Collecte des informations sur les Personnes Morales

Rappel – Création d’une personne morale

La création d’une personne morale dans O2S s’effectue dans le module Contacts, en cliquant sur le bouton Ajouter un contact : sélectionnez ensuite le type Personne morale.

Désignation d’une relation représentant la personne morale auprès d’O2S

Dans l’onglet Relations du dossier client, cliquez sur Choisir un contact comme relation.

Dans la fenêtre Personne, champ Personne, sélectionnez la relation en la recherchant dans le module associé.

Puis dans le champ Lien, indiquez le rôle de cette personne dans la société (entrepreneur individuel, Dirigeant, mandataire social,…)

Vous pouvez si besoin saisir les autres informations concernant cette personne et notamment ses parts de détention si elle est bénéficiaire effectif.

Désignation de la personne en charge de compléter le recueil d’information

Cette personne sera la seule habilitée à mettre à jour les informations de la société via l’application KYC (ex-MoneyPitch Starter).

C’est elle qui recevra un email quand vous souhaiterez actualiser les informations de la société.

Après avoir sélectionné la personne dans la liste déroulante Lien, vous DEVEZ cocher la case En charge de compléter le recueil d’information.

Important : Sans cette sélection, aucune personne ne pourra mettre à jour les informations de la personne morale. Seule la relation marquée « En charge de compléter le recueil d’information » aura accès à la fonctionnalité de mise à jour des données. Les autres relations n’y auront pas accès.

Points clés à retenir :

1. Une seule relation responsable par personne morale : Chaque personne morale ne peut avoir qu’une seule relation désignée comme « En charge de compléter le recueil d’informations ».
2. Flexibilité dans la nature du lien : cette personne responsable peut n’avoir aucun autre lien avec la personne morale : par exemple, le DAF de la société peut être en charge du recueil d’informations mais n’a aucun autre rôle auprès de la personne morale (il n’est ni représentant légal, ni bénéficiaire effectif,…)

ATTENTION :

Pour assurer la mise à jour des informations d’une Personne Morale via le formulaire MoneyPitch vérifiez dans l’écran Relations, qu’une personne est bien En charge de compléter le recueil d’information. Si ce n’est pas le cas, sélectionnez une relation dans la liste et cochez En charge de compléter le recueil d’informations pour qu’elle soit désignée responsable de cette tâche.

Une fois la relation établie entre la personne morale et la personne physique responsable de la mise à jour des informations, vous êtes prêt à demander à tout moment à cette personne physique de mettre à jour les données KYC des personnes morales dont elle a la charge.

Effectuer la mise à jour des informations des Personnes Morales

Demander la mise à jour des personnes morales à la relation en charge de cette fonction

Cette demande ne peut être effectuée que depuis le dossier de la relation en charge de mettre à jour les informations de la personne morale, et non directement depuis le dossier de cette dernière.

Cliquez sur Mettre à jour via KYC (ou MoneyPitch).

Si cette relation est chargée de la mise à jour des données KYC d’un ou plusieurs personnes morales, celles-ci apparaissent dans la fenêtre, il vous suffit de les cocher si vous souhaitez que la relation mette à jour ces informations.

La relation responsable de la mise à jour des informations de la Personne Morale reçoit cet email :

Notez que si la relation en charge de mettre à jour les informations de la personne morale ne dispose pas de MoneyPitch ou KYC (ex-MoneyPitch Starter), elle reçoit un mail l’invitant à définir un mot de passe puis à se connecter à KYC.

Visualiser à tout moment les informations renseignées sur la personne morale

Depuis l’onglet MoneyPitch de la relation, vous avez la possibilité de consulter le KYC (ex-MoneyPitch Starter) de la personne morale à tout moment, et de le remplir, même si le client est en train de le faire.

Notification des mises à jour dans O2S

Si le client en charge du recueil de la personne morale a un MoneyPitch ou MoneyPitch Premium

Une notification s’affiche dans votre accueil d’O2S. Vous n’avez rien à faire d’autre. Les données sont automatiquement remontées dans votre O2S.

De votre côté, pour mieux voir quelles informations ont été mises à jour, vous pouvez consulter la piste d’audit accessible dans depuis le menu du dossier client :

Si le client en charge du recueil de la personne morale dispose de KYC (ex-MoneyPitch Starter)

Une action est dans ce cas requise

Vous êtes alertés quand le client a mis à jour ses données via KYC (ex-MoneyPitch Starter).

Vous retrouvez également cette info dans les alertes techniques de la page d’accueil d’O2S.

Après avoir cliqué sur l’alerte, vous accédez à l’écran listant les mises à jour effectuées par vos clients sous KYC (ex-MoneyPitch Starter).

Vous devez Accepter la mise à jour pour que les données soient importées dans O2S
Vous pouvez également basculer votre client vers MoneyPitch Premium ou Moneypitch.