > [Profil] > Onglet Configuration de l’application.
Enfin, pour chaque utilisateur, vous pouvez décider si la signature électronique pourra être utilisée comme moyen de signature par le client. Pour ce faire, rendez-vous dans l’Espace abonnement > onglet Utilisateurs, cliquez sur Modifier, puis cochez les cases des utilisateurs auxquels vous souhaitez accorder cette fonctionnalité.
Cliquez ensuite sur Enregistrer.
Si vous n’accordez pasz l’accès à la signature électronique à un collaborateur, celui-ci ne pourra mettre en oeuvre que les moyens de signature traditionnels (en main propre, par courrier).
Dans un premier temps, vous allez définir la liste des documents qui sera mise à la disposition de vos collaborateurs, puis dans un second temps, vous définirez le périmètre du portefeuille qui sera pris en compte (par type de compte).
La page Documents de conformité de Services > Personnalisation > Paramétrage > Contact > Conformité a pour objet de gérer les différents types de documents (création, modification et suppression) que vos collaborateurs pourront utiliser dans leur traitement quotidien de la conformité avec leurs clients. Ces derniers pourront ajouter ces types de documents dans leur onglet Contacts > Conformité > Tableau de bord.
Pour ajouter ou modifier un type de document, et cliquez sur le bouton de l’action souhaitée, puis dans la fenêtre qui s’ouvre, renseignez les informations suivantes :
Par défaut, les documents de conformité sont triés par ordre de création ; cet ordre est repris dans le module Contacts > Conformité > Suivi de la relation client de votre client. Pour le modifier à votre convenance, sélectionnez un modèle puis cliquez-le et déplacez-le vers le haut ou le bas tout en gardant le doigt enfoncé sur la souris. Une fois le modèle positionné à la place que vous souhaitez lui attribuer, relâchez le bouton de la souris.
Cliquez sur le bouton OK pour valider la création ou modification de type de document.
La page Périmètre de la conformité de Services > Personnalisation > Paramétrage > Contact > Conformité a pour objet de préciser les types de comptes des clients qui seront concernés par la conformité.
Vous pouvez mettre en place des alertes de conformité. Depuis la page Notifications signature électronique de Services > Modules > Accueil et pilotage > Alertes, cochez les statuts pour lesquels vous souhaitez recevoir une notification.
Celles-ci s’affichent dans l’encart Signature électronique du module Accueil. En les cliquant, vous accédez directement au suivi de la signature.
Vous avez également la possibilité de personnaliser les mails qui sont envoyés à vos clients en vue de les inviter à signer, de leur confirmer leur signature et de leur signifier l’annulation d’une demande de signature. Depuis Services > Personnalisation > Paramétrage > Signature électronique, des pages vous permettent de composer et mettre en forme le texte de vos messages.
Le module Contacts > Conformité comprend un onglet Tableau de bord dédié à la conformité de votre client. A partir de lui vous allez pouvoir faire évoluer la conformité des documents et comptes de votre client à l’aide de différents états et actions tout en suivant l’état d’avancement de celle-ci grâce à des indicateurs visuels.
Au fur et à mesure que vous intégrerez les documents de conformité, l’indicateur global évoluera.
Le tableau de bord se compose de 3 encarts :
Cet encart vous permet de réaliser des actions sur les documents de conformité. Les actions diffèrent selon l’état de ces derniers. Des documents sont déjà présents dans le suivi, mais vous pouvez en ajouter d’autres.
Par défaut, des documents sont présents dans le suivi de la relation client ; il s’agit des documents correspondant à la procédure règlementaire dictée par le statut de Conseiller en investissement Financier (CIF) comme le Document d’entrée en relation, le Document de connaissance client, le Profil de risque, la Lettre de mission et le Rapport de mission.
Vous pouvez complétez la procédure proposée par d’autres documents ou au contraire la simplifier en vous rendant dans l’espace Services (cf. Documents de conformité).
Pour connaitre le processus de traitement de la conformité pour ces documents, rendez-vous au paragraphe Processus de traitement de la conformité.
Pour ajouter nouveau document dans la relation client, cliquez sur l’icône 
du Suivi de la relation client, enfin dans le menu déroulant qui apparait, plusieurs choix s’offrent à vous :
Suite aux actions que vous allez effectuer dans le menu situé à droite de la ligne représentant chaque document de conformité, ces derniers vont voir leur état évoluer. A chaque état, vous disposez d’actions spécifiques. Les différents états successifs et actions disponibles sont les suivants :
Suite aux actions que vous allez effectuer dans le menu situé à droite de la ligne représentant chaque document de conformité, ces derniers vont voir leur état évoluer. A chaque état, vous disposez d’actions spécifiques. Les différents états successifs et actions disponibles sont les suivants :
Tous les documents que vous rattachez au suivi de la relation client sont visibles dans les pages GED – O2S- Conformité et Suivi du module Contact.
De même, à chaque fois que l’état d’un document de conformité change, une nouvelle entrée est créée dans le suivi du client.
L’action Signer à distance va permettre aux signataires de signer électroniquement le document à distance en quelques clics, dans un processus sécurisé.
Il est important de vous assurer (à la fois pour le client et les éventuels autres signataires devant signer le document) dans le module Contacts > Dossier > Coordonnées que d’une part, le numéro de portable retenu au niveau de Mobile pour la signature @ est correct et que d’autre part, l’adresse mail de votre client (et des autres signataires) est bien renseignée et correcte, sans quoi votre client ne recevra pas l’email l’invitant à signer le document, ni le code lui permettant de valider sa signature.
L’email d’invitation est envoyé à partir de l’adresse mail de l’utilisateur connecté au moment de l’envoi de la demande de signature. De la même façon, le document signé par le client mentionnera le nom, prénom et société de l’utilisateur connecté à l’initiative de la demande.
Si votre client est une personne morale ou bien un majeur protégé, assurez-vous que vous avez bien spécifié qui était le représentant légal afin que ce dernier reçoive le document à signer en représentation de la personne morale ou du majeur protégé.
Tout d’abord, chaque signataire reçoit un mail contenant un lien l’invitant à signer le document :
En cliquant sur ce lien, le signataire accède à une page web sécurisée lui permettant de visualiser le document dans sa totalité en utilisant la barre de défilement verticale. Dans la partie inférieure de la page figure une barre d’outils offrant différentes options de visualisation du document.
Le signataire doit alors cliquer sur Signer puis, dans la fenêtre qui s’ouvre, il peut signer le document ou bien refuser de le faire en cliquant sur le bouton associé :
Note sur la compatibilité des navigateurs avec la signature électronique
La page web permettant au client de signer les documents de conformité utilise la technologie eDoc. Celle-ci est compatible avec les navigateurs suivants :
Sur PC (et Mac) :
- Chrome
- Firefox
- Safari
- Internet Explorer 11
- et Edge
Sur mobile (smartphones et tablettes) :
- Chrome
- Safari
- Internet Explorer
- et Edge
Document non conforme :
Aucune action n’a encore été effectuée sur le document alors qu’il est obligatoire ou bien le document est trop ancien.
Mise en conformité en cours :
Attente de signature du client.
Un problème est survenu lors de la mise en conformité :
Soit un problème technique est apparu pendant le processus de signature électronique. Soit le signataire a refusé de signer. Note : En positionnant le curseur de la souris sur l’icône , en cas de refus de signature, la motivation du refus apparaît. Soit La demande de signature a été annulée par un conseiller. Vous avez la possibilité de relancer une signature ou de démarrer un nouveau document.
Le document est conforme :
Le document a été signé.
Le document n’entre plus en compte dans la conformité :
Il est soit inactif, soit il a été remplacé par un même type document de conformité plus récent.
3 indicateurs visuels vous permettent en clin d’œil de voir l’état d’avancement de la conformité de votre client.
Ce logo vous indique l’état global de la conformité de votre client. Il peut revêtir différents aspects et indiquer la date de fin de conformité* :
L’ensemble des documents du tableau de suivi et l’ensemble des comptes du client ont un indicateur de conformité vert ou gris.
Dans tous les autres cas.
* Cette date ne s’affiche que si l’indicateur est et si au moins un document a une durée de validité paramétrée.
Le suivi des documents offre une représentation graphique, au sein des documents de conformité*, de la répartition entre ceux qui sont à jour (secteur le plus foncé), ceux qui sont en cours de conformité et ceux qui ne sont pas encore conformes (secteur le plus clair).
* tous les documents de conformité autres que ceux ayant un indicateur.
Le suivi des comptes offre une représentation graphique, au sein des comptes du client, de la répartition entre ceux qui sont à jour (secteur le plus foncé)* et ceux qui ne sont pas encore conformes (secteur le plus clair) dans le périmètre des comptes du client.
*Comptes marqués comme conformes et comptes associés à au moins un document de type Lettre de mission et à un document Rapport de mission.
Cet encart permet de connaître le détail de la conformité de chacun des comptes du client.
Compte conforme (suite au calcul de la conformité par O2S)
Compte conforme (forcé conforme manuellement)
Compte non conforme : aucun document de type lettre de mission n’est rattaché au compte ; aucun document de type rapport de mission n’est rattaché au compte ; un des documents rattéché à une pastille noire, rouge ou orange
Sur les comptes
Sur les documents
En fonction de l’état de conformité des comptes, différentes actions peuvent être réalisées sur les documents de conformité rattachés à ces derniers ; ces actions sont décrites dans la partie Processus de traitement de la conformité de ce document. Vous disposez notamment de l’action Rattacher à un compte, qui vous donne la possibilité de rattacher le document aux comptes de votre client. Il suffit de cliquer sur la liste déroulante Compte puis de cocher le(s) compte(s) de rattachement, puis de valider en cliquant sur OK.
Dans le module Pilotage, O2S vous offre un panorama de la conformité dans votre structure. Dans l’encart Conformité, comprenant 3 graphiques, vous disposez en temps réel de la part des clients et comptes conformes, ainsi que de la répartition entre les documents non conformes, en cours de conformité et conformes.
Cet encart, disponible uniquement si vous disposez du droit Gestion de la conformité, peut figurer dans le module Accueil. Pour ce faire, rendez-vous dans Services > Modules > Accueil et pilotage > Organisation et cochez la case Conformité dans la colonne Accueil, puis cliquez sur l’icône Enregistrer.
En cliquant sur l’icône , vous accédez à la fenêtre Conformité des contacts comprenant 4 colonnes : la liste des contacts, un indicateur visuel de leur conformité, la date de mise en conformité, ainsi qu’une colonne Actions permettant de réaliser des actions sur chacun des contacts. Vous pouvez également effectuer des actions par lot sur plusieurs contacts en les cochant ( ).
Colonne Conformité
Cette colonne affiche un logo pouvant revêtir 3 aspects :
Le contact est conforme : tous ses documents de conformité sont signés et conformes.
Le contact n’est pas conforme : au moins un document n’est pas conforme
Le contact a été marqué comme conforme : le collaborateur a marqué le client comme conforme car il détient tous les documents de conformité « papier » signés prouvant la conformité du client
Colonne Fin de conformité
Cette colonne indique la date à laquelle le contact ne sera plus conforme.
Colonne Actions
En cliquant sur l’icône à droite d’un contact, des actions s’offrent à vous.
Dans la partie supérieure droite de la fenêtre, un menu vous permet d’effectuer des traitements par lot, c’est-à-dire d’appliquer une action à plusieurs contacts.
Vous pouvez ainsi :
Pour effectuer une action par lots sur plusieurs contacts
En cliquant sur l’icône , vous accédez à la fenêtre « Conformité des comptes » comprenant 4 colonnes : la liste des contacts, leur numéro de compte, un indicateur visuel de leur conformité, ainsi qu’une colonne Actions permettant de réaliser des actions sur chacun des contacts. Vous pouvez également effectuer des actions par lot sur plusieurs contacts en les cochant.
Afin d’affiner la liste des comptes à afficher, le bouton Filtrer donne la possibilité de réaliser un filtrage des comptes sur 2 critères :
Vous pouvez effectuer un tri sur les 3 premières colonnes : cliquez sur l’en-tête de colonne afin de trier les éléments dans l’ordre. Cliquez-la une seconde fois, afin de classer les éléments dans l’ordre inverse.
Colonne N° de compte
Ici figure le numéro et le libellé du compte devant être mis en conformité.
Colonne Conformité
Cette colonne affiche un logo pouvant revêtir 3 aspects :
Le compte est conforme | Tous les documents de conformité rattachés à lui sont signés
Le compte n’est pas conforme | Un ou plusieurs documents de conformité ne sont pas signés
Le compte a été marqué comme conforme | Par exemple, vous possédez tous les documents de conformité « papier » signés, et vous n’avez pas encore pu les scanner afin de les mettre au format PDF
Colonne Actions
En cliquant sur l’icône à droite d’un contact, des actions s’offrent à vous :
Dans la partie supérieure droite de la fenêtre, un menu vous permet d’effectuer des traitements par lot, c’est-à-dire d’appliquer une action à plusieurs comptes en les cochant ( ).
Vous pouvez ainsi :
Pour effectuer une action par lots sur plusieurs comptes
Cette fenêtre offre une vue consolidée de l’activité de mise en conformité à l’échelle de votre structure ou bien d’un ou plusieurs conseillers. Vous pouvez développer l’arborescence à gauche en cliquant sur les signes .
Vous pouvez effectuer un tri sur toutes les colonnes (sauf Actions) : cliquez sur l’en-tête de colonne afin de trier les éléments dans l’ordre. Cliquez-la une seconde fois, afin de classer les éléments dans l’ordre inverse.
Vous pouvez moduler le type d’affichage de la vue à l’aide la liste déroulante Regrouper par ; vous disposez d’une vue « Compte / Conformité » montrant l’état d’avancement de la conformité au niveau de chaque contact, et d’une vue « Conseiller ». Vous pouvez ainsi reproduire la hiérarchie de votre société.
Vous pouvez effectuer un filtrage approfondi grâce à l’utilisation de 6 critères différents.
À tout moment, en un clin d’œil, vous pouvez connaitre l’état de la mise en conformité d’un document ou d’un produit ou d’un client grâce à la pastille de couleur qui figure dans la colonne « Conformité ». Le statut apparait aussi, dans une colonne dédiée, ainsi que la date du statut, la date de fin de conformité.
Ce menu vous permet d’accéder au tableau de bord conformité du contact concerné par le document, le compte ou le conseiller pour lequel vous avez cliqué sur l’icône .
Dans la partie supérieure droite de la fenêtre, un menu vous permet d’effectuer des traitements par lot, c’est-à-dire d’appliquer une action à plusieurs contacts. Vous pouvez ainsi :
Pour effectuer une action par lots sur plusieurs comptes
Depuis le module Requêtes, vous pouvez lancer des recherches Contacts (onglet Contact 2/2) en prenant comme critère un pourcentage de complétude.
Respectez la réglementation en matière de lutte contre le blanchiment et le financement du terrorisme (LCB-FT). Pour ce faire, contrôlez le risque client, le risque de chacune de ses opérations, le niveau de vigilance de votre client et mettez en place des alertes sur les mouvements financiers adaptées à chacun d’eux.
Dans O2S, le module Contacts > Conformité va faciliter votre devoir de cartographie client et répondre à vos obligations professionnelles.
Pour en savoir plus sur la vigilance
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Objectifs
