O2S met à votre disposition de nombreuses options pour créer des modèles de lettres et d’emails, et pour personnaliser les états de compte que vous envoyez à vos clients.
Produire des courriers types
O2S vous offre la possibilité de personnaliser vos courriers et de créer des lettres type et des emails type facilitant la correspondance avec vos contacts.
Gestion des emails et des lettres types
La gestion des lettres types s’effectue via une base de données accessible soit depuis Services > Personnalisation > Emails types, soit depuis Services > Personnalisation > Lettres types.
| Fenêtre | Informations | ||
| Liste des emails et des lettres types | Ces deux listes sont constituées de tous les courriers préenregistrés, validées ou non. La colonne « Valide » vous indique pour chaque document s’il a été validé ou pas. Une fois que vous avez cliqué sur un des éléments de la liste, la fenêtre dispose des boutons suivants : Ajouter : permet d’accéder à la fenêtre de configuration des courriers types afin de créer une nouvelle lettre. Modifier : permet d’éditer le document sélectionné. Un double-clic sur celui-ci produit la même action. Dupliquer : permet de créer une copie de la lettre ou de l’email sélectionné. Supprimer : permet de supprimer le courrier sélectionné. | ||
| Configuration des emails et des lettres types | « Titre », « Note » et « Sujet » sont des zones de saisie que vous devez obligatoirement renseigner pour permettre d’identifier le courrier. Champ « Validé » : cliquez sur Oui pour faire apparaître le document dans la liste des courriers types, et sur Non si vous souhaitez compléter le document ultérieurement. La zone de saisie du corps du texte vous offre une barre d’outils contenant des fonctions complètes d’édition de texte et de mise en page. Cliquez sur OK pour valider les modifications ou la création de la lettre. |
Notez que vous pouvez utiliser les variables O2S pour personnaliser encore plus vos communications.
Utilisation des courriers types
Il est possible d’envoyer un courrier type par email à partir de la liste de vos Contacts ou bien depuis le module Requêtes :
Envoyer un email type depuis le module Contacts
- Sélectionnez le destinataire parmi vos contacts.
- Effectuez un clic droit sur le contact puis choisissez Envoyer > Un email. Dans la fenêtre qui s’affiche, vous pouvez choisir une lettre type à envoyer en cliquant sur le bouton Insérer un email type. Rédigez l’email, puis cliquez sur Envoyer.
Imprimer une lettre type depuis le module Contacts
- Sélectionnez le destinataire parmi les contacts.
- Effectuez un clic droit sur le contact puis choisissez Imprimer > un courrier (Word). Dans la fenêtre qui s’affiche, vous pouvez choisir une lettre type à imprimer. Vous pouvez la modifier avant de l’imprimer puis cliquez sur OK.
Envoyer un email type depuis le module Requêtes
- Créez une requête.
- A partir du résultat qui s’affiche, sélectionnez ensuite le(s) destinataire(s) en cochant la case située à gauche de leur nom.
- Cliquez sur Outils puis sur Envoyer un email. Dans la fenêtre qui s’affiche, vous pouvez choisir une lettre type à envoyer en cliquant sur le lien Insérer un email type. Rédigez l’email, puis cliquez sur Envoyer.
Imprimer une lettre type depuis le module Requêtes
- Créez une requête.
- A partir du résultat qui s’affiche, sélectionnez ensuite le(s) destinataire(s) en cochant la case située à gauche de leur nom.
- Cliquez sur puis sur Imprimer > Imprimer un courrier PDF ou Imprimer un courrier Word. Dans la fenêtre qui s’affiche, vous pouvez choisir une lettre type à imprimer. Vous pouvez la modifier avant de l’imprimer puis cliquez sur OK.
Les tutos O2S
Etats de compte
Options d’impression
Les paramétrages ayant trait à l’impression des états de comptes sont regroupés dans Services > Editions > Etats de compte où vous pouvez définir les paramètres employés pour créer les états de comptes.
Personnalisation des états de comptes
Allez dans Services > Editions pour personnaliser les états de comptes.
- Dans la page Générales 1/2, définissez les thèmes de couleur à utiliser pour les éditions des états de comptes détaillés et simplifiés.
- Dans Pages de couverture, vous pouvez définir le titre de la couverture des états de compte détaillés.
- Dans les 4 pages Etats de compte, vous pouvez sélectionner les données qui seront restituées dans les états de comptes.
- Dans Etats de comptes Général 1/2, vous trouvez :
- les paramètres généraux d’édition des états de comptes,
- le disclaimer,
- le pied de page,
- la prévisualisation du rendu final des états de comptes en définissant, un contact dont le portefeuille servira d’exemple.
- Dans Etats de comptes Général 2/2 : la composition des éditions détaillées, et le paramétrage des représentations graphiques.
- Dans Etats de comptes simplifiés : les données sur le portefeuille, et la représentation graphique.
- Dans Etats de comptes détaillés : Les mêmes données sur le portefeuille Et les données sur les comptes : général, tableau d’état de compte et représentation graphique.
Cliquez sur Enregistrer afin de prendre en compte vos modifications.
Cliquez sur Prévisualiser pour afficher une édition PDF avec les paramètres retenus, avec le portefeuille exemple sélectionné.
Reproduction des états de compte
Le paramétrage mis en place pour les états de comptes peut être reproduit et mis à disposition de vos collaborateurs, si vous disposez de ce droit.
- Pour cela, cliquez sur Reproduire.
- Sélectionnez ensuite les collaborateurs concernés.
- Puis cochez les options souhaitées.
- Et cliquez sur OK.
Génération des états de compte
Lorsque vous établissez l’état de compte d’un client, les états de compte retiennent les données définies par défaut, mais certaines d’entre elles, les plus courantes, sont personnalisables selon ce que vous souhaitez remettre effectivement à votre client.
Au moment de générer l’état de compte, vous pouvez ainsi par exemple choisir d’imprimer les comptes dont la situation est à zéro, en cochant cette option, mais vous ne souhaitez pas que les graphes figurent dans les éditions, décochez alors cette option, puis cliquez sur OK pour générer l’état de compte.
Transactions
Le paramétrage des éditions des transactions s’effectue dans Services > Editions > Transactions.