Conformité

Pourquoi l’indicateur de conformité est rouge alors que tous les voyants sont verts ?

Plusieurs cas sont possibles :

Cas 1 : Documents non conformes masqués

Si des documents non conformes sont masqués, tous les voyants sont verts, pourtant l’indicateur de conformité est rouge.

Pour afficher le ou les document(s) masqué(s), cliquez sur l’icône menu 3 barres puis sur Afficher un document masqué.

Une fois le document non conforme identifié, supprimez-le, ou bien mettez à jour sa conformité.

Cas 2 : Documents rattachés à un compte

Certains documents de conformité peuvent être rattachés à un compte spécifique et apparaissent tout en bas de l’onglet Conformité. Faites défiler la page jusqu’en bas pour vérifier s’il existe des documents non conformes rattachés à un compte.

Cas 3 : Documents expirés non visibles

Si un document a dépassé sa durée de validité paramétrée, il peut apparaître comme non conforme sans être immédiatement visible. Vérifiez les dates de validité dans Services > Personnalisation > Paramétrage > Conformité > Documents de conformité.

Cas 4 : Document signé hors de l’onglet Conformité

Si un document a été envoyé pour signature depuis un autre endroit que l’onglet Conformité (par exemple depuis la GED ou un projet), son statut ne sera pas automatiquement mis à jour dans la Conformité. Vous devrez l’attacher manuellement (3 points > Attacher un document signé).

Comment obtenir un indicateur de conformité « vert » lorsque le profil investisseur n’est pas obligatoire ?

Dans ce cas, vous ne devez pas ajouter le profil investisseur par défaut dans le tableau de bord Conformité. Pour ce faire, rendez-vous dans Services > Personnalisation > Paramétrage > Conformité > Documents de conformité, puis double-cliquez Profil investisseur. Dans la fenêtre Eléments de tableau de bord conformité, au niveau de Affichage, choisissez Non proposé par défaut dans le tableau de bord.

Quelle est la conformité requise pour un mineur ?

O2S ne propose pas de modèle de conformité pour les contacts mineurs.

Nous vous invitons à vous rapprocher de votre association professionnelle.

Le document de conformité que j’ai ajouté n’apparaît pas

Demander à l’utilisateur de vérifier si le document est attaché à un compte, tout en bas de l’onglet Conformité. Sinon, nous vous invitions à appeler l’assistance.

Mon client a signé les documents de conformité, cependant dans l’onglet Conformité, ils apparaissent toujours en attente ; comment cela se fait-il ?

Si les documents sont envoyés pour signature en dehors de l’onglet Conformité, leur statut ne sera pas mis à jour automatiquement dans ce dernier. Dans ce cas, vous devrez les renseigner manuellement :

1. Rendez-vous dans l’onglet Conformité.
2. Sur la ligne du document concerné, cliquez sur les trois points situés à droite, et sélectionnez Attacher un document signé à la main – Depuis mon poste de travail. Sélectionnez le document signé par votre client.

Dans l’onglet Conformité, les documents apparaîtront alors avec le statut « Conforme » au lieu de « Signé électroniquement ».

J’ai créé mon propre modèle Word de Document d’Entrée en Relation, comment l’intégrer dans O2S afin que je puisse l’utiliser dans la conformité de mes clients ?

Intégrer votre modèle Word dans O2S

Si votre modèle de DER est déjà complété avec les variables nécessaires, vous pouvez l’enregistrer dans les modèles Word d’O2S en vous rendant dans Services > Modèles Word > Modèles Word puis en cliquant sur Ajouter un modèle.

Envoyer le document à vos clients pour signature

Ensuite, pour l’envoyer à vos clients pour qu’ils les signent électroniquement, il vous suffit de vous rendre dans l’onglet Conformité, puis, dans Suivi de la relation client, de cliquer sur les 3 points à droite de la ligne Document d’entrée en relation, puis d’attacher le document en sélectionnant Utiliser un modèle Word de la bibliothèque.

Comment paramétrer la durée maximale de validité d’un document de conformité ?

1. Accédez au module Service > Personnalisation > Conformité dans O2S.
2. Dans le menu à gauche, cliquez sur Documents de conformité.
3. Dans la liste de documents à droite, double-cliquez sur le document à modifier.
4. Sélectionnez l’onglet Validité du document.
5. Cochez la case Durée de validité du document, puis saisissez la durée souhaitée (en mois) dans le champ adjacent.
6. Validez en cliquant sur OK.

Le DCC n’est pas mis à jour automatiquement après validation du KYC

Lorsqu’un client complète son recueil d’informations via KYC (MoneyPitch), une nouvelle ligne DCC devrait se créer automatiquement dans l’onglet Conformité.

Si ce n’est pas le cas, vérifiez :

1. L’alerte technique : Le client doit avoir complété ET validé l’envoi du KYC. Vérifiez dans les notifications si l’alerte « contact avec de nouvelles données KYC » est présente.
2. La validation de l’alerte : Vous devez valider l’alerte pour que les données soient intégrées.
3. Le paramétrage : Dans Services > Personnalisation > Paramétrage > Conformité, vérifiez que le DCC est bien configuré pour se mettre à jour automatiquement.

Si malgré ces vérifications le DCC ne se crée pas, contactez l’Assistance O2S en précisant le nom du client et la date de validation du KYC.

Les documents signés électroniquement ne peuvent pas être supprimés

C’est un comportement normal. Les documents ayant le statut « Signé électroniquement » ne peuvent jamais être supprimés de l’onglet Conformité. Cette restriction garantit la traçabilité et la valeur probante de la signature.

Alternative : Vous pouvez masquer le document pour qu’il n’apparaisse plus dans la vue par défaut :

1. Sur la ligne du document, cliquez sur les 3 points.
2. Sélectionnez « Masquer le document ».

Le document reste accessible via le menu (3 barres) > « Afficher un document masqué ».

L

Vigilance (LAB-FT)

A quoi sert l’archivage cartographie LAB-FT ?

Lors de la mise en place d’une cartographie LAB-FT sur un contact de votre base O2S, celle-ci repose sur un questionnaire paramétré via le module Services.

Ce questionnaire étant modifiable, les questions lorsqu’elles sont modifiées, impactent directement les cartographie déjà renseignées au niveau du module de vigilance. Ainsi, nous vous encourageons donc à archiver la cartographie de vos clients avant de modifier votre questionnaire LAB-FT.

Comment archiver les cartographies vigilance / LAB-FT de mes contacts ?

Comme indiqué précédemment, pour modifier votre questionnaire de vigilance LAB-FT, il est nécessaire d’archiver la cartographie de vos clients afin de conserver un historique des cartographies préalablement réalisées. Plutôt que d’archiver chaque cartographie individuellement via chaque contact, vous pouvez effectuer une archivage en masse directement depuis le module Requêtes, à partir des résultats d’une requête, cliquez sur les 3 points , puis sur LAB-FT > Archiver la cartographie « LAB-FT » (PDF).

Comment accorder à un collaborateur l’accès à la vigilance et à sa gestion ?

Selon les autorisation que vous souhaitez accorder à l’utilisateur, cochez les options suivantes dans le module d’administration :

1. Cliquez sur l’icône loupe dans Profils utilisateur.
2. Dans Gestion des profils, double-cliquez le profil du collaborateur. Si vous souhaitez n’attribuer ces droits qu’à une seule personne, cliquez sur la loupe dans l’encart Utilisateurs de l’administration, puis double-cliquez le nom de l’utilisateur, puis au niveau de Profil de droit d’utilisation, sélectionnez Personnalisé tout en bas de la liste déroulante. Cliquez alors sur le lien Personnaliser les droits d’utilisation puis effectuez les paramétrages ci-dessous.
3. Dans Gestion des droits :
   • cliquez sur l’onglet Configuration de l’application et cochez l’option Gestion des critères Vigilance.
   • cliquez sur l’onglet Contact, et cochez les options Permettre la modification de la vigilance retenue et Permettre l’ajout, la modification et la suppression de la vigilance client et opérations.
4. Cliquez sur OK pour valider les modifications effectuées.

Comment changer le niveau de vigilance de plusieurs contacts à la fois ?

1. Dans l’onglet Requêtes, cliquez sur Ajouter > Nouvelle requête Contacts, et paramétrez votre requête.
2. Cliquez sur Rechercher contacts.
3. Dans la page Résultats qui s’affiche, cliquez sur le menu   LAB-FT > Attribuer un niveau de vigilance.
4. Sélectionnez le niveau de vigilance, puis cliquez sur OK.

Le calcul de la vigilance opération ne correspond pas à mon paramétrage

Le calcul de la vigilance opération utilise un algorithme basé sur les réponses au questionnaire de vigilance. Voici comment il fonctionne :

Méthode de calcul :

• Chaque question du questionnaire est associée à un niveau de vigilance (allégée, standard, renforcée).
• Le résultat final dépend du paramétrage choisi dans Services > Personnalisation > Paramétrage > Vigilance :
  • Valeur la plus haute : Le niveau le plus élevé parmi toutes les réponses est retenu.
  • Valeur la plus fréquente : Le niveau qui apparaît le plus souvent est retenu.
  • Matrice de pondération : Chaque niveau a un poids, et le calcul agrège les poids.

Vérifications :

1. Rendez-vous dans Services > Personnalisation > Paramétrage > Vigilance.
2. Vérifiez le mode de calcul sélectionné.
3. Vérifiez les pondérations attribuées à chaque niveau (allégée = 1, standard = 2, renforcée = 3 par défaut).

Attention : Si vous avez paramétré « valeur la plus haute » mais que le résultat affiche « allégée » alors que vous avez des réponses « standard », vérifiez que les pondérations sont correctement ordonnées (allégée < standard < renforcée).