Aide O2s

Vous pouvez ici gérer au quotidien la mise en conformité de votre client et de ses comptes, en suivant un processus de validation de documents allant jusqu’à la signature du client, et permettant ainsi de rendre conformes le client et ses comptes.

Vous allez d’abord regrouper les différents documents de conformité. Ces derniers seront ensuite transmis à vos clients, O2S permettant de tracer finement le déroulement du processus.

Grâce à un tableau de bord de gestion, vous connaissez en temps réel l’avancement du processus de suivi des documents de conformité grâce à des états et des indicateurs. En effectuant des actions, vous accomplissez le processus de mise en conformité des documents et des comptes.

Les principes généraux de l’utilisation de la conformité dans O2S sont détaillés ci-dessous à travers 3 grandes parties :

la mise en place de la conformité,
la gestion de la conformité avec votre client,
et le monitoring de l’activité « conformité » au niveau du conseiller ou du cabinet.

Si vous êtes un conseiller effectuant le suivi de la conformité avec vos clients mais que vous ne participez pas à sa mise en place au sein de votre structure, vous pouvez vous rendre directement à la Gestion de la conformité avec votre client.

Mise en place de la conformité

Gestion des droits

La conformité peut être mise en place en fonction de la structure hiérarchique de votre société afin de définir les acteurs et leurs responsabilités (mise en place, réalisation et supervision). A ce titre, vous devez obligatoirement intégrer la prise en compte de droits spécifiques qui permettront à certains de vos utilisateurs de gérer la conformité.

Par défaut, tous les utilisateurs peuvent utiliser la conformité avec leurs clients, mais seuls les profils disposant de certains droits peuvent en paramétrer les options :

Le droit de Gestion de la conformité permet de définir les options des documents de conformité et du périmètre de conformité des comptes.
Le droit de Gestion des options de la signature électronique permet de personnaliser les mails qui seront échangés avec le client lors du processus de signature électronique.

Ces 2 droits s’activent depuis Services > Administration > Profils utilisateur > Gestion des droits > [Profil] > Onglet Configuration de l’application.

Enfin, pour chaque utilisateur, vous pouvez décider si la signature électronique pourra être utilisée comme moyen de signature par le client. Pour ce faire, rendez-vous dans l’Espace abonnement > onglet Utilisateurs, cliquez sur Modifier, puis cochez les cases des utilisateurs auxquels vous souhaitez accorder cette fonctionnalité.

Cliquez ensuite sur Enregistrer.

Si vous n’accordez pas l’accès à la signature électronique à un collaborateur, celui-ci ne pourra mettre en œuvre que les moyens de signature traditionnels (en main propre, par courrier).

Paramétrage de la conformité

Dans un premier temps, vous allez définir la liste des documents qui sera mise à la disposition de vos collaborateurs, puis dans un second temps, vous définirez le périmètre du portefeuille qui sera pris en compte (par type de compte).

Documents de conformité

La page Documents de conformité de Services > Personnalisation > Paramétrage > Contact > Conformité a pour objet de gérer les différents types de documents (création, modification et suppression) que vos collaborateurs pourront utiliser dans leur traitement quotidien de la conformité avec leurs clients. Ces derniers pourront ajouter ces types de documents dans leur onglet Contacts > Conformité > Tableau de bord.

Pour ajouter ou modifier un type de document, cliquez sur le bouton de l’action souhaitée, puis dans la fenêtre qui s’ouvre, renseignez les informations suivantes :

Libellé par défaut	Indiquez ici un intitulé pour le document. Choisissez une dénomination parlante qui permettra au conseiller de savoir de quel document il s’agit, en un coup d’œil. C’est ce libellé qui apparaîtra dans la liste de l’action Ajouter un document de conformité dans le tableau de bord de conformité du conseiller.
Type	Définissez le type du document. 6 types de documents de conformité sont disponibles dans O2S. Vous devez appliquer à votre document un des types à l’aide de la liste déroulante. Si aucun des types n’est pertinent pour le document que vous voulez produire, vous pouvez sélectionner le type Autre document. Note : vous ne pouvez définir qu’un seul document actif pour les documents de type Document d’entrée en relation, Document de connaissance client et Profil de risque.
Type de contact	Cochez ici le(s) type(s) de contacts pour lesquels vous souhaitez rendre utilisable le document dans la conformité. Note : le document Profil client ne peut être utilisable que pour les personnes physiques.
Affichage	Proposé par défaut dans le tableau de bord : le document figurera par défaut dans le tableau de bord de vos collaborateurs ;Non proposé par défaut dans le tableau de bord : le document ne sera pas directement visible dans l’encart Conformité des comptes du tableau de bord du conseiller, mais ce dernier pourra l’afficher en cliquant sur le menu Suivi de la relation > Ajouter un document de conformité, puis en le sélectionnant dans la liste déroulante Type. Note : cette option ne permet pas de spécifier qu’un document est obligatoire ou non, mais a uniquement pour but de rendre le document visible dans l’espace conformité du conseiller ou pas.
Statut	Actif : le document sera proposé pour une nouvelle action.Inactif : le document ne sera pas proposé.
Signature	A signer par le client : les actions Signature électronique et Signer à la main seront proposées dans le menu du document dans le tableau Suivi de la relation client. Ces 2 choix sont proposés selon le statut du document ; de plus, la mise en œuvre de la signature électronique par un utilisateur requiert un droit spécifique.Pas de signature : aucune action de signature ne sera proposée au conseiller.
Document associé au compte	Si cette option est cochée, lorsque le document aura le statut A remettre dans le tableau de bord du conseiller, une action Rattacher à un compte sera disponible dans le menu. Le document sera alors présent sous le compte, dans l’encart Conformité des comptes.
Durée de validité du document x mois	Permet d’indiquer la durée pendant laquelle le document sera valide, à partir du moment où ce document est signé.

Par défaut, les documents de conformité sont triés par ordre de création ; cet ordre est repris dans le module Contacts > Conformité > Suivi de la relation client de votre client. Pour le modifier à votre convenance, sélectionnez un modèle puis cliquez-le et déplacez-le vers le haut ou le bas tout en gardant le doigt enfoncé sur la souris. Une fois le modèle positionné à la place que vous souhaitez lui attribuer, relâchez le bouton de la souris.

Cliquez sur le bouton OK pour valider la création ou modification de type de document.

Périmètre de la conformité

La page Périmètre de la conformité de Services > Personnalisation > Paramétrage > Contact > Conformité a pour objet de préciser les types de comptes des clients qui seront concernés par la conformité.

Pour préciser le périmètre de la conformité :

A l’aide de la liste déroulante, sélectionnez en les cochant, les types de comptes à intégrer dans la conformité.
Cliquez sur OK, puis sur Enregistrer.

Gestion des options de la signature électronique

Vous pouvez mettre en place des alertes de conformité. Depuis la page Notifications signature électronique de Services > Modules > Accueil et pilotage > Alertes, cochez les statuts pour lesquels vous souhaitez recevoir une notification.

Celles-ci s’affichent dans l’encart Signature électronique du module Accueil. En les cliquant, vous accédez directement au suivi de la signature.

Vous avez également la possibilité de personnaliser les mails qui sont envoyés à vos clients en vue de les inviter à signer, de leur confirmer leur signature et de leur signifier l’annulation d’une demande de signature. Depuis Services > Personnalisation > Paramétrage > Signature électronique, des pages vous permettent de composer et mettre en forme le texte de vos messages.

Gestion de la conformité avec votre client

Le module Contacts > Conformité comprend un onglet Tableau de bord dédié à la conformité de votre client. A partir de lui vous allez pouvoir faire évoluer la conformité des documents et comptes de votre client à l’aide de différents états et actions tout en suivant l’état d’avancement de celle-ci grâce à des indicateurs visuels.

Au fur et à mesure que vous intégrerez les documents de conformité, l’indicateur global évoluera.

Le tableau de bord se compose de 3 encarts :

Suivi de la relation client : sont disponibles ici les documents de conformité nécessaire à la mise en conformité.
Indicateurs client : cet encart offre un suivi visuel et indique la santé globale de la conformité de votre client, il affiche par ailleurs la répartition d’une part, des documents à jours et de ceux qui sont en cours, et d’autre part, des comptes conformes ou non.
Conformité des comptes : pour chaque compte, vous connaissez l’état d’avancement des documents rattachés, et vous pouvez effectuer des actions sur eux, comme marquer le compte comme conforme.

Suivi de la relation client

Cet encart vous permet de réaliser des actions sur les documents de conformité. Les actions diffèrent selon l’état de ces derniers. Des documents sont déjà présents dans le suivi, mais vous pouvez en ajouter d’autres.

Documents présents par défaut

Par défaut, des documents sont présents dans le suivi de la relation client ; il s’agit des documents correspondant à la procédure règlementaire dictée par le statut de Conseiller en investissement Financier (CIF) comme le Document d’entrée en relation, le Document de connaissance client, le Profil de risque, la Lettre de mission et le Rapport de mission.

Vous pouvez complétez la procédure proposée par d’autres documents ou au contraire la simplifier en vous rendant dans l’espace Services (cf. Documents de conformité).

Pour connaitre le processus de traitement de la conformité pour ces documents, rendez-vous au paragraphe Processus de traitement de la conformité.

Nouveau document à intégrer

Pour ajouter nouveau document dans la relation client :

Cliquez sur l’icône du Suivi de la relation client :
Dans le menu déroulant qui apparait, plusieurs choix s’offrent à vous :

Ajouter un document de conformité	Dans la fenêtre Ajouter un document de conformité qui s’ouvre, saisissez un libellé permettant d’identifier le document, puis, à l’aide de la liste déroulante, sélectionnez le type du document. Vous pouvez, si le type de document le permet, rattacher directement ce document à un ou plusieurs comptes. Cliquez sur OK. Le document apparaît alors dans liste des documents du suivi de la relation client.
Trier par document puis par date croissante	Un tri est effectué afin de faire figurer les documents de conformité dans l’ordre du paramétrage puis les plus récents en tête de liste.
Accéder au tableau de bord du conjoint	Permet de passer directement sur le tableau de bord de conformité du conjoint. Vous pouvez ainsi visualiser les documents de conformité du conjoint ainsi que leur état. Note : Ce choix n’est disponible que si le client a un conjoint, contact O2S distinct.
Afficher un document masqué	Permet de faire figurer dans la liste un document conforme qui était masqué. Ce choix n’est disponible que si au moins un document a été masqué. La liste des documents masqués s’affiche ; il vous suffit de sélectionner celui que vous voulez faire figurer dans le suivi de la relation client, puis de cliquer sur le bouton Afficher.
Marquer / Ne pas marquer le contact comme conforme	Si vous choisissez cette option, le contact sera considéré comme conforme ; ce choix est à utiliser dans le cas où, par exemple, vous possédez tous les documents de conformité « papier » signés, et que vous n’avez pas encore pu les scanner afin de les mettre au format PDF. Note : vous avez toujours la possibilité de revenir sur ce choix, en cliquant sur l’option Ne pas marquer ce contact comme conforme.
Afficher / Masquer les documents signés du conjoint	Permet de faire figurer ou non les documents de conformité signés du conjoint dans le tableau de bord de conformité du client. Vous pouvez ainsi gérer plus facilement la conformité du couple. Note : Ce choix n’est disponible que si le client a un conjoint, contact O2S distinct.
Signer à distance / en face à face les documents sélectionnés	Si vous avez sélectionnés des document en les cochant ( ), vous pouvez signer à distance / en face à face de façon électronique ces documents. Note : Ces choix ne sont disponibles que si vous êtes titulaire du droit d’utilisation de la signature électronique.
Ignorer / Ne pas ignorer le contact pour le calcul de la conformité	Permet de na pas prendre en compte le contact dans le calcul de la conformité ; les 3 indicateurs globaux disparaissent alors et laissent place à un message vous indiquant que le contact et ses comptes sont ignorés. Note : vous pouvez réintégrer le contact dans le calcul de la conformité, en cliquant sur Ne pas ignorer le contact pour le calcul de la conformité.

Processus de traitement de la conformité

Suite aux actions que vous allez effectuer dans le menu situé à droite de la ligne représentant chaque document de conformité, ces derniers vont voir leur état évoluer. A chaque état, vous disposez d’actions spécifiques. Les différents états successifs et actions disponibles sont les suivants :

A initier
A remettre
Remis
Signature en cours
Signature en cours expirée
Problème technique sur la signature en cours
Refus de signature
Signature annulée
Signé à la main
Signé électroniquement

A initier

C’est l’état que possèdent les documents déjà présents dans votre tableau de bord, ainsi que ceux que vous avez ajoutés.

Actions possibles
Attacher un document
Utiliser un modèle Word de la bibliothèque : affiche la liste des modèles Word validés. Sélectionnez-en un ;

Utiliser une lettre type (PDF) : affiche la liste des documents types d’O2S. Sélectionnez-en un ;

Depuis la GED : affiche l’arborescence de la GED avec les différents documents qu’elle contient. Sélectionnez-en un ;

Depuis mon poste de travail : permet de sélectionner un document n’importe où sur votre poste de travail ;

Depuis le presse-papier : permet d’attacher le document que vous venez de copier par ailleurs dans O2S ;Attacher un document signé à la main

Depuis mon poste de travail : permet de sélectionner le document n’importe où sur votre poste de travail ;

Depuis la GED : affiche l’arborescence de la GED avec les différents documents qu’elle contient. Sélectionnez-en un.

Note : suite à ces 2 cas d’attachement d’un document signé à la main, l’état du document passe à Signé à la main.Gestion du document Modifier : ouvre la fenêtre du libellé du document de conformité vous laissant ainsi la possibilité de le modifier ;Supprimer : supprime la ligne du suivi de la relation client. Cette action n’est possible que pour les documents ajoutés manuellement.Marquer / Ne pas marquer le document comme conforme : si vous choisissez cette option, le document sera considéré comme conforme ; ce choix est à utiliser dans le cas où, par exemple, le document « papier » signé, et que vous n’avez pas encore pu le scanner afin de les mettre au format PDF.

Note : vous avez toujours la possibilité de revenir sur ce choix, en cliquant sur l’option Ne pas marquer ce document comme conforme.

A remettre

Signifie que vous avez attaché un fichier documentaire au document de conformité.

Actions possibles

Détacher le document : supprime le document qui a été attaché ultérieurement.

Imprimer : imprime le document attaché.

Remettre en main propre : le document va être remis en main propre à votre client.

Envoyer par email : envoie le document par email à votre client.

Signature électronique :
Signer à distance :
Démarre la signature à distance avec votre client. Ce dernier reçoit un email contenant un lien à cliquer. En le cliquant, une page web l’invite à faire défiler le document dans sa totalité, puis, soit à le signer, soit à refuser de le signer. S’il le signe, il reçoit un code par sms sur son smartphone, et doit le saisir dans la fenêtre web afin de valider sa signature (voir Signer à distance pour connaitre le détail des opérations que doit effectuer votre client).

Signer en face à face :
Vous devez être en présence de votre client, avec votre tablette numérique ou pc portable, par exemple. En cliquant sur cette option, une page web invite votre client à faire défiler le document dans sa totalité, puis, soit à le signer, soit à refuser de le signer. S’il choisit de le signer, il reçoit un code par sms. Ce code doit ensuite être renseigné dans la page web afin de valider sa signature.

Note
Dans les 2 cas, la fenêtre Données pour la signature s’ouvre ; cochez les signataires proposés ou ajoutez-en d’autres en cliquant sur Ajouter un signataire ; chacun des signataires doit alors également effectuer une signature à distance ou en face à face. Dans le cas d’une signature en face à face, l’option à cocher Présent physiquement permet de mentionner la présence sur place d’un des signataires retenus. Attacher un document signé à la main Depuis mon poste de travail : permet de sélectionner le document n’importe où sur votre poste de travail ;

Depuis la GED : affiche l’arborescence de la GED avec les différents documents qu’elle contient. Sélectionnez-en un.

Note : suite à ces 2 cas d’attachement d’un document signé à la main, l’état du document passe à Signé à la main.

Gestion du document

Modifier : ouvre la fenêtre du libellé du document de conformité vous laissant ainsi la possibilité de le modifier, ainsi que la date de statut ;

Supprimer : supprime la ligne du suivi de la relation client. Cette action n’est possible que pour les documents ajoutés manuellement.

Marquer / Ne pas marquer le document comme conforme : si vous choisissez cette option, le document sera considéré comme conforme ; ce choix est à utiliser dans le cas où, par exemple, le document « papier » signé, et que vous n’avez pas encore pu le scanner afin de les mettre au format PDF.

Note : vous avez toujours la possibilité de revenir sur ce choix, en cliquant sur l’option Ne pas marquer ce document comme conforme. Cet état vous permet également de voir le titre du document et la date à laquelle il a été joint, puis de l’afficher ; il suffit de survoler avec la souris l’icône à gauche du document, puis de la cliquer.

Remis

Signifie que vous avez transmis le document de conformité au client. Actions possibles

Imprimer : imprime le document attaché.

Envoyer par email : envoie le document par email à votre client.

Signature électronique :

Signer à distance :
Démarre la signature à distance avec votre client. Ce dernier reçoit un email contenant un lien à cliquer. En le cliquant, une page web l’invite à faire défiler le document dans sa totalité, puis, soit à le signer, soit à refuser de le signer. S’il le signe, il reçoit un code par sms sur son smartphone, et doit le saisir dans la fenêtre web afin de valider sa signature (voir Signer à distance pour connaitre le détail des opérations que doit effectuer votre client).

Signer en face à face :
Vous devez être en présence de votre client, avec votre tablette numérique ou pc portable, par exemple. En cliquant sur cette option, une page web invite votre client à faire défiler le document dans sa totalité, puis, soit à le signer, soit à refuser de le signer. S’il choisit de le signer, il reçoit un code par sms. Ce code doit ensuite être renseigné dans la page web afin de valider sa signature.

Note Dans les 2 cas, la fenêtre Données pour la signature s’ouvre ; elle vous permet de définir les signataires du document en cochant ceux qui sont proposés ou en ajoutant d’autres en cliquant sur Ajouter un signataire ; chacun des signataires devra alors également effectuer une signature à distance ou en face à face. Dans le cas d’une signature en face à face, l’option à cocher Présent physiquement permet de mentionner la présence sur place d’un des signataires retenus. Attacher un document signé à la main Depuis mon poste de travail : permet de sélectionner le document n’importe où sur votre poste de travail ;

Depuis la GED : affiche l’arborescence de la GED avec les différents documents qu’elle contient. Sélectionnez-en un.

Note : suite à ces 2 cas d’attachement d’un document signé à la main, l’état du document passe à Signé à la main.

Démarrer un nouveau document : permet d’ajouter un nouveau document du même type. Celui-ci a le statut A initier.

Rattacher à un compte : ouvre une fenêtre vous permettant de sélectionner les comptes auxquels vous voulez rattacher ce document.

Modifier : ouvre la fenêtre du libellé du document de conformité vous laissant ainsi la possibilité de le modifier, ainsi que la date de statut Marquer / Ne pas marquer le document comme conforme : si vous choisissez cette option, le document sera considéré comme conforme ; ce choix est à utiliser dans le cas où, par exemple, le document « papier » signé, et que vous n’avez pas encore pu le scanner afin de les mettre au format PDF.

Note : vous avez toujours la possibilité de revenir sur ce choix, en cliquant sur l’option Ne pas marquer ce document comme conforme.

Supprimer : supprime la ligne de suivi de la relation client (option non disponible avec tous les documents). Cet état vous permet également de voir la date à laquelle le document a été joint, puis de l’afficher. Survolez avec la souris l’icône à gauche du document cliquez-la.

Signature en cours expirée

Le délai imparti au client pour signer le document (3 mois) est expiré. La signature est alors automatiquement annulée. Actions possibles Elles sont identiques à celles de l’état Signature annulée.

Problème technique sur la signature en cours

Un problème technique s’est produit lors de la phase de signature électronique par le client. Vous devez soumettre une nouvelle demande de signature pour ce document. Si d’autres signataires avaient été désignés, ces derniers peuvent également devoir signer le document de conformité. Un chiffre entre parenthèse à droite de l’état vous indique le nombre de signataires pour le document.

Refus de signature

Votre client a lu le document de conformité que vous lui avez fait parvenir, mais il a refusé de signer (en motivant son refus). Vous recevez également une notification dans votre module Accueil, et dans le tableau de bord de la conformité, l’état du document passe à Refus de signature. Si votre client a un conjoint, ce dernier peut également devoir signer le document de conformité. Un chiffre entre parenthèse à droite de l’état vous indique le nombre de signataires pour le document.

Actions possibles

Imprimer : imprime le document attaché.

Envoyer par email : envoie le document par email à votre client.

Etat des signatures : cette fenêtre vous permet de prendre connaissance des motifs de refus de signature par le(s) signataire(s) ; il suffit de positionner le curseur de la souris sur l’icône au niveau de chacun des signataires ayant exprimé leur refus.

Démarrer un nouveau document : permet d’ajouter un nouveau document du même type. Celui-ci a le statut A initier.

Modifier : ouvre la fenêtre du libellé du document de conformité vous laissant ainsi la possibilité de le modifier.

Signature annulée

La signature électronique était en cours et vous avez annulé la signature du client ; par exemple vous vous êtes rendu compte que le document comportait une erreur ou que les coordonnées du client n’étaient pas à jour. D’autres signataires peuvent également devoir signer le document de conformité. Un chiffre entre parenthèses à droite de l’état vous indique le nombre de signataires pour le document.

Actions possibles

Imprimer : imprime le document attaché.

Envoyer par email : envoie le document par email à votre client.

Signature électronique :

Signer à distance :
Déclenche le processus de signature électronique à distance avec votre client. Ce dernier va recevoir un email contenant un lien à cliquer. En le cliquant, une page web s’ouvre et invite votre client à faire défiler le document afin d’en prendre connaissance dans sa totalité, puis, soit de le signer, soit de refuser de le signer. S’il le signe, il recevra un code par sms sur son smartphone, et devra le saisir dans la fenêtre web afin de valider sa signature (voir Signer à distance pour connaitre le détail des opérations que devra effectuer votre client).

Signer en face à face :
Cette option nécessite que vous soyez en présence de votre client, avec votre tablette numérique ou pc portable, par exemple. En cliquant sur cette option, une page web s’ouvre et invite votre client à faire défiler le document afin d’en prendre connaissance dans sa totalité, puis, soit de le signer, soit de refuser de le signer. S’il choisit de le signer, il reçoit un code par sms. Ce code doit ensuite être renseigné dans la page web afin de valider sa signature.

Note
Dans les 2 cas, la fenêtre Données pour la signature s’ouvre ; elle vous permet de définir les signataires du document en cochant ceux qui sont proposés ou en ajoutant d’autres en cliquant sur Ajouter un signataire ; chacun des signataires devra alors également effectuer une signature à distance ou en face à face. Dans le cas d’une signature en face à face, l’option à cocher Présent physiquement permet de mentionner la présence du client ou du conjoint.

Etat des signatures : permet de connaitre la date et l’heure à laquelle la signature a été annulée.

Signature électronique :

Démarrer un nouveau document : permet d’ajouter un nouveau document du même type. Celui-ci a le statut A initier.

Masquer : ne fait plus figurer la ligne dans le suivi de la relation client (elle n’est pas supprimée).

Modifier : ouvre la fenêtre du libellé du document de conformité vous laissant ainsi la possibilité de le modifier.

Signé électroniquement

Le client a signé le document via la signature électronique en face à face ou à distance. Un chiffre entre parenthèse à droite de l’état vous indique le nombre de signataires pour le document.

Actions possibles

Imprimer : imprime le document attaché. Il s’agit du document signé.

Envoyer par email : envoie le document signé par email à votre client. Suite à la signature, votre client reçoit systématiquement et automatiquement le document signé.

Etat des signatures : affiche la dernière action des signataires et les type de signature.

Démarrer un nouveau document : permet d’ajouter un nouveau document du même type. Celui-ci a le statut A initier.

Masquer : si le document a été signé ou bien refusé, vous pouvez ne plus l’afficher dans le suivi de la relation client en cliquant sur cette option.

Modifier : ouvre la fenêtre du libellé du document de conformité vous laissant ainsi la possibilité de le modifier.

Signé à la main

Vous disposez du document signé et vous l’avez attaché au document de conformité.

Actions possibles

Détacher le document : supprime le document qui a été attaché ultérieurement.

Imprimer : imprime le document attaché.

Envoyer par email : envoie le document par email à votre client.

Démarrer un nouveau document : permet d’ajouter un nouveau document du même type. Celui-ci a le statut A initier.

Masquer : si le document a été signé ou bien refusé, vous pouvez ne plus l’afficher dans le suivi de la relation client en cliquant sur cette option.

Modifier : ouvre la fenêtre du libellé du document de conformité vous laissant ainsi la possibilité de le modifier.

Tous les documents que vous rattachez au suivi de la relation client sont visibles dans les pages GED – O2S- Conformité et Suivi du module Contact.
De même, à chaque fois que l’état d’un document de conformité change, une nouvelle entrée est créée dans le suivi du client.

Signer à distance

L’action Signer à distance va permettre aux signataires de signer électroniquement le document à distance en quelques clics, dans un processus sécurisé.

Il est important de vous assurer (à la fois pour le client et les éventuels autres signataires devant signer le document) dans le module Contacts > Dossier > Coordonnées que d’une part, le numéro de portable retenu au niveau de Mobile pour la signature @ est correct et que d’autre part, l’adresse mail de votre client (et des autres signataires) est bien renseignée et correcte, sans quoi votre client ne recevra pas l’email l’invitant à signer le document, ni le code lui permettant de valider sa signature.

L’email d’invitation est envoyé à partir de l’adresse mail de l’utilisateur connecté au moment de l’envoi de la demande de signature. De la même façon, le document signé par le client mentionnera le nom, prénom et société de l’utilisateur connecté à l’initiative de la demande.

Si votre client est une personne morale ou bien un majeur protégé, assurez-vous que vous avez bien spécifié qui était le représentant légal afin que ce dernier reçoive le document à signer en représentation de la personne morale ou du majeur protégé.

Tout d’abord, chaque signataire reçoit un mail contenant un lien l’invitant à signer le document :

En cliquant sur ce lien, le signataire accède à une page web sécurisée lui permettant de visualiser le document dans sa totalité en utilisant la barre de défilement verticale. Dans la partie inférieure de la page figure une barre d’outils offrant différentes options de visualisation du document.

Le signataire doit alors cliquer sur Signer puis, dans la fenêtre qui s’ouvre, il peut signer le document ou bien refuser de le faire en cliquant sur le bouton associé :

S’il le refuse, une fenêtre s’ouvre et il peut en quelques mots expliquer le motif de son refus, puis confirmer.
Dans le tableau de bord de conformité de ce client, le document de conformité prend l’état Refus de signature. En positionnant le curseur de la souris sur l’icône la motivation du refus apparaît.
S’il le signe, il doit cocher la mention prouvant qu’il a bien lu le document et qu’il accepte sans réserve les conditions, puis dans la fenêtre Signature, il doit cliquer sur Recevoir mon code de signature.
Un code lui est envoyé par sms sur son smartphone.
Il doit saisir ce code dans la partie inférieure de la fenêtre web puis cliquer sur Signer.
Le signataire reçoit alors un mail avec le document signé en pièce jointe dès que tous les signataires ont signé.

Note sur la compatibilité des navigateurs avec la signature électronique

La page web permettant au client de signer les documents de conformité utilise la technologie eDoc. Celle-ci est compatible avec les navigateurs suivants :

Sur PC (et Mac) :

Chrome,
Firefox,
Safari,
Internet Explorer 11,
et Edge.

Sur mobile (smartphones et tablettes) :

Chrome,
Safari,
Internet Explorer,
et Edge.

Dans le tableau de bord de conformité du client, le document apparaît alors avec l’état Signé électroniquement.

Indicateurs visuels du processus de mise en conformité

Devant chaque document de conformité (du client et de ses comptes) figure une pastille colorée vous indiquant le niveau d’avancement de la mise en conformité :

	Document non conforme : Aucune action n’a encore été effectuée sur le document alors qu’il est obligatoire ou bien le document est trop ancien.
	Mise en conformité en cours : Attente de signature du client.
	Un problème est survenu lors de la mise en conformité : Soit un problème technique est apparu pendant le processus de signature électronique. Soit le signataire a refusé de signer. Note : En positionnant le curseur de la souris sur l’icône , en cas de refus de signature, la motivation du refus apparaît. Soit La demande de signature a été annulée par un conseiller. Vous avez la possibilité de relancer une signature ou de démarrer un nouveau document.
	Le document est conforme : Le document a été signé.
	Le document n’entre plus en compte dans la conformité : Il est soit inactif, soit il a été remplacé par un même type document de conformité plus récent.

Indicateurs client

3 indicateurs visuels vous permettent en clin d’œil de voir l’état d’avancement de la conformité de votre client.

Indicateur global

Ce logo vous indique l’état global de la conformité de votre client. Il peut revêtir différents aspects et indiquer la date de fin de conformité* :

	L’ensemble des documents du tableau de suivi et l’ensemble des comptes du client ont un indicateur de conformité vert ou gris.
	Dans tous les autres cas.

* Cette date ne s’affiche que si l’indicateur est et si au moins un document a une durée de validité paramétrée.

Suivi de la relation client

Le suivi des documents offre une représentation graphique, au sein des documents de conformité*, de la répartition entre ceux qui sont à jour (secteur le plus foncé), ceux qui sont en cours de conformité et ceux qui ne sont pas encore conformes (secteur le plus clair).

* tous les documents de conformité autres que ceux ayant un indicateur .

Conformité des comptes

Le suivi des comptes offre une représentation graphique, au sein des comptes du client, de la répartition entre ceux qui sont à jour (secteur le plus foncé)* et ceux qui ne sont pas encore conformes (secteur le plus clair) dans le périmètre des comptes du client.

*Comptes marqués comme conformes et comptes associés à au moins un document de type « Lettre de mission » et à un document « Rapport de mission ».

Conformité des comptes

Cet encart permet de connaître le détail de la conformité de chacun des comptes du client.

	Compte conforme (suite au calcul de la conformité par O2S).
	Compte conforme (forcé conforme manuellement).
	Compte non conforme : aucun document de type lettre de mission n’est rattaché au compte ;aucun document de type rapport de mission n’est rattaché au compte ;un des documents rattaché à une pastille noire ou rouge ou orange.

Actions possibles

Sur les comptes

Marquer le compte comme conforme

Si vous choisissez cette option, le compte sera considéré comme conforme ; ce choix est à utiliser dans le cas où, par exemple, vous possédez tous les documents de conformité « papier » signés, et que vous n’avez pas encore pu les scanner afin de les mettre au format PDF. Note : vous avez toujours la possibilité de revenir sur ce choix, en cliquant sur l’option Ne pas marquer le compte comme conforme.

Ne pas marquer le compte comme conforme

Permet de recalculer la conformité du compte. Vous devrez attacher les documents nécessaires signés aux documents de conformités du compte afin que le compte soit conforme.

Sur les documents

En fonction de l’état de conformité des comptes, différentes actions peuvent être réalisées sur les documents de conformité rattachés à ces derniers ; ces actions sont décrites dans la partie Processus de traitement de la conformité de ce document. Vous disposez notamment de l’action Rattacher à un compte, qui vous donne la possibilité de rattacher le document aux comptes de votre client. Il suffit de cliquer sur la liste déroulante Compte puis de cocher le(s) compte(s) de rattachement, puis de valider en cliquant sur OK.

Pilotage de la Conformité

Dans le module Pilotage, O2S vous offre un panorama de la conformité dans votre structure. Dans l’encart Conformité, comprenant 3 graphiques, vous disposez en temps réel de la part des clients et comptes conformes, ainsi que de la répartition entre les documents non conformes, en cours de conformité et conformes.

Cet encart, disponible uniquement si vous disposez du droit Gestion de la conformité, peut figurer dans le module Accueil. Pour ce faire, rendez-vous dans Services > Modules > Accueil et pilotage > Organisation et cochez la case Conformité dans la colonne Accueil, puis cliquez sur l’icône Enregistrer.

Filtrage de la conformité

Dans la partie supérieure gauche de l’encart, à l’aide de la liste déroulante, vous pouvez effectuer un filtrage de la conformité par conseiller ou sur plusieurs conseillers que vous devez cocher. Les 3 graphiques se mettent à jour en fonction du filtrage sélectionné.

Contacts conformes

En cliquant sur l’icône , vous accédez à la fenêtre Conformité des contacts comprenant 4 colonnes : la liste des contacts, un indicateur visuel de leur conformité, la date de mise en conformité, ainsi qu’une colonne Actions permettant de réaliser des actions sur chacun des contacts. Vous pouvez également effectuer des actions par lot sur plusieurs contacts en les cochant ( ).

Filtrage

Afin d’affiner la liste des contacts à afficher, le bouton Filtrer donne la possibilité de réaliser un filtrage des contacts sur 2 critères :

par conseiller (ou plusieurs conseillers en les cochant),
par conformité ou non, par contact ignoré. Les comptes conformes sont ceux dont l’indicateur visuel est ou .

Traitement unitaire

Vous pouvez effectuer un tri sur les 3 premières colonnes : cliquez sur l’en-tête de colonne afin de trier les éléments dans l’ordre. Cliquez-la une seconde fois, afin de classer les éléments dans l’ordre inverse.

Colonne Conformité

Cette colonne affiche un logo pouvant revêtir 3 aspects :

	Le contact est conforme : Tous ses documents de conformité sont signés et conformes.
	Le contact n’est PAS conforme : Au moins un document n’est pas conforme.
	Le contact a été marqué comme conforme : Le collaborateur a marqué le client comme conforme car il détient tous les documents de conformité « papier » signés prouvant la conformité du client.

Colonne Fin de conformité

Cette colonne indique la date à laquelle le contact ne sera plus conforme.

Colonne Actions

En cliquant sur l’icône à droite d’un contact, des actions s’offrent à vous :

	Marquer le contact comme conforme : Dans la colonne Conformité, l’indicateur visuel passe alors à . Utilisez cette option dans le cas où, par exemple, vous possédez tous les documents de conformité « papier » signés, et que vous n’avez pas encore pu les scanner afin de les mettre au format PDF.
	Ne pas marquer le contact comme conforme : Cette action n’est possible que si vous avez préalablement utilisé l’action Marquer le client comme conforme. Dans la colonne Conformité, l’indicateur visuel passe alors à . Vous devrez alors ajouter tous les documents signés nécessaires aux différents documents de conformité afin que le contact soit conforme.
	Ignorer le contact pour le calcul de la conformité : Cette action permet d’exclure le contact du calcul de la conformité de votre structure.
	Ne pas ignorer le contact pour le calcul de la conformité : Cette action permet de réintégrer le contact dans le calcul de la conformité.
	Accéder au tableau de bord Conformité : Vous permet d’accéder directement à au module Contacts > Conformité > Tableau de bord du contact.

Traitement par lot

Dans la partie supérieure droite de la fenêtre, un menu vous permet d’effectuer des traitements par lot, c’est-à-dire d’appliquer une action à plusieurs contacts.

Vous pouvez ainsi :

	Attacher le DCC renseigné : Insère le Document de Connaissance Client rempli dans le document de conformité de chaque contact. Une option (à cocher) vous permet d’inclure les documents du conjoint.
	Forcer les contacts sélectionnés comme conformes : Dans la colonne Conformité, l’indicateur visuel passe alors à . Utilisez cette option dans le cas où, par exemple, vous possédez tous les documents de conformité « papier » signés, et que vous n’avez pas encore pu les scanner afin de les mettre au format PDF.
	Ne pas forcer les contacts sélectionnés comme conformes : Dans la colonne Conformité, l’indicateur visuel passe alors à . Vous devrez alors ajouter tous les documents signés nécessaires aux différents documents de conformité afin que le contact soit conforme.
	Ignorer le contact pour le calcul de la conformité : Cette action permet d’exclure les contacts sélectionnés du calcul de la conformité de votre structure.
	Ne pas ignorer le contact pour le calcul de la conformité : Cette action permet de réintégrer les contacts sélectionnés dans le calcul de la conformité.

Pour effectuer une action par lots sur plusieurs contacts
Dans la colonne Client, cochez les contacts sur lesquels vous voulez effectuer une action.
Cliquez sur le menu en haut à droite de la fenêtre Conformité des contacts.
Sélectionnez (en la cliquant) l’action que vous souhaitez réaliser.

Comptes conformes

En cliquant sur l’icône , vous accédez à la fenêtre Conformité des comptes comprenant 4 colonnes : la liste des contacts, leur numéro de compte, un indicateur visuel de leur conformité, ainsi qu’une colonne Actions permettant de réaliser des actions sur chacun des contacts. Vous pouvez également effectuer des actions par lot sur plusieurs contacts en les cochant ( ).

Filtrage

Afin d’affiner la liste des comptes à afficher, le bouton Filtrer donne la possibilité de réaliser un filtrage des comptes sur 2 critères :

par conseiller (ou plusieurs conseillers en les cochant),
par conformité ou non ; les comptes conformes sont ceux dont l’indicateur visuel est ou .

Traitement unitaire

Colonne N° de compte

Ici figure le numéro et le libellé du compte devant être mis en conformité.

Colonne Conformité

Cette colonne affiche un logo pouvant revêtir 3 aspects :

	Le compte est conforme : Tous les documents de conformité rattachés à lui sont signés.
	Le compte n’est PAS conforme : Un plusieurs documents de conformité ne sont pas signés.
	Le compte a été marqué comme conforme : Par exemple, vous possédez tous les documents de conformité « papier » signés, et vous n’avez pas encore pu les scanner afin de les mettre au format PDF.

Colonne Actions

En cliquant sur l’icône à droite d’un contact, des actions s’offrent à vous :

	Marquer le compte comme conforme : Dans la colonne Conformité, l’indicateur visuel passe alors à . Utilisez cette option si, par exemple, vous possédez tous les documents de conformité « papier » signés, et que vous n’avez pas encore pu les scanner afin de les mettre au format PDF.
	Ne pas marquer le compte comme conforme : Cette action n’est possible que si vous avez préalablement utilisé l’action Marquer le client comme conforme. Dans la colonne Conformité, l’indicateur visuel revient alors à son état initial. Vous devrez alors ajouter tous les documents signés nécessaires aux différents documents de conformité afin que le compte soit conforme.
	Accéder au tableau de bord Conformité : Vous permet d’accéder directement à au module Contacts > Conformité > Tableau de bord du contact.

Traitement par lot

Dans la partie supérieure droite de la fenêtre, un menu vous permet d’effectuer des traitements par lot, c’est-à-dire d’appliquer une action à plusieurs comptes en les cochant ( ).

Vous pouvez ainsi :

	Marquer les comptes sélectionnés comme conformes : Dans la colonne Conformité, l’indicateur visuel passe alors à . Utilisez cette option si, par exemple, vous possédez tous les documents de conformité « papier » signés, et que vous n’avez pas encore pu les scanner afin de les mettre au format PDF.
	Ne pas marquer les comptes sélectionnés comme conformes : Dans la colonne Conformité, l’indicateur visuel passe alors à son état initial. Vous devrez alors ajouter tous les documents signés nécessaires aux différents documents de conformité afin que les comptes soient conformes.

Pour effectuer une action par lots sur plusieurs comptes
Dans la colonne Client, cochez les comptes sur lesquels vous voulez effectuer une action.
Cliquez sur le menu en haut à droite de la fenêtre Conformité des comptes.
Sélectionnez (en la cliquant) l’action que vous souhaitez réaliser.

Documents de conformité

Cette fenêtre offre une vue consolidée de l’activité de mise en conformité à l’échelle de votre structure ou bien d’un ou plusieurs conseillers. Vous pouvez développer l’arborescence à gauche en cliquant sur les signes .

Vous pouvez effectuer un tri sur toutes les colonnes (sauf Actions) : cliquez sur l’en-tête de colonne afin de trier les éléments dans l’ordre. Cliquez-la une seconde fois, afin de classer les éléments dans l’ordre inverse.

Regrouper par

Vous pouvez moduler le type d’affichage de la vue à l’aide la liste déroulante Regrouper par ; vous disposez d’une vue « Compte / Conformité » montrant l’état d’avancement de la conformité au niveau de chaque contact, et d’une vue « Conseiller ». Vous pouvez ainsi reproduire la hiérarchie de votre société.

Filtrage des documents de conformité

Vous pouvez effectuer un filtrage approfondi grâce à l’utilisation de 6 critères différents.

Indicateurs visuels

À tout moment, en un clin d’œil, vous pouvez connaitre l’état de la mise en conformité d’un document ou d’un produit ou d’un client grâce à la pastille de couleur qui figure dans la colonne « Conformité ». Le statut apparait aussi, dans une colonne dédiée, ainsi que la date du statut, la date de fin de conformité.

Actions

Ce menu vous permet d’accéder au tableau de bord conformité du contact concerné par le document, le compte ou le conseiller pour lequel vous avez cliqué sur l’icône .

Traitement par lot

Dans la partie supérieure droite de la fenêtre, un menu vous permet d’effectuer des traitements par lot, c’est-à-dire d’appliquer une action à plusieurs contacts. Vous pouvez ainsi :

	Afficher tout : Affiche les documents cachés (suite à leur passage en conformité).
	Marquer les documents comme conforme : Marque tous les documents cochés comme conforme.
	Ne pas marquer les documents comme conforme : Ne pas marquer les documents cochés comme conforme.
	Imprimer : Imprime le document
	Remettre en main propre : Permet de finaliser la mise ne conformité en transférant le document en main propre au contact.
	Envoyer par emailing : Envoie par email chaque document à son contact respectif.

Pour effectuer une action par lots sur plusieurs comptes
Dans la colonne Client, cochez les éléments sur lesquels vous voulez effectuer une action.
Cliquez sur le menu en haut à droite de la fenêtre Documents de conformité.
Sélectionnez (en la cliquant) l’action que vous souhaitez réaliser.

Requêtes sur les critères de conformité

Depuis le module Requêtes, vous pouvez lancer des recherches Contacts (onglet Contact 2/2) en prenant comme critère un pourcentage de complétude.

Suivi de la consommation de signature électronique

Dans l’Espace abonnement, l’encart Signature électronique de l’onglet Consommation contient des informations sur l’usage de la signature électronique. Vous pouvez moduler l’affichage par utilisateur, conseiller ou contact et ainsi visualiser finement le nombre de documents qui ont été signés électroniquement ainsi que le nombre de signatures électroniques.

Ces informations ne sont visibles que si vous possédez le droit de gestion des options de la signature électronique.