Aide O2s

Sommaire

Présentation

La fonctionnalité de suivi des affaires réalisées auprès de vos clients va vous permettre de suivre de façon exhaustive et précise tout le processus de traitement d’une affaire avec un client depuis sa préparation, jusqu’à son terme.

Vous allez d’abord mettre en place des modèles d’affaires contenant des consignes dont vous confierez l’application auprès des clients, aux collaborateurs de votre choix. Ces derniers suivront le modèle d’affaire, constitué d’étapes, voire d’actions, permettant de tracer finement le déroulement du processus. Plusieurs modèles d’affaires peuvent être utilisés conjointement auprès des clients.

Un tableau de bord de gestion va vous permettre de connaître en temps réel l’avancement du processus de suivi des affaires.

Gestion des droits

Le suivi des affaires peut être mis en place en fonction de la structure hiérarchique de votre société afin de définir les acteurs et leurs responsabilités (mise en place, réalisation et supervision). A ce titre, vous devrez obligatoirement intégrer la prise en compte de droits spécifiques qui permettront à certains de vos utilisateurs de mettre en place le suivi des affaires, et à d’autres de réaliser ces affaires.

Avant toute chose, vous devez donc établir la liste des utilisateurs qui peuvent piloter le suivi des affaires et le niveau d’accès de chaque utilisateur.

Deux droits différents sont à paramétrer :

les utilisateurs disposant du droit de gestion des modèles d’affaires (création, suppression, modification). Après avoir sélectionné le profil concerné, ce droit doit être coché dans la fenêtre Gestion des droits, onglet Configuration de l’application accessible dans Services > Administration.

Le droit d’accès à ces affaires : pour chaque utilisateur, vous pouvez définir si celui-ci a le droit d’accéder au suivi des affaires ou non. De plus, dans le cas où le collaborateur dispose d’un droit d’accès, vous devez préciser le niveau auquel il peut y accéder à l’aide de la liste déroulante. Ce droit se paramètre dans Services > Administration > Gestion des droits > Configuration de l’application. Il s’appuie sur la hiérarchie de votre structure.

Modes d’utilisation

L’activité de suivi des affaires dans O2S peut s’effectuer de 2 façons :

Le collaborateur dispose du droit de créer des modèles d’affaires (il est par exemple responsable d’une équipe) : il va donc commencer par créer ceux-ci et pour chacun d’entre eux il va créer les différentes étapes les composant. Chaque utilisateur pourra ensuite sélectionner les clients auprès desquels les affaires seront réalisées. A tout moment il pourra ajouter ou supprimer des modèles d’affaires.

►Ces utilisateurs peuvent se rendre à la partie Mise en place des affaires de la présente notice.
Le collaborateur n’a pas l’autorisation de créer des modèles d’affaires mais uniquement le droit de réaliser les affaires. Dès qu’une affaire est ajoutée à un de ses clients, il visualise l’affaire sur laquelle il devra intervenir et peut commencer à réaliser les étapes prévues auprès de ses clients. Il est à noter que si une autre personne ajoute l’affaire à un de ses clients, alors le conseiller pourra en être averti par un message dans O2S.

►Ces utilisateurs peuvent se rendre à la partie Réalisation des affaires de cette notice.

Les principes généraux de l’utilisation du suivi des affaires dans O2S sont détaillés ci-dessous à travers 3 grandes parties :

la mise en place de modèles de gestion des affaires,
leur réalisation auprès du client,
et leur centralisation au niveau du cabinet.

Mise en place des affaires

Gestion des affaires

La page Affaires de Services > Affaires et opérations permet de gérer les différents modèles (création, modification, suppression et duplication) que vous pouvez appliquer à vos clients.

Cette fonctionnalité est réservée aux utilisateurs disposant du droit spécifique « Gestion des modèles d’affaires » dans le module d’administration.

Filtrer et trier les affaires

Il existe 2 statuts des modèles d’affaires. La liste déroulante en haut de la fenêtre vous permet de les filtrer :

Actifs : les modèles peuvent être utilisés par les collaborateurs.
Inactifs : les modèles ne peuvent pas être utilisés par les collaborateurs.

La liste des modèles d’affaires est visible par les personnes qui les ont créées et par les personnes qui disposent du droit d’accès à ces modèles.

Par défaut, les modèles d’affaires sont triés par ordre de création, ce qui est d’ailleurs l’ordre repris dans le module Pilotage. Pour le modifier à votre convenance, sélectionnez un modèle puis cliquez-le et déplacez-le vers le haut ou le bas tout en gardant le doigt enfoncé sur la souris. Une fois le modèle positionné à la place que vous souhaitez lui attribuer, relâchez le bouton de la souris.

Création du modèle d’affaires

Pour créer le modèle, cliquer sur .

Vous pouvez créer plusieurs affaires basées sur un même modèle pour un même client (exemple : ouverture de deux contrats d’assurance…).

La fenêtre qui s’ouvre vous permet de saisir les informations et les paramètres nécessaires à la mise en place du modèle. Elle se compose de 2 onglets.

Caractéristiques

Les différentes informations à renseigner sont les suivantes :

Nom

Indiquez ici un titre explicite permettant d’identifier facilement le modèle.

Cette saisie est obligatoire ; pour créer un modèle d’affaires, vous devez au minimum lui donner un nom. Le modèle apparaîtra dans la liste des modèles sous ce nom.

Type d’affaire

Le type d’affaire est important dans la mesure où il va vous permettre de définir le comportement et les données associées à un modèle d’affaires afin de mettre en place un process et des jalons spécifiques. Parmi les différents types, on peut distinguer trois grandes catégories de types d’affaires :

les types d’affaires administratifs et patrimoniaux (suivi administratif, audit patrimonial),
les types d’affaires débouchant sur un flux financier (ouverture de compte, versement, rachat, retrait,…),
le type d’affaires Workflow (Processus métier) permettant de définir des séquences automatisées, à 2 états, répondant à votre workflow métier, avec ses propres caractéristiques.

Note : si vous souhaitez appliquer le type Workflow (Processus métier) à un modèle d’affaires existant, assurez-vous que celui-ci est composé exclusivement de tâches, sinon vous ne pourrez pas le lui appliquer.

Vous devez donc choisir le type qui correspond à vos besoins. Une fois le type choisi, vous aurez toute latitude pour créer les différentes étapes etc…
Mais vous devrez vous conformer au type de structure du modèle mis en œuvre.

Un modèle d’affaires « exemple » est disponible pour chacun des types de modèle dans O2S. Pour créer vos propres modèles d’affaires, vous pouvez les utiliser afin de les adapter à vos besoins, ou bien créer un modèle d’affaires entièrement nouveau.

Dans le cadre de cette notice, nous vous présentons la création d’un modèle d’affaires de type financier : Ouverture d’un compte / contrat et versement initial.

Statut

Le statut du modèle vous permet de préciser si le modèle pourra être utilisé lors de la création d’une affaire :

S’il est actif, il sera proposé aux collaborateurs chargés d’affaires dans le module Contacts > Contacts > Clic sur à droite d’un contact > Ajouter une affaire > nom de l’affaire, dans le module Contacts > Autres > Suivi > > Ajouter > Affaire ainsi que dans le menu > Dossier > Ajouter une affaire de la page de résultats de requêtes.
S’il est inactif, il ne sera pas proposé aux collaborateurs. Il pourra cependant être utilisé dans le cadre d’affaires déjà créées.

Archivage

L’archivage du modèle vous permet de le faire disparaître de la page de pilotage. Ses résultats ne seront donc plus consolidés avec les affaires encore en cours.

Ajout de comportements

Dans la partie inférieure de l’onglet, si vous avez sélectionné un type d’affaire autre que « Suivi administratif ou commercial » et « Audit patrimonial », vous pouvez paramétrer tout ou partie des comportements (autoriser ou non la création d’une opération Vigilance depuis l’affaire, de même pour la création d’un compte, d’une transaction et d’un mouvement).

En cochant ces cases, vous permettez aux collaborateurs, lors de la réalisation de l’affaire, de créer directement des évènements qui peuvent être traités par O2S, vous évitant ainsi une saisie a posteriori.

Une fois que des comptes, des mouvements, des transactions ou des opérations auront été créés, vous ne pourrez plus décocher ces cases.

Etapes

Cet onglet présente les différentes étapes associées au modèle d’affaires.

Vous pouvez changer comme bon vous semble l’ordre des étapes : sélectionnez une étape puis cliquez-la et déplacez-la vers le haut ou le bas tout en gardant le doigt enfoncé sur la souris. Une fois l’étape positionnée à la place que vous souhaitez lui attribuer, relâchez le bouton de la souris.

Ajouter une étape :

Cliquez sur . Une première fenêtre apparait, vous devez choisir le type d’étape à mettre en place.

Une étape est un évènement pouvant être un rendez-vous, une tâche, une relance, une fiche de suivi ou un envoi de mail.

Le type d’étape offrant le plus de possibilités de paramétrage est la tâche. C’est le seul évènement vous permettant de mettre en place des actions au sein de l’étape, vous évitant ainsi par exemple de devoir créer plusieurs étapes de tâches successives.

Ensuite, dans la fenêtre qui s’ouvre, renseignez les différentes informations.

Objet

Vous devez saisir un intitulé résumant la nature de l’étape.

Type

Vous permet d’affiner la nature de l’étape en la précisant.

Etape

Une étape peut revêtir un caractère obligatoire ou facultatif, cette caractéristique va avoir un impact dans la réalisation de l’affaire menée au niveau du client. Aucune étape ne pourra être traitée tant qu’une étape obligatoire préalable est manquante dans le suivi de l’affaire d’un client. Au contraire, une étape facultative manquante ne sera pas bloquante pour pouvoir traiter l’étape suivante.

Informations sur l’étape

Cette zone de saisie vous permet de donner des directives précises sur la nature de l’étape ainsi que sur les actions que vos collaborateurs devront accomplir auprès des clients.

Documents de référence

Vous pouvez également joindre des documents que vos collaborateurs pourront utiliser dans le cadre de la réalisation de l’étape.

Actions

Le tableau des actions vous permet de créer des actions obligatoires et tracées ou pas que les collaborateurs devront suivre lors de la réalisation d’une étape. Pour créer une action, cliquez sur . La fenêtre de l’action à renseigner s’ouvre alors.

Une action obligatoire est une action qui, tant qu’elle n’est pas cochée par le conseillé, ne permet pas de basculer l’état de la tâche sur « Terminée ».
Une action tracée est une action qui sera présente dans le tableau d’avancement du modèle d’affaires.

L’ordre des actions ne peut pas être modifié.

Proposer la création de l’étape suivante lors de la validation de cette étape

Cette option, si vous la cochez, autorise O2S à proposer la création de l’étape suivante lorsque la présente étape est validée par un utilisateur.

Supprimer une étape

Il est possible de supprimer une étape si et seulement si aucune affaire débutée avec un client ne dispose de cette étape (étape précédente pas encore validée par exemple).

Créez ensuite toutes les étapes suivantes du modèle jusqu’à l’étape qui permettra au collaborateur de conclure l’affaire.

Configurateur

Ne concerne que le type d’affaires Workflow (Processus métier).

A l’aide des listes déroulantes, sélectionnez l’étape à enchainer automatiquement en fonction du succès ou non de l’étape précédente.

Affectation des modèles d’affaires aux clients

Les modèles d’affaires peuvent être appliqués aux clients et aux prospects. Par ailleurs, plusieurs modèles d’affaires peuvent être affectés à un même client ou prospect.

O2S vous offre trois façons d’affecter les modèles d’affaires à ces contacts.

Depuis la liste des contacts

Dans votre liste de contacts, vous pouvez très simplement affecter un modèle d’affaires à un client en cliquant sur l’icône à droite du contact de votre choix. Sélectionnez Ajouter une affaire, puis cliquez sur le modèle d’affaire souhaité.

La fenêtre du modèle d’affaire appliqué au client s’ouvre alors. Le collaborateur peut alors débuter la réalisation de l’affaire auprès de son client.

Ajout depuis le Suivi du client

Dans le module Contacts > Autres > Suivi, vous pouvez ajouter un évènement en cliquant sur + Ajouter, puis sélectionner le modèle d’affaire souhaité dans la liste déroulante.

La fenêtre du modèle d’affaire appliqué au client s’ouvre alors. Le collaborateur peut alors débuter la réalisation de l’affaire auprès de son client.

Ajout par lot via le module Requêtes

Dans le module Requêtes, à partir des résultats de requête sur contacts, cochez les contacts auxquels vous souhaitez appliquer un modèle d’affaires, puis cliquez sur le menu > Dossier > Ajouter une affaire.

Dans la fenêtre qui s’ouvre, sélectionnez un des modèles d’affaires disponibles. Puis choisissez les collaborateurs auxquels vous voulez notifier l’affaire.

Vous avez également la possibilité de saisir un message qui sera affiché dans la fenêtre pop-up du message qui s’affichera dans O2S sur le poste du collaborateur.

Sur le poste des collaborateurs concernés, un message « pop up » s’affiche alors à l’écran dans O2S et invite ce dernier à réaliser l’affaire.

La fenêtre du modèle d’affaire appliqué au client s’ouvre alors. Le collaborateur peut alors débuter la réalisation de l’affaire en cliquant sur le lien bleu.

Si le collaborateur clique sur Lu, l’affaire sera considérée comme prise en compte par le collaborateur et celui-ci pour alors commencer la réalisation de l’affaire. S’il clique sur Reporter, le message réapparaîtra lorsqu’il se reconnectera dans O2S.

Modification, suppression et duplication d’un modèle d’affaires

La modification d’un modèle d’affaires s’effectue dans Services > Affaires et opérations > Affaires en le double-cliquant. Au sein de chaque étape, vous pouvez modifier les paramètres tant que cette étape n’a pas encore été débutée dans le cadre de la réalisation de l’affaire auprès d’un client. Dans le cas contraire l’utilisateur pourra simplement le rendre inactif.

Un modèle d’affaires peut être dupliqué afin d’être réutilisé. Cela vous évite ainsi par exemple de devoir saisir à nouveau tous les paramètres.

Si vous n’êtes pas concerné par la réalisation des affaires (contact du client, suivi du client, etc.), vous pouvez vous rendre directement à la partie Centralisation des affaires.

Réalisation des affaires

Réaliser l’affaire avec le client

Lorsqu’un modèle d’affaires a été appliqué à un contact, le collaborateur ayant la charge de ce contact peut recevoir un message lui signifiant que l’affaire a été créée pour ce client et qu’il peut donc en débuter la réalisation. En cliquant sur l’hyperlien de ce message, le conseiller arrive directement dans la fenêtre du modèle d’affaire appliqué au client.

S’il ne reçoit pas de message, le collaborateur verra pour ce client dans la page Suivi du module Contacts, une nouvelle entrée dans la liste de suivi avec la première étape en cours, indiquant au collaborateur qu’il peut débuter l’affaire.

Il suffit de double-cliquer la ligne de l’évènement « Affaire ».

En fonction du modèle d’affaires appliqué au client, un ou deux onglets sont présents dans la fenêtre.

Onglet Caractéristiques

La fenêtre du modèle d’affaires appliqué au client qui s’ouvre contient dans tous les cas un onglet Caractéristiques.

Ici vous devez renseigner les informations permettant d’identifier l’affaire, de définir un potentiel commercial, de préciser l’état de l’affaire, de poser les jalons des actions importantes, et bien sûr, de réaliser les différentes étapes prévues par le modèle d’affaires.

Potentiel

Dans cette zone de saisie, vous pouvez saisir un montant qui représente l’investissement que le client est susceptible de réaliser potentiellement au terme de l’affaire et indiquer un pourcentage représentant la probabilité de succès escomptée.

Etat

Tout au long de la réalisation de l’affaire, vous devez faire évoluer le statut de celle-ci en fonction de l’état d’avancement de l’affaire. Vous disposez de plusieurs états :

Etat Affaire	Informations
En préparation	L’affaire est en cours d’étude. Dès que le modèle d’affaire est appliqué au client, l’affaire est en préparation. Le collaborateur a pris connaissance de l’affaire à réaliser auprès de son client.
Proposée au client*	Un premier contact avec le client a permis de proposer l’affaire au client et une réponse de ce dernier est attendue.
Signée par le client	Le client a signé l’affaire/le contrat. L’affaire doit être envoyée au partenaire.
Envoyée au partenaire*	Le contrat a été envoyé au dépositaire. Le retour de ce dernier est attendu.
Validée	Le dépositaire a traité et validé l’affaire (le compte ou le mouvement). L’agrégation de ce dernier est en attente.
Rapprochée*	L’affaire a été rapprochée avec un élément financier dans O2S. Le compte (et/ou le mouvement) a été intégré à O2S. Il est maintenant actif.
Annulée	L’affaire n’a pas été conclue.

* Ne concerne que les modèles d’affaires financiers (ouverture de compte, mouvements)

Repères décisifs

Ces cases à cocher vous permettent de « marquer » la réalisation et la date des jalons décisifs de l’affaire tels que la proposition d’affaire faite au client, la signature faite par celui-ci et l’envoi au partenaire. Il n’est pas obligatoire de les renseigner.

Réalisation des étapes

Chaque affaire est représentée par une ligne dans le tableau du suivi. Sa date correspond à la date du début de l’étape.

Les affaires peuvent être filtrées par type d’évènement, par objet ou bien par recherche de terme.

Indicateurs des échéances des étapes

Pour vous aider à voir en un coup d’œil la situation de la fin des échéances dans le temps, les affaires peuvent revêtir différentes couleurs :

Couleur	Informations
Rouge	Indique que la date d’échéance de la dernière étape en cours est passée.
Orange	Indique que l’échéance de l’étape en cours interviendra dans moins de 24 heures.
Gris	Concerne tous les autres cas de date d’échéance.

Dans la partie inférieure de la fenêtre, si elle a été renseignée par le créateur du modèle d’affaires, la note associée à l’étape est affichée.

Le collaborateur réalise l’affaire en ajoutant au cours du temps les différentes étapes prévues par le modèle d’affaires. Par exemple, si l’étape 1 consiste à préparer la proposition qui sera faite au client, il effectue la préparation, puis met à jour l’étape dans le suivi du client.

Réalisation d’une étape

Cliquez sur puis sur + Ajouter.

Automatiquement, la première étape prévue dans le cadre de cette affaire, ou bien l’étape qui suit celle qui a été réalisée précédemment, vous est proposée. Pour passer à l’étape suivante, vous devez toujours avoir validé l’étape obligatoire précédente, sans quoi l’étape suivante ne pourra pas être sélectionnée dans la liste déroulante. De plus un collaborateur a la possibilité de renseigner des évènements (rendez-vous, tâches, relance, fiche de suivi) qu’il a accomplis dans le cadre de l’affaire mais qui n’étaient pas prévus en tant qu’étape par le modèle d’affaires. Par exemple, le client n’est pas joignable lors d’une étape de proposition de l’affaire à celui-ci. Le collaborateur peut créer une étape de relance afin de le rappeler ultérieurement. Par ailleurs, le collaborateur a également la possibilité d’ajouter la même étape plusieurs fois.

Dans la liste déroulante Etape, vous ne pourrez sélectionner que les étapes non obligatoires et la prochaine étape obligatoire.

Après avoir cliqué sur OK, la fenêtre concernant l’étape s’ouvre. Celle-ci est dépendante de la nature de l’étape ; si c’est une tâche, vous disposez de fonctionnalités spécifiques.

Vous pouvez ainsi saisir des informations prises auprès du client dans la zone de saisie « Notes »; vous pouvez ajouter en pièces jointes, des documents en rapport avec votre client, vous devez réaliser les différentes actions prévues dans le cadre du modèle d’affaires en cours.

Les actions obligatoires sont indiquées par un astérisque rouge (*).

Vous devez les cocher sans quoi vous ne pourrez pas terminer l’étape.

Dans tous les cas, pensez à passer le statut à « Terminé » quand l’étape est accomplie auprès du client.

Notez que dans le cadre d’une affaire de type Workflow (Processus métier), sélectionnez le statut « Terminée (validée) » ou « Terminée (invalidée) », en fonction du succès ou non de l’étape. Après validation par un clic sur « OK », l’étape suivante de la séquence automatisée est présentée dans le suivi.

Lorsque la dernière étape est terminée, vous devez passer le statut de l’affaire avec ce client à « validé » ou « rapproché ».

Lorsque l’affaire est terminée, la ligne de suivi qui la représente apparaît en police de couleur standard.

Onglet Nouveau compte / Versement / Rachat / Arbitrage

Si le modèle d’affaire appliqué au client est d’un type autre que Suivi administratif ou commercial ou Audit patrimonial, un onglet Nouveau compte / Versement / Rachat ou Arbitrage est également présent.

Dans cet onglet, vous allez pouvoir définir les caractéristiques spécifiques de l’ouverture de compte en renseignant d’une part, les informations sur le compte, et d’autre part, le versement initial ou bien le mouvement sur un compte / contrat existant, qui sera réalisé lorsque l’affaire avec le client sera validée.

Informations sur le compte

A l’aide des listes déroulantes, sélectionnez le dépositaire ainsi que le produit ; ensuite saisissez un intitulé et le numéro de compte (si vous le connaissez).

La date de réalisation est la date à laquelle le mouvement (versement initial) est réalisé.

Il doit donc être renseigné le jour de la signature du client.

Enfin vous avez la possibilité de saisir des notes en rapport avec le compte ou le mouvement.

Dans le cas des mouvements sur des comptes ou contrats existants, vous disposez d’une liste déroulante qui vous permet de sélectionner le compte vers lequel le mouvement sera effectué. Une fois le compte choisi, vous pouvez cliquer sur le bouton afin de voir le détail du compte.

Mouvement financier

Ici vous allez définir le montant brut du mouvement, et en fonction des frais que vous saisirez, O2S calculera le montant net du mouvement.

A droite, vous devez sélectionner les supports constitutifs du produit et définir leur répartition dans le montant total. Dans tous les cas, le versement net doit correspondre à celui qui a été calculé par O2S à gauche.

Vigilance / Compte / Mouvement / Transaction

Dans la partie inférieure de la fenêtre sont disponibles des boutons qui vous permettent de saisir des informations utilisées par O2S. Vous pouvez ainsi, avant même que le compte (ou le mouvement) soit agrégé dans O2S, fournir ces renseignements à l’avance et gagner du temps.

Ces boutons ne sont disponibles que s’ils ont été prévus par le collaborateur ayant créé le modèle d’affaires (paramétrage des caractéristiques du modèle d’affaires).
Par ailleurs, les boutons Compte, Mouvement et Transaction ne sont actifs que si le dépositaire a été spécifié (autre que « non défini »).

Bouton	Informations
Vigilance	Ce bouton ouvre la fenêtre Cartographie opération liée à la vigilance sur une opération. Celle-ci vous permet de respecter la réglementation en matière de lutte contre le blanchiment et le financement du terrorisme. Si vous supprimez l’affaire, l’opération Vigilance sera également supprimée.
Compte	Ce bouton vous permet d’accéder à la fenêtre de création de compte (telle que vous la connaissez dans O2S). Vous retrouvez les onglets Général, Transaction, Mouvements et Commissions. Après avoir renseigné les informations nécessaires, cliquez sur OK pour valider votre saisie. Le compte est alors créé avec le statut « En attente ».
Mouvement	Le mouvement est créé automatiquement par O2S d’après les renseignements effectués en cliquant sur le bouton Comptes. Ce bouton n’est actif que si le compte existe et que le versement net est différent de 0 €. En cliquant sur OK, le mouvement est alors initialisé.
Transaction	En cliquant sur OK, ce bouton permet de générer la transaction du mouvement. Ce bouton n’est actif que si le compte existe. Une fiche de suivi avec pour objet la demande de souscription est alors créée dans le suivi du client.

Le nouveau compte ainsi que le mouvement sur un compte existant ont l’état « en attente » tant que le dépositaire n’a pas validé le nouveau compte et le mouvement.

A la réception de l’alerte technique de création du nouveau compte, le collaborateur peut alors rapprocher ce compte du compte en attente dans O2S. Le compte devient alors actif et sera comptabilisé dans O2S. L’affaire a alors l’état « rapproché ». Le fonctionnement est similaire dans le cas des mouvements en attente.

Traitement des affaires en attente

Lorsque le dépositaire valide le compte ou le mouvement en attente, le collaborateur en charge de l’affaire reçoit une alerte sur nouveaux comptes ou bien une alerte sur mouvements en attente dans son module Accueil, correspondant à l’affaire.

Dans le cas des mouvements non agrégés, le collaborateur reçoit une copie de la lettre envoyée au client qui va donc l’informer que le mouvement a été enregistré sur le compte ; le collaborateur doit donc modifier le statut du mouvement en attente afin que le mouvement devienne actif.

Vous pourrez ainsi sélectionner le compte en attente dans O2S afin de le fusionner avec le compte importé ou sélectionner le mouvement en attente afin de le lier avec un mouvement importé.

Centralisation des affaires

Dans le module Pilotage, O2S vous donne une photographie exhaustive des affaires en cours.

Cet encart n’est disponible que si vous disposez du droit de suivre les affaires. En fonction de la structure hiérarchique de votre organisation interne, vous pourrez voir les affaires en totalité ou en partie.

Dans la partie supérieure de l’encart, vous pouvez effectuer un filtrage des affaires par conseiller, et du nombre d’affaires par statut (en préparation, proposée, signée, etc..), par collaborateur ou par conseiller.

Un diagramme affiche une représentation graphique de la répartition en fonction du critère sélectionné.

Dans la partie inférieure, vous disposez d’informations chiffrées sur l’ensemble des affaires, ainsi que sur chacun des modèles d’affaires actifs.

Les informations contenues dans ce tableau dépendent du niveau hiérarchique de l’utilisateur d’O2S et de son droit d’accès aux affaires.

Par défaut l’ensemble des affaires est affiché. Si vous souhaitez connaître les indicateurs d’un modèle d’affaires en particulier, cliquez sur son intitulé (ligne avec un chevron) afin de mettre à jour l’indicateur visuel.

Détail des affaires en cours

En cliquant sur l’icône « loupe », vous accédez à une fenêtre présentant la gestion, le détail et la synthèse de l’ensemble des affaires, ou bien d’un modèle d’affaires en particulier, via deux onglets distincts.

Onglet Gestion

Cet onglet permet de voir le détail de chaque client et son état d’avancement.

Vous pouvez moduler le type d’affichage de la vue à l’aide la liste déroulante du même nom ; vous disposez d’une vue « back office » montrant l’état d’avancement de l’affaire au niveau de chaque client, et d’une vue « Conseiller » plus axée sur les informations commerciales au niveau de chaque conseiller.

Vous disposez également d’une fonction de filtrage avancée (bouton Filtrer) qui permet de moduler l’affichage en fonction de plusieurs critères (collaborateur, statut, dates de signature, d’envoi et de rapprochement).

En cliquant sur l’icône , la fenêtre des caractéristiques de l’affaire dans le suivi du client, s’ouvre.

De plus, l’onglet Gestion dispose d’une fonctionnalité permettant d’effectuer des traitements par lots sur plusieurs clients afin de changer le statut qui les concerne. Par exemple, cette fonctionnalité peut s’avérer utile pour faire passer des affaires au statut suivant afin de gagner du temps. Il suffit de cocher la case des clients concernés puis de cliquer sur le bouton Statut. Dans la fenêtre qui s’ouvre, sélectionnez le statut, puis cliquez sur le bouton OK.

Enfin, vous avez la possibilité de supprimer des affaires.

Export Excel

Cette page peut être exportée au format Excel en cliquant sur l’icône en bas de l’écran, permettant ainsi d’en exploiter facilement les informations (impression, transfert dans un autre logiciel, etc.).

Onglet Bilan – Détail

Cet onglet permet d’affiner la vision de l’avancement des affaires, en ayant la possibilité de les trier par collaborateur, conseiller ou client.

Pour l’ensemble des affaires, des données sur chacun des modèles d’affaires sont également disponibles.

Une grande liberté d’affichage vous est offerte car vous pouvez lister les affaires par collaborateur ou client et ainsi reproduire la hiérarchie de votre société.

A tout moment, en un clin d’œil, vous pouvez savoir à quelle étape l’affaire sur le client se situe grâce au numéro qui figure dans la colonne « Etape ».

Vous disposez également d’une fonction de filtrage avancée (bouton Filtrer) qui permet de moduler l’affichage en fonction de plusieurs critères (collaborateur, statut, étape).