Dans O2S, il est possible d’insérer et de centraliser divers documents réglementaires afin de répondre aux obligations légales et de garantir une gestion conforme des dossiers clients.
Avant toute chose, nous vous rappelons qu’il est essentiel que vous renseigniez :
- Votre fiche utilisateur
Accessible en cliquant sur votre menu utilisateur (en haut à droite d’O2S), puis sur Voir ma fiche. Dans l’onglet Général, saisissez correctement vos informations juridiques, car elles seront restituées dans différents documents via des variables dédiées. Dans l’onglet Coordonnées, veillez à bien renseigner vos différentes adresses ainsi que, sur la droite, votre numéro de mobile pour la signature électronique. Ce dernier est essentiel pour les signatures électroniques réalisées avec vos clients, car vous recevrez un code par SMS sur votre smartphone, indispensable pour effectuer une contre-signature. Enfin, dans Signature, vous pouvez copier-coller une image de votre signature scannée. Grâce à la variable O2S > Utilisateur connecté > Signature ($TEXTE_SIGNATURE_UTILISATEUR$ ), vous pourrez l’insérer automatiquement dans vos messages et documents. - Les informations sur votre société
Accessibles en cliquant sur votre menu nominatif > Administration >
de Nom et coordonnées de la société (affichant en outre votre numéro de contrat O2S). Renseignez les différentes informations dans les onglets.
Voici une liste des principaux documents réglementaires que vous pouvez intégrer dans O2S :
Documents liés à la connaissance client (KYC)
- Questionnaire de connaissance client (profil investisseur, situation patrimoniale, objectifs financiers, etc.). Via KYC.
- Justificatifs d’identité (carte d’identité, passeport, etc.). Via KYC.
- Justificatifs de domicile. Via KYC.
- Documents relatifs à la lutte contre le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme (LAB-FT). Les questionnaires Client et Opération doivent être réalisés via le module LAB-FT.
Documents relatifs au conseil et à la conformité
- Lettre de mission ou contrat de prestation de conseil. O2S ne fournit pas de rapport de mission. Les documents réglementaires disponibles pouvant être générés via O2S incluent : le profil investisseur, le RIC , le DCC et la déclaration d’adéquation.
- Revue et Déclaration d’adéquation (justifiant les recommandations faites au client).
- Fiches de présentation des produits financiers proposés / Documents d’information clé pour l’investisseur (DICI). Vous devez d’abord intégrer ces fiches à votre GED Produits (ou Supports) dans Outils > Bibliothèque > Produits (ou Supports)> GED, en cliquant sur le bouton [+]. Ensuite, lors de l’édition d’une déclaration d’adéquation, vous pourrez les lier à la déclaration (voir tuto DDA – Comparaison des caractéristiques produits).
Note
Si vous êtes adhérent CNCGP, ANACOFI, CNCEF, Harvest peut vous fournir le kit réglementaire, ce qui vous donné la possibilité de créer votre Document d’entrée en relation et votre Lettre de mission grâce aux variables O2S. Pour obtenir ce kit réglementaire, il vous suffit de contacter l’Assistance O2S.
Intégrer vos documents DER, Lettre de mission, et Déclaration d’adéquation (Word) dans O2S
Avant toute chose, nous vous conseillons de bien relire ces documents et de supprimer les paragraphes qui ne vous concernent pas, par exemple selon que vous êtes IOBSP ou pas. Il vous suffit de sélectionner le document, puis de cliquer sur l’icône « nuage avec flèche » pour le télécharger sur votre poste de travail. Faites les modifications nécessaires.
Attention
Assurez-vous que données correspondant aux variables du document sont bien renseignées dans O2S (votre fiche conseiller, et les fiches de vos clients), sans quoi le champ sera vide dans le document final.
Ensuite, réintégrez le document dans O2S en cliquant sur Ajouter modèle puis en le sélectionnant sur votre poste de travail.
Allez ensuite dans votre menu utilisateur (en haut à droite) > Services > Personnalisation > Paramétrage > Modèles Word où il vous suffit d’insérer vos documents à l’aide du bouton Ajouter modèle.
Attention !
Pour insérer votre Déclaration d’adéquation, vous devez vous rendre dans votre menu utilisateur (en haut à droite) > Services > Personnalisation > Paramétrage > Déclaration d’adéquation !
Pour créer des catégories, cliquez sur le bouton « dossier+ ». Pour ajouter des sous-catégories, sélectionnez d’abord le dossier souhaité, puis cliquez à nouveau sur « dossier+ ».
Ensuite, depuis la page Conformité de votre client, il vous suffit de cliquer sur les 3 points 
à droite de Document d’entrée en relation (DER), ou de la lettre de mission, puis sur Utiliser un modèle Word de la bibliothèque. Enfin, sélectionnez votre modèle DER ou Lettre de mission. Il vous suffit de cliquer à gauche du DER ou de la Lettre de mission sur 
pour télécharger le document personnalisé avec les données du client au format PDF.
Documents de suivi et de reporting
- Comptes rendus de rendez-vous ou d’échanges avec le client. Dans la fiche client, cliquer sur le bouton Tout parcourir > Autres > Suivi. Cochez les éléments de suivi de votre choix. Puis cliquez sur le bouton
(burger) puis sur Imprimer. - Documents de mise à jour des informations client (profil de risque, situation patrimoniale, etc.). A effectuer via KYC.
Documents spécifiques à la réglementation CIF
- Lettre d’entrée en relation (LER). Voir Conformité.
- Documents attestant de la conformité avec les obligations CIF (Conseiller en Investissements Financiers). Voir Conformité.
- Preuves de remise des documents réglementaires au client. Voir Conformité.