Mettre en place O2S dans votre structure

Votre société vient d’acquérir O2S ? Vous souhaitez mieux connaître ses possibilités de paramétrage ?

Le présent article vous décrit les différents réglages à effectuer afin d’adapter O2S à votre société (administration, fonctionnalités, personnalisation, etc.) et de permettre à vos collaborateurs de vivre la meilleure expérience d’O2S au quotidien.

Présentation

Selon le rôle qui vous est attribué dans votre société, vous pouvez consulter les parties suivantes :

3 grands niveaux d’administration sont donc à envisager, mais vous pouvez décider à votre convenance que l’administrateur et le responsable d’un groupe sont une seule et même personne.

Définir votre organisation et vos équipes de collaborateurs

Avant de mettre O2S à disposition de vos collaborateurs, vous allez devoir personnaliser les informations de votre société, puis mettre en place votre hiérarchie de conseiller et constituer les niveaux d’administration afin qu’O2S corresponde à l’usage que vous voulez en faire.

Cette partie est donc naturellement dédiée à la personne (administrateur) en charge du paramétrage opérationnel d’O2S.

Nous considérons que vous êtes l’administrateur et que c’est vous qui mettrez en place cette organisation. Pour ce faire, vous devrez suivre les étapes suivantes, présentées chronologiquement dans le présent article :

• Identifier votre société
• Identifier vos fournisseurs
• Etablir la structure de travail souhaitée
• Créer les profils utilisateur d’O2S
• Créer les comptes utilisateurs d’O2S
• Créer la hiérarchie des utilisateurs d’O2S
• Affecter la gestion des codes extranets
• Affecter les options consommables aux conseillers
• Attribuer les contacts (clients) aux conseillers

Bien identifier votre établissement

Commencez par renseigner les coordonnées de votre établissement. Pour ce faire, rendez-vous dans :

Puis saisissez les informations générales ; celles-ci figureront dans vos éditions et dans vos lettres et emails type, grâce aux « variables O2S ».

Les onglets Informations juridiques et Informations d’intermédiation fournissent des données permettant d’identifier, authentifier et renforcer votre communication.

Une zone de saisie sur fond coloré indique une donnée qui doit obligatoirement être renseignée.

Créer vos utilisateurs

Cette étape essentielle vous permet de définir votre organisation, et d’affecter les droits et accès pour l’utilisation des fonctionnalités d’O2S.
Il est important de bien connaître la structure opérationnelle que vous souhaitez mettre en place et de vous demander « qui peut faire quoi ? »

Vous êtes l’administrateur. Vous allez décider de quelles personnes disposeront de quels droits.

Nous allons d’abord créer des profils utilisateur. Un profil utilisateur est une catégorie d’utilisateurs basée sur un profil de droit d’utilisation. Dans O2S, les profils ne sont pas hiérarchisés et ne sont pas inclus les uns dans les autres. La différence entre les profils utilisateurs réside au niveau des droits d’utilisation. Les profils que vous allez créer doivent donc avoir des intitulés identifiables.

En tant qu’administrateur, vous posséderez absolument tous les droits pour utiliser O2S ; vous constituez donc le premier profil utilisateur.

A titre d’exemple, nous allons considérer que votre organisation comportera également les types d’utilisateurs suivants :

• Les managers : ils ont en charge un groupe de conseillers, et pourront utiliser toutes les fonctionnalités d’O2S, sauf l’espace d’administration. Ils pourront accorder certains droits et accès aux 2 types d’utilisateurs suivants.
• Les conseillers : outre les fonctions de base, ils pourront effectuer des opérations commerciales et gérer les commissions.
• Les conseillers juniors : ils ont intégré la société depuis moins d’un an. Leur utilisation d’O2S est restreinte, ils n’ont pas d’accès au module Services.
• Les membres du back-office administratif : ils se limiteront à la tenue des portefeuilles, import des contacts et comptes, gestion de la conformité, mise à jour des informations clients, etc. Ils correspondront à « Assistant » dans l’onglet Général des fiches clients.

Au total, nous disposerons donc de 5 profils d’utilisateurs.

Définir le périmètre de l’activité de vos collaborateurs

Outre l’administrateur, 4 profils d’utilisateurs doivent être définis. Le tableau ci-dessous résume les droits* que nous voulons définir pour chacun d’eux :

Fonctionnalité *	Administrateur	Manager	Conseiller	Conseiller junior	Back-office
Accès à l’espace Administration
Accès à l’espace Abonnements
Accès au module Services
Configuration de l’application
Accès aux différents types de contacts et droits de modification
Import des contacts et des comptes
Voir et modifier les agendas des collaborateurs
Gestion des portefeuilles et comptes
Gestion de la conformité
Opérations commerciales
Commissions

* Liste non exhaustive utilisée à titre d’exemple.

La structure de l’établissement est établie. Nous pouvons maintenant la mettre en place dans O2S.

Créer les profils

Pour créer / modifier / supprimer les profils, rendez-vous dans :

Une fois créés, le nombre de profils utilisateurs est indiqué dans l’encart Profils utilisateur.

Le profil « Administrateur » est présent par défaut dans O2S. Vous êtes l’administrateur.

Créer le profil « Manager »

Ce profil possède tous les droits, mais ne peut pas accéder à l’administration.

1. Dans la fenêtre Gestion des droits, cliquez sur Ajouter.
2. Dans libellé, indiquez Manager. Sélectionnez Oui dans la liste déroulante Profil valide, et cliquez sur Appliquer tous les droits.
3. Dans l’onglet Administration, décochez la case Accès au module « Administration ».
4. Nous souhaitons en plus que ce profil soit le responsable d’un groupe de conseillers afin d’avoir accès aux agendas et aux clients des conseillers qui lui sont rattachés. Pour ce faire, dans l’onglet Agenda, à la ligne Voir les agendas…, sélectionnez Voir mon agenda et ceux des utilisateurs qui me sont rattachés à l’aide de la liste déroulante. Dans l’onglet Contact, Accès aux clients, sélectionnez Mes clients et ceux des utilisateurs rattachés.
5. Paramétrez les autres fonctionnalités prévues dans le tableau pour ce profil.
6. Puis cliquez sur OK.

Lorsque le profil est valide, il apparait avec une icône  dans la colonne « statut » de la page Gestion des profils. Dans le cas contraire, il apparaît avec une icône .

Créer le profil « Conseiller »

Le conseiller a tous les droits, mais ne peut pas accéder à l’administration ni à l’espace abonnement.

1. Dans la fenêtre Gestion des droits, cliquez sur Ajouter.
2. Dans libellé, indiquez Conseiller. Sélectionnez Oui dans la liste déroulante Profil valide, et cliquez sur Appliquer tous les droits.
3. Dans l’onglet Administration, décochez les cases Accès au module « Administration » et Accès à l’espace Abonnement.
4. Nous souhaitons en plus que ce profil puisse avoir accès aux agendas et aux clients des conseillers de son groupe (même niveau dans l’arborescence hiérarchique) et, s’il en a, des conseillers qui lui sont rattachés. Pour ce faire, dans l’onglet Agenda, à la ligne « Voir les agendas… », sélectionnez Voir mon agenda et ceux des utilisateurs de mon groupe à l’aide de la liste déroulante. Dans l’onglet Contact, Accès aux clients, sélectionnez Mes clients et ceux du groupe.
5. Paramétrez les autres fonctionnalités prévues dans le tableau pour ce profil.
6. Puis cliquez sur OK.

Créer le profil « Conseiller junior »

Le conseiller junior a les mêmes droits que le conseiller, mais ne peut pas importer les contacts et comptes, ni accéder au module Services, ni modifier les contacts, ni gérer les requêtes, la conformité, les opérations commerciales et les commissions.

1. Dans la fenêtre Gestion des droits, cliquez sur Ajouter.
2. Dans libellé, indiquez Conseiller junior. Sélectionnez Oui dans la liste déroulante Profil valide, et cliquez sur Appliquer tous les droits.
3. Dans l’onglet Administration, décochez les cases Accès au module « Administration », Accès à l’espace abonnement, Import des contacts (xls) et Import des comptes (xls).
4. Dans l’onglet Agenda, à la ligne Voir les agendas…, sélectionnez Voir uniquement mon agenda à l’aide de la liste déroulante.
5. Dans l’onglet Configuration de l’application, décochez Accès au module « Services », Gestion de la conformité, Gestion des opérations commerciales et Commissions.
6. Dans l’onglet Contact, décochez Modification des contacts.
7. Dans l’onglet Requêtes, décochez toutes les options.
8. Paramétrez les autres fonctionnalités prévues dans le tableau pour ce profil.
9. Puis cliquez sur OK.

Créer le profil « Back-office »

Un membre du Back-office a les mêmes droits que le conseiller, mais ne peut pas voir ni modifier les agendas de ses collaborateurs, ni modifier les portefeuilles et comptes.

1. Dans la fenêtre Gestion des droits, cliquez sur Ajouter.
2. Dans libellé, indiquez Back-office. Sélectionnez Oui dans la liste déroulante Profil valide, et cliquez sur Appliquer tous les droits.
3. Dans l’onglet Administration, décochez les cases Accès au module « Administration », Accès à l’espace abonnement.
4. Dans l’onglet Agenda, à la ligne Voir les agendas…, sélectionnez Voir uniquement mon agenda à l’aide de la liste déroulante.. (cette case est décochée automatiquement si on choisit Voir uniquement mon agenda)
5. Dans l’onglet Portefeuille, décochez toutes les options.
6. Paramétrez les autres fonctionnalités prévues dans le tableau pour ce profil.
7. Puis cliquez sur OK.

 Les profils utilisateurs sont créés.

Une fois les profils créés, vous pouvez bien sûr les modifier dans le temps, les supprimer ou en ajouter des nouveaux, grâce aux boutons Modifier, Supprimer, Ajouter, et Dupliquer situés en bas de la fenêtre Gestion des profils.

Créer les comptes utilisateurs

Vous allez ensuite créer des utilisateurs ; un utilisateur est un collaborateur disposant d’un accès à O2S.

Pour créer / modifier / supprimer un utilisateur, rendez-vous dans :

Une fois que vous aurez créé vos utilisateurs, leur nombre total apparaîtra dans l’encart Utilisateurs.

Cliquez sur Ajouter.

Ensuite, renseignez les différents champs de saisie.

Les champs devant être obligatoirement renseignés sont indiqués en vert.

Une fois que vous avez effectué toutes les saisies et paramétrages pour l’utilisateur, cliquez sur OK.

Dans la liste des utilisateurs, vous êtes mis en valeur par une icône à droite de votre nom.

Les utilisateurs sont créés ; un profil de droit d’utilisation a été attribué à chacun d’eux.

Créer la hiérarchie des utilisateurs

Une fois les utilisateurs créés, nous allons maintenant définir une hiérarchie de façon à avoir des managers et des conseillers qui lui sont rattachés.

A l’aide de la souris, déplacez un par un les conseillers que vous souhaitez rattacher au manager en gardant le doigt enfoncé sur le bouton gauche de la souris tout en le déplaçant vers le responsable ; une fois ce dernier en surbrillance colorée, relâchez le bouton gauche de la souris : l’utilisateur est alors rattaché au responsable.

Il est possible de créer plusieurs sous-niveaux de groupes.

Lorsque vous paramétrez des options portant sur le périmètre des conseillers, vous pouvez choisir de voir les contacts et portefeuilles gérés par ces derniers. Vous pouvez aussi définir ce que les conseillers de votre groupe peuvent visualiser, en fonction de ce que vous avez paramétré dans les profils créés ; par exemple Alexis Dubois (manager) pourra accéder à l’agenda et aux contacts des conseillers qui lui sont rattachés.

Une fois les profils et les utilisateurs créés, vous pouvez sauvegarder ces derniers dans un fichier Excel en cliquant sur l’icône  située en bas à gauche de la fenêtre Gestion des profils.

Demander l’ajout de fournisseurs

Dans le cadre de la gestion des portefeuilles de vos clients, vous devez interfacer des nouveaux partenaires à votre plateforme O2S.

Avant toute chose, notez que pour utiliser cette fonctionnalité, vous devez disposer du droit de Gestion des dépositaires accessible dans le module Administration > Gestion des droits > Administration.

Rendez-vous dans le module d’administration > Gestion de l’agrégation > Source d’agrégation.

Cliquez sur Nouvelle demande, puis renseignez les informations sur le fournisseur, le code apporteur, le conseiller et la lettre d’autorisation.

Disposer de toutes les coordonnées de vos partenaires

Vos fournisseurs (dépositaires) ont été ajoutés à O2S. Vous pouvez personnaliser leurs coordonnées si vous le souhaitez. Rendez-vous dans :

Cochez l’option Personnaliser les coordonnées et effectuez les saisies de votre choix. Retrouvez tous vos partenaires dans liste déroulante Etablissement.

Les coordonnées « personnalisées » ne sont pas mises à jour automatiquement lorsque O2S dispose de nouvelles coordonnées.

Votre établissement est bien identifié.

Gestion des codes extranets (apporteurs)

Une fois que vos conseillers ont été créés, vous pouvez leur affecter certains codes extranets.

Pour gérer les codes extranets, rendez-vous dans :

Le nombre de codes extranets apparaît dans l’encart Gestion de l’agrégation.

Lorsque des codes extranets sont erronés, vous pouvez les corriger en cliquant sur :

Le nombre de codes erronés apparait dans l’encart Codes extranets non opérationnels.

Les codes extranets sont affectés aux conseillers.

Attribuer les contacts aux conseillers

Vous allez maintenant attribuer les clients de votre établissement aux conseillers définis. Vous pouvez pour cela procéder de plusieurs façons.

Via les alertes nouveaux clients détectés

Après avoir choisi l’action Ajouter ce client, l’icône  permet de sélectionner le conseiller à attribuer au client.

Via le module Contacts

• Depuis l’onglet Général de la fiche contact du client ;
  A l’aide de la liste déroulante « Conseiller principal ».

• A partir d’un RIC ;
  Dans le module Contacts, cliquez sur le menu , puis sur Créer un contact à partir du Recueil d’Informations Client.
  A l’aide de la souris, faites glisser le fichier PDF à l’intérieur de la zone en pointillés, puis relâchez le bouton gauche de la souris.
  
  Cliquez ensuite sur Créer un contact.

Via le module Requêtes

Le module de requêtes vous permet d’attribuer un grand nombre de contacts par lot à un conseiller en un clic.

Créez une requête Contacts dans le module Requêtes. Dans la fenêtre de résultats, cochez les contacts que vous souhaitez attribuer à un conseiller.

Cliquez sur le menu puis sur Dossier et Changer le ou les conseillers affectés aux contacts.

Les contacts sont répartis entre les conseillers.

Gérer certaines options accessibles pour vos collaborateurs

Certains services fournis par O2S sont facturés à la consommation. Vous pouvez les rendre accessibles ou non pour certains collaborateurs. Vous pouvez aussi suivre la consommation de ces options depuis un espace dédié.

Lorsque vous créez vos profils d’utilisateur, choisissez judicieusement qui peut accéder à l’espace abonnement.

Pour accéder à l’Espace abonnement, cliquez sur :

Consommation

La page consommation est un tableau de bord regroupant des indicateurs sur l’usage d’O2S.

En cliquant sur vous accédez au détail par utilisateur.

L’encart Encours vous permet d’obtenir l’encours à une date précise à l’aide de la liste déroulante en haut à gauche de chaque fenêtre.

L’encart MoneyPitch permet en plus à chaque conseiller d’activer ou désactiver les accès à MoneyPitch, pour chacun de leurs clients.

L’encart e-learning vous permet d’affecter des modules de formation e-learning à vos utilisateurs. Le tarif vous est alors rappelé, à chaque affectation.

Cliquez sur la liste déroulante en haut à droite pour voir l’utilisation d’O2S au cours des derniers mois.

Utilisateurs

La page Utilisateurs vous permet d’affecter des droits d’utilisation pour certaines fonctionnalités.
Elle dispose de 2 modes, l’un de visualisation, l’autre d’édition.

Visualisation

Lorsque vous arrivez sur cette page, vous pouvez voir instantanément si chaque utilisateur dispose de ces droits ( ) ou pas. En cliquant sur dans la colonne Actions, vous pouvez vérifier les données et les accès de chaque utilisateur.

Edition

Pour passer au mode Edition, cliquez sur Modifier en haut à droite de la fenêtre.

La page permet alors, en cochant des cases ou en cliquant sur des boutons « switch », d’autoriser ou non chacun des utilisateurs à :

• accéder à O2S
• disposer d’un accès à la Patrithèque
• utiliser la signature électronique
• accéder à des modules de e-learning (en cliquant sur  vous serez redirigé vers l’onglet E-learning)
• ouvrir des accès à MoneyPitch pour ses clients

N’oubliez pas de cliquer sur Enregistrer lorsque vous avez terminé votre paramétrage.

Factures

Vous retrouvez dans cette page les factures mensuelles.

Les options « consommables » proposées par O2S sont affectées aux conseillers de votre choix.

Options communes à tout votre établissement

Catégories de contacts

Définissez les différentes catégories dans lesquelles vos collaborateurs pourront classer ou créer leurs clients, prospects… dans Services > Modules > Contacts > Catégories de contacts.

Opérations commerciales et affaires

Vous pouvez mettre en place des opérations commerciales et des affaires, et notamment répartir les objectifs sur différents conseillers, dans Services > Affaires et opérations > Affaires / Opérations commerciales.

Catalogue produits

Définissez les produits financiers(supports) mis à disposition de votre équipe dans Services > Personnalisation > Catalogue produits.

Commissions

Paramétrez les commissions à mettre en place pour toutes vos transactions (arbitrages, versements…) dans Services > Personnalisation > Catalogue produits > Commissions perçues.

Modèles de GED

Constituez les modèles de gestion des documents clients et des supports afin que vos collaborateurs les utilisent, dans Services > Personnalisation > Modèles de GED.

Conformité et vigilance

Paramétrez les données de conformité réglementaire et les critères et niveaux de vigilance, dans Services > Personnalisation > Paramétrage > Contact > Conformité.

Contribution

Cette fonctionnalité permet à votre société de demander la création de supports à O2S. Les formulaires de demandes doivent être complétés depuis Services > Contribution.

Vous devez demander l’activation de cette fonctionnalité auprès de l’assistance clientèle d’O2S pour qu’elle soit disponible dans Services.

Mise en place d’alertes

O2S dispose de fonctionnalités vous alertant de la présence de nouveaux clients, comptes, d’états financiers…

Tout d’abord, vous devez disposer d’un droit pour pouvoir mettre en place ces alertes : Administration > Gestion des droits > Configuration de l’application > Accès à l’espace de gestion des alertes.

Vous pouvez ensuite, pour chaque profil utilisateur, délimiter la visibilité des alertes Nouveaux clients détectés dans Administration > Gestion des droits > Contact > Alerte « nouveaux clients ». Enfin vous pouvez personnaliser la forme des données reçues et déterminer le conseiller par défaut auquel ces nouveaux clients seront affectés, dans Services > Modules > Accueil et pilotage > Alertes > Nouveaux clients.

Déterminez qui peut voir les nouveaux comptes et les mouvements en attente dans Administration > Gestion des droits > Portefeuille > Gestion des alertes « Nouveaux comptes », « Mouvements en attente », … et personnalisez des options depuis Services > Modules > Accueil et pilotage > Alertes > Nouveaux comptes.

Enfin, choisissez le périmètre de comptes agrégés non traités auquel le profil peut accéder, dans Administration > Gestion des droits > Portefeuille > Gestion des alertes « Situation de compte à zéro ».

Organiser et personnaliser le travail d’équipe dans O2S

Cette partie est destinée aux managers afin que ses conseillers travaillent avec des outils paramétrés de la même façon, les mêmes modèles etc….

Pour accéder au module Services, rendez-vous dans :

Pour accéder à Services, vous devez détenir le droit d’accès au module Services.

Présentation du module Services

Le module Services est composé de plusieurs onglets classés par thème. Chaque module dispose d’une arborescence dans la partie gauche de la page permettant d’accéder aux différentes pages de paramétrage ; le contenu de chaque page s’affiche dans la partie droite.

Cliquez sur l’icône à droite pour accéder au module d’administration.

Organisation du travail en équipe

Grâce au module Services, vous allez pouvoir personnaliser et paramétrer votre façon de travailler avec vos collaborateurs. Vous pourrez notamment mettre en place les fonctionnalités suivantes :

Logo de l’application et logo d’impression

Déterminez les logos à appliquer par défaut dans votre équipe Services > Personnalisation > Logos > Logo de l’application / Logo impression.

Paramétrage des éditions

L’apparence, la composition et la mise en page des différentes éditions s’effectuent dans Services > Editions.

Ensuite, l’option « Reproduire » vous permet d’utiliser les mêmes paramètres pour tout un groupe d’utilisateurs.

Pour accéder à cette fonctionnalité, vous devez disposer des droits nécessaires dans Administration > Gestion des droits (accès par profils utilisateurs > Ajouter) > Configuration de l’application > Gestion du paramétrage des éditions pour les autres utilisateurs.

1. Sélectionnez, en les cochant, les utilisateurs pour lesquels vous souhaitez reproduire le paramétrage que vous avez mis en place.
2. Cliquez sur OK pour valider.
3. Puis cochez les éléments à reproduire.

Modèles de documents publics

Définissez les modèles Word (vos collaborateurs pourront les utiliser, mais pas les modifier) dans Services > Personnalisation > Modèles Word.

Régler mes paramètres utilisateur

Le module Services va également permettre aux conseillers d’ajuster certains paramètres personnels. Les options pré-paramétrées par l’administrateur ou un manager pourront parfois être modifiées à votre convenance.

Paramétrer mon O2S

Renseigner votre fiche utilisateur

Il est recommandé que chaque utilisateur renseigne les informations de sa propre fiche. Ces informations figureront notamment dans les éditions.

La fiche utilisateur est accessible en cliquant sur votre nom d’utilisateur, puis Voir ma fiche.

Planning / Agenda

Les options de personnalisation de l’affichage de l’agenda se trouvent dans Services > Modules > Agenda > Options. Celles concernant les types d’évènements se règlent dans Services > Personnalisation > Paramétrage > Agenda > Type…

Personnalisation de l’interface

Les modules « Accueil » et « Pilotage » sont des tableaux de bord comprenant de nombreuses informations sous formes d’encarts. Chaque utilisateur peut faire figurer ces encarts dans l’un ou l’autre de ces modules, selon ses souhaits. Pour ce faire, il doit aller dans Services > Modules > Accueil et pilotage > Organisation.

Logos de l’application et des éditions

Paramétrez vos logos personnels dans Services > Personnalisation > Cabinet et logos utilisateur.

Emails

O2S vous permet de réaliser une communication par email en utilisant les paramètres de votre serveur de messagerie, tant pour l’envoi que pour la réception. Ce paramétrage doit être effectué dans Services > Emails.

Emailing

Envoyez des emails à de nombreux clients en quelques clics. Vos emails types se gèrent dans Services > Personnalisation > Emails types.

Signature électronique

Faites signer des documents rapidement et en toute sécurité. Les paramétrages relatifs à cette fonctionnalité se réalisent dans
Services > Personnalisation > Paramétrage > Signature électronique.

MoneyPitch

Importez les données financières de vos clients avec MoneyPitch, afin de profiter d’une vision 360° de leur situation budgétaire, financière et patrimoniale. L’ensemble des paramétrages de MoneyPitch dans O2S s’effectue dans Services > MoneyPitch.

Synchronisation Google Agenda

Retrouvez dans votre agenda O2S vos évènements et contacts Google Agenda. Ce paramétrage se réalise dans Services > Synchronisation.

Réglage des portefeuilles, comptes et Audit

Réglez vos préférences d’affichage et de calcul depuis les pages Services > Modules > portefeuille.

Si vous avez besoin d’un droit spécifique, contactez l’administrateur d’O2S dans votre société.