FAQ – Agrégation dans O2S

Comment agréger un partenaire financier dans O2S ?

L’agrégation, c’est simple : elle permet de synchroniser automatiquement les données de vos contrats depuis un partenaire financier vers O2S. Vous paramétrez un partenaire pour la première fois, ou bien vous avez un doute ? Suivez ces quelques étapes et vos contrats remonteront tout seuls !

Étape 1 — Vérifiez que votre partenaire peut être agrégé dans O2S

Avant toute chose, consultez la liste des partenaires disponibles pour l’agrégation dansO2S afin de confirmer que votre établissement y est bien référencé. L’agrégation est en effet réservée aux seuls établissements présents sur cette liste.

Étape 2 — Renseignez la demande à faire auprès de votre partenaire

• Sur la page dédiée, récupérez le modèle de lettre d’autorisation correspondant au partenaire.
• Renseignez dûment la lettre, veuillez à bien indiquer le(s) code(s) apporteur(s) concerné(s). Sauvegardez-là sur votre poste de travail.

Étape 3 — Envoyez votre demande depuis O2S

💡 Un tutoriel est à votre disposition afin de vous guider pas à pas dans cette démarche.

Sinon, suivez la procédure ci-dessous :

Dans O2S, rendez-vous dans Administration → Gestion de l’agrégation, puis cliquez sur « Nouvelle demande » et renseignez la demande comme suit :

Cliquez sur Envoyer pour valider — c’est tout !

💡 Vous ne voyez pas l’encart Gestion de l’agrégation ou ne pouvez pas accéder à l’administration ? Vous n’avez peut-être pas les droits nécessaires. Rapprochez-vous de l’administrateur O2S de votre société.

Et après ? O2S s’occupe du reste

Vous pouvez suivre le statut de votre demande dans Administration → Gestion de l’agrégation → onglet Source d’agrégation. Une fois votre demande validée, tout se passe automatiquement :

1. Vous (ou le(s) conseiller(s) concerné(s)) recevez une alerte « Nouveau client » / « Nouveau compte »
2. Les clients et leurs comptes sont intégrés dans O2S
3. Les données financières sont synchronisées automatiquement et la valorisation des contrats se met à jour à chaque remontée

💡 Pour comprendre les indicateurs affichés sur chaque compte, consultez la signalétique des comptes dans le portefeuille de vos clients.

⚠️ Un contrat ne remonte pas ? Vérifiez que le code utilisé correspond bien à celui indiqué par le partenaire. S’il est différent, une nouvelle demande d’agrégation avec le bon code suffira à tout rétablir. S’il est identique, contactez le support O2S.

💡 Bon à savoir : Une agrégation mal configurée n’entraîne aucune perte de données. Corriger le code partenaire suffit à tout rétablir.

Note : si vous souhaitez demander la création d’un nouveau support, suivez cette procédure.

Comment utiliser la météo de l’agrégation ?

Dans la page Météo de l’agrégation, vous disposez d’un premier niveau de filtrage simplifié, vous permettant de trier instantanément entre Améliorations, Maintenance et Incidents. Ce filtre est accessible en haut de la page, avec un aperçu clair du nombre total d’interventions pour chaque catégorie.

Utilisez ensuite le second niveau de filtrage pour affiner encore plus votre recherche. Vous pouvez ainsi cibler précisément les types d’interventions : Évolution, Interruption, Amélioration, Amélioration majeure ou Résolu et ainsi disposer d’un suivi plus pertinent.

Avec ces deux niveaux de filtrage efficaces, identifiez en quelques clics seulement les interventions qui vous intéressent ou que vous suivez de près.

Niveau d’agrégation global

En un coup d’œil, prenez connaissance du niveau global d’actualisation des comptes dans O2S grâce au pictogramme “météo” (soleil, soleil voilé, nuage,..)

Cliquez sur Plus de détails pour obtenir une vue détaillée de l’état de l’agrégation par partenaire.

Les niveaux d’actualisation des comptes de chaque partenaire interfacé sont classés en six catégories : une actualisation complète (100%) est jugée « Excellent ». Si plus de 80% des comptes sont actualisés, c’est « Très Bon », et « Correct » pour une actualisation dépassant 50%. À l’inverse, si plus de 50% des comptes contiennent des données non actualisées, c’est « Moyen ». Une proportion non actualisée dépassant 80% est qualifiée de « Faible », et au-delà de 90%, de « Très Faible ».

> Accéder à la météo de l’agrégation

Note : la météo de l’agrégation est accessible en cliquant sur votre menu personnel (prénom nom ) en haut à droite d’O2S.

Comment avoir les alertes Mouvements en attente

En activant les alertes techniques (Service > Modules > Accueil et pilotage > Organisation), O2S vous prévient si certains éléments sont susceptibles d’altérer l’agrégation des comptes de vos contacts. C’est le cas notamment des alertes Mouvements en attente.

Ces mouvements en attente sont des mouvements (arbitrages, versements, rachats…) saisis manuellement dans O2S (à partir d’un projet ou directement depuis le compte), dont le statut a été laissé en attente et qu’O2S n’est pas parvenu à rapprocher d’un mouvement agrégé.

La manière de traiter ces mouvements dépendra de leur présence ou non dans les flux d’agrégation fournis par votre partenaire.

Note
Consultez la liste des partenaires interfacés et le contenu de leurs flux d’agrégation.

Accès aux mouvements en attente

Pour commencer, rendez-vous sur le module  (Accueil), puis dans le bloc Alertes techniques, cliquez sur Mouvements en attente. Vous arrivez ainsi dans un menu dédié.

Le fournisseur transmet les mouvements dans ses flux d’agrégation

Si votre fournisseur fournit les mouvements, cliquez sur , sélectionnez un mouvement agrégé à associer en attente, puis cliquez sur OK. Ensuite, dans la colonne Actions, choisissez Associez le mouvement importé, puis cliquez sur OK.

Note
Pour qu’un mouvement en attente puisse être associé à un mouvement agrégé, il faut qu’ils soient du même type (arbitrage / arbitrage, versement / versement…) et qu’ils soient liés à un même numéro de compte. De plus, le compte concerné doit avoir un statut En cours et être agrégé. Découvrez comment agréger des comptes en attente dans notre rubrique dédiée aux alertes sur les nouveaux comptes.

Le fournisseur ne transmet pas les mouvements dans ses flux d’agrégation

Si le fournisseur ne fournit pas les mouvements, il ne sera pas possible de réaliser une association. Il faudra donc modifier manuellement le statut du mouvement.

Pour cela, dans la colonne Voir, cliquez sur , ce qui vous amènera vers le compte. Cliquez alors sur  (Modifier le compte), puis dans l’onglet Mouvements, sélectionnez le mouvement en question et appuyez sur (Modifier). Passez ensuite le Statut du mouvement de En attente à Validé par le dépositaire et cliquez sur OK

Note
Pour pouvoir modifier le statut des mouvements, il est nécessaire que le compte dispose du statut En cours. Vous pouvez modifier ce statut depuis l’onglet général du compte dans (Modifier), ou en associant ce compte en attente à un compte agrégé.

Comment sommes-nous notifiés de la disponibilité d’un nouveau partenaire dans O2S ?

Lorsqu’un nouveau partenaire est disponible dans O2S, vous en êtes informé :

• Par un message affiché à l’ouverture d’O2S.
• Dans la newsletter mensuelle de Harvest que vous recevez par mail.

Retrouvez la liste complète des partenaires compatibles avec O2S sur cette page.

Comment supprimer un compte de l’agrégation ?

1. Depuis le portefeuille du client, rendez-vous dans le compte en cliquant sur (icône valise).
2. Désactivez le compte.

Comment importer un fichier partenaire si nous ne sommes pas agrégés avec ce partenaire ?

Il n’est pas possible d’importer un fichier partenaire. Il est donc nécessaire de saisir manuellement le contrat dans la section ‘Portefeuille’ en cliquant sur l’icône « 3 points », puis sur Ajouter.

Pourquoi des comptes sont-ils encore présents dans l’alerte ‘clôture de comptes’ ?

L’alerte concerne les comptes à zéro ou ceux dont l’agrégation est manquante. Il est donc nécessaire de vérifier si l’agrégation du compte en question fonctionne correctement.

Pourquoi les données d’un partenaire agrégé ne remontent-elles pas dans O2S ?

• Vérifiez que vous avez bien demandé à disposer de l’agrégation de ce partenaire dans O2S.
• Consultez la météo de l’agrégation et vérifiez qu’un incident n’est pas en cours pour ce partenaire.

Sinon voici d’autres causes possibles :

1. Code apporteur incorrect : Le contrat n’est pas rattaché à votre code apporteur chez le partenaire.
2. Contrat non éligible : Certains types de contrats ne sont pas inclus dans les flux d’agrégation.
3. Délai de traitement : Un nouveau contrat peut mettre 24 à 48h pour apparaître après sa création chez le partenaire.
4. Alerte technique non traitée : Le contrat est peut-être en attente dans vos alertes techniques (Accueil > Alertes techniques > Nouveaux comptes détectés).

Vérification : Consultez vos alertes techniques dans le module Accueil. Si le contrat n’y figure pas, contactez votre partenaire pour vérifier le rattachement à votre code apporteur.

Que faire si des mouvements manquent sur des comptes agrégés ?

Vérifiez d’abord dans la liste des partenaires interfacés si les mouvements du partenaire sont transmis Ensuite, assurez-vous qu’il n’y a pas de problème d’agrégation en consultant la « Météo de l’agrégation » Si le problème persiste, contactez notre assistance.

Comment mettre à jour le mot de passe des codes Extranet Agrégation ? 

Si vous ne l’avez pas encore fait, vous devez commencer par mettre à jour votre mot de passe d’accès à l’extranet sur le site du partenaire.

Ensuite, effectuez cette mise à jour dans O2S :

• si l’agrégation a échoué : dans l’encart Alertes techniques, cliquez sur Les codes d’accès à l’extranet xxxx sont erronés puis saisissez votre nouveau mot de passe, enfin cliquez sur Activer.
  
• sinon : accédez à l’espace Administration > Gestion de l’agrégation puis dans l’onglet Gestion de l’agrégation, double-cliquez sur la source partenaire afin de saisir votre nouveau mot de passe, et enfin cliquez sur Activer.
  

Comment supprimer une demande d’agrégation ?

1. Rendez-vous dans Administration > Gestion de l’agrégation.
2. Dans l’onglet Source d’agrégation, cliquez sur les « 3 points » à droite de la demande concernée.
3. Cliquez sur Supprimer.

Les données de mon partenaire financier ne sont pas à jour le matin

Les données agrégées dans O2S dépendent des flux envoyés par vos partenaires. Le processus de mise à jour suit ce calendrier :

1. Le partenaire génère le flux (généralement en fin de journée J).
2. O2S réceptionne et traite le flux (pendant la nuit, entre 22h et 6h).
3. Les données sont disponibles le matin de J+1.

Si les données ne sont pas à jour :

• Le partenaire n’a peut-être pas envoyé son flux (jour férié, incident technique côté partenaire).
• Le flux est en attente de traitement (retard ponctuel).
• Le compte concerné n’est pas inclus dans le périmètre d’agrégation.

Que faire : Patientez jusqu’en milieu de matinée. Si les données ne sont toujours pas à jour, contactez l’Assistance O2S en précisant le partenaire et le(s) compte(s) concerné(s).