Import de comptes (xls)

Introduction

O2S vous donne la possibilité d’importer des comptes ou contrats et de les retrouver au niveau des portefeuilles au même titre que les comptes importés via vos partenaires référencés (agrégation automatique). Si ces comptes sont composés de supports disponibles chez nos fournisseurs (Quantalys…), ils seront alors valorisés régulièrement.

Cette fonctionnalité vous permet de reconstituer un historique de situations. Il permet aussi d’ajouter des produits de type prévoyance pour lesquels il n’existe pas de situation.

Pour exploiter cette fonctionnalité, vous devez utiliser un fichier Excel fourni par Harvest, y intégrer vos comptes et leurs situations, puis effectuer un import à partir du module Services dans O2S.

Modalités de mise en œuvre

Accès à l’import des comptes (xls)

Pour pouvoir utiliser la fonction d’import des comptes (xls), vous devez disposer des droits associés à cette fonctionnalité. Par défaut, cette fonctionnalité est accessible à tous les utilisateurs. Pour paramétrer ce droit, vous devez être administrateur de l’application O2S et ajuster les droits d’accès (Administration > Profils utilisateur > Profil > Gestion des droits) comme précisé ci-dessous.

Télécharger le fichier modèle (xls)

Le fichier modèle (o2s_modele_import_comptes.xls) qui vous servira à réaliser votre import est disponible dans Services > Modules > Portefeuille > Import comptes (xls). Téléchargez-le en cliquant sur le lien fichier excel modèle et enregistrez-le sur votre disque dur.

Ce fichier modèle pourra être repris à chaque import. Il comporte des éléments masqués indispensables au processus d’import.

Renseigner le fichier d’import

Le fichier est constitué d’un onglet nommé « comptes » et de plusieurs colonnes. Vous ne devez en aucun cas renommer cet onglet ou déplacer / renommer les colonnes. Vous ne devez pas ajouter de nouveaux onglets.

Le fichier comporte plusieurs colonnes. Chacune d’elles correspond à une donnée précise dont le nom figure en en-tête.

La ligne sur fond bleu lagon (ligne n°2) constitue l’en-tête des colonnes de données.

Sur la plupart des colonnes un commentaire a été positionné pour vous guider dans la constitution du fichier.

Deux types de données doivent être renseignés :

• Les données « libres » : aucun choix ne vous sera imposé.
  Seul le formalisme doit être respecté : vous devrez suivre des règles précises quant à l’aspect des données à saisir. Par exemple, les dates sont des données libres mais vous devrez respecter le formalisme « jj/mm/aaaa ».
• Les données « table systeme » : ici un choix est imposé.
  Elles correspondent aux tables « système » présentes dans l’application O2S. Par exemple, pour la donnée [Client Titre], vous devrez choisir une valeur parmi ‘Monsieur’, ‘Madame’, ‘Mademoiselle’ ou ‘Autre’. Ces données sont présentées sur fond gris clair dans le fichier excel.

En général, chaque ligne correspond à un support d’une situation d’un compte. Ainsi, si vous souhaitez importer 2 comptes disposant chacun de 2 situations, chaque situation étant composée de 3 supports, alors vous devrez renseigner 2 * 2 * 3 = 12 lignes. Chaque ligne correspondant à un support d’une situation d’un compte.

Cependant il est possible d’importer un compte ou contrat sans situation (par exemple un contrat prévoyance). Pour cela il suffit de renseigner 1 ligne avec les références du contrat (sans date de situation, sans support, …).

Par ailleurs, il est possible, pour un compte ou un contrat, de renseigner une ou plusieurs situations consolidées. Pour cela il suffit de renseigner l’évaluation globale à la date de la situation (par exemple au 31/12 de l’année précédente).

Avec ce fichier excel, vous allez donc pouvoir :

• créer de nouveaux comptes/contrats associés à de nouveaux clients,
• créer de nouveaux comptes/contrats pour des clients déjà existants dans O2S,
• ajouter / ajuster des situations sur des comptes/contrats déjà présents dans O2S quelle que soit l’origine du compte (import excel, agrégation automatique ou création manuelle).

Dans les deux premiers cas, vous devrez traiter les alertes « Nouveaux clients » / « Nouveaux comptes » comme lors des processus d’agrégation automatiques.

Comment remplir ce fichier ?

Avant de remplir votre fichier, prenez connaissance du formalisme que vous devrez respecter, cela vous évitera d’avoir des lignes en rejet qui bloqueront l’ensemble de l’import.

Vous devrez disposer, pour chaque compte ou contrat, des éléments de référence suivants :

• le dépositaire (code O2S ou libellé exact)
• le produit (code O2S ou libellé exact),
• le numéro de compte / contrat,
• les supports (code ISIN ou libellé exact) en présence de situation détaillée.

Concernant les libellés, il faudra renseigner précisément la même orthographe que celle qui est proposée dans O2S. Nous vous conseillons d’utiliser les codes (ou identifiants) qui sont invariants plutôt que les libellés. En effet, ces libellés peuvent évoluer au cours du temps et dans certains cas, un même libellé peut correspondre à plusieurs fonds (exemple « Fonds en euros »).

Le numéro de compte / contrat est un numéro unique pour un même couple dépositaire / produit. Après le premier import excel, ce numéro sera exploité pour faire le lien avec le compte / contrat et alimenter ce dernier avec de nouvelles situations.

Données contacts

Il s’agit des données suivantes :

Ces données sont à renseigner uniquement lors de la création d’un nouveau compte.

Elles permettent de générer une alerte « Nouveau client ». Dans ces alertes « Nouveaux clients détectés », ces clients auront pour source le nom du fichier d’import utilisé. Vous procéderez comme pour les alertes de sources automatiques en ajoutant ces clients dans O2S ou encore en les reliant à un client existant.

Chaque nouveau compte de votre fichier (c’est-à-dire chaque compte dont le couple Dépositaire / Produit / Numéro de compte n’est pas présent dans O2S) génèrera une alerte « Nouveau client ».

Si vous importez un nouveau compte, nous vous conseillons de renseigner le contact associé (au minimum le nom du contact). Pour autant ce nom n’est pas obligatoire. Si vous ne renseignez aucune information, alors dans l’alerte « Nouveau client » vous retrouverez le libellé suivant : Client du contrat N°xxxxxxxxx.

Si vous ajoutez une situation à un compte / contrat existant, alors ces données contacts ne sont pas utiles. C’est le numéro de compte/contrat (associé à l’identifiant du dépositaire et à celui du produit) qui permettra de faire le lien avec le compte présent dans O2S. Dans ce cas, la situation est ajoutée au compte existant sans alerte particulière.

Identifiant et Nom du dépositaire

Vous devez obligatoirement renseigner l’une de ces 2 données.

Il est plutôt recommandé de renseigner l’identifiant du dépositaire. En effet, il s’agit d’un code unique qui est stable dans le temps. A l’inverse, le nom du dépositaire peut évoluer et des homonymes sont possibles. Si vous renseignez le nom du dépositaire vous devrez retenir l’orthographe proposée dans O2S. Si vous ajoutez un espace ou si vous omettez une lettre, alors l’import ne pourra aboutir. Si vous renseignez les 2 données, assurez-vous que l’identifiant correspond bien au libellé du dépositaire.

La page Distributeurs du module Outils vous permet de retrouver la liste des dépositaires avec leurs identifiants.

Si le dépositaire n’est pas disponible dans O2S, faites une demande d’agrégation dans le module Administration > Gestion de l’agrégation > Nouvelle demande, ou contactez l’Assistance Clientèle.

Identifiant et Nom du produit

Vous devez obligatoirement renseigner l’une de ces 2 données.

Il est recommandé de renseigner l’identifiant du produit. En effet, il s’agit d’un code unique et stable dans le temps. A l’inverse, le nom du produit peut évoluer et des homonymes sont possibles.

Si vous renseignez les 2 données, assurez-vous que l’identifiant correspond bien au nom du produit, sans quoi l’import échouera. Enfin, si vous renseignez le nom du produit, vous devrez retenir l’orthographe proposée dans O2S. Si vous ajoutez un espace ou si vous omettez une lettre, alors l’import ne pourra pas aboutir.

La page Produits du module Outils vous permet de retrouver la liste des produits avec leurs identifiants. Vous y retrouverez aussi le dépositaire associé à ce produit.

Numéro de compte / contrat

Vous devez obligatoirement renseigner cette donnée.

Lors de l’import initial d’un compte cette donnée est reprise dans l’alerte Nouveau compte.

Par la suite, lors de l’import de nouvelles situations sur ce même compte, ce numéro permettra de faire le lien entre le compte créé précédemment et la situation communiquée dans le fichier Excel.

Si vous souhaitez ajouter / ajuster des situations à un compte agrégé automatiquement ou à un compte créé manuellement, nous vous conseillons de consulter ce compte et de copier / coller ses références :

Intitulé du compte

Donnée facultative.

En l’absence d’intitulé, on retiendra le nom du produit.

Attention, cet intitulé n’est pas exploité si vous importez une nouvelle situation sur un compte déjà importé (pas de mise à jour de l’intitulé du compte).

Date d’ouverture du compte

Cette date est obligatoire pour les nouveaux comptes.

Elle doit être positionnée sur la première des lignes composant le compte. Attention, cette date n’est pas exploitée si vous importez une nouvelle situation sur un compte déjà importé (il n’y aura pas de mise à jour de la date d’ouverture).

Date de situation

Cette date est obligatoire en présence d’un support ou d’une situation consolidée.

Si, pour un même compte, vous renseignez plusieurs lignes de supports avec des dates de situations différentes, vous créerez donc autant de situations qu’il existe de dates.

Cette date n’est pas obligatoire en l’absence de situation. Vous procéderez ainsi par exemple lors de la création d’un contrat prévoyance.

Identifiant et nom du support

Vous devez renseigner l’une de ces 2 données si la ligne correspond à un support (fonds euros, SICAV/FCP, titres vifs…).

Dans ce cas, il est recommandé de renseigner l’identifiant du support (code ISIN ou code interne). En effet, il s’agit d’un code unique qui est stable dans le temps. A l’inverse, le nom du support peut évoluer et des homonymes sont possibles.

Si vous renseignez les 2 données, assurez-vous que l’identifiant correspond bien au nom du support, sans quoi l’import échouera. Enfin, si vous renseignez le nom du support, vous devrez retenir l’orthographe proposée dans O2S.

La page Outils > Bibliothèque > Supports vous permet de retrouver la liste des supports avec leurs identifiants.

Si vous renseignez une situation consolidée ou si vous importez un contrat sans situation, ces deux données ne doivent pas être renseignées.

Fonds en euros ?

Cette donnée permet de préciser que le support associé à la situation est un fonds en euros. Dans ce cas, vous devrez préciser l’évaluation de la ligne dans la colonne « Evaluation ».

Attention, si vous indiquez qu’il s’agit d’un fonds en euros (réponse : Oui), vous devez vérifier que l’identifiant du support correspond bien à un fonds en euros. De même, si vous précisez qu’il ne s’agit pas d’un fonds en euros (réponse : Non), vous devrez vérifier que l’identifiant du support correspond bien à un fonds qui n’est pas un fonds en euros.

Enfin, cette cellule n’a pas besoin d’être renseignée si vous souhaitez importer une situation consolidée.

Evaluation (fonds euros ou situation consolidée)

Si la ligne de la situation correspond à un fonds en euros ou à une situation consolidée, vous préciserez ici l’évaluation à la date de situation.

Cette cellule n’a pas besoin d’être renseignée en présence d’un fonds autre qu’un fonds en euros.

Solde espèces

Si vous souhaitez ajouter un solde espèces à votre compte, indiquez le code « ESPECES » dans la colonne « identifiant du support ».

Nombre de parts

Si la ligne de la situation ne correspond pas à un fonds en euros, à une situation consolidée ou encore à un contrat sans situation.

Cette donnée est obligatoire.

Cours, Date du cours et devise

Ces trois informations sont inutiles en présence d’un fonds en euros, d’une situation consolidée ou encore d’un contrat sans situation. Elles sont aussi inutiles en présence de fonds valorisés via nos propres fournisseurs de données (Quantalys…).

Par contre elles peuvent être utilisées en présence de fonds pour lesquels vous souhaiter ajouter des valorisations plus récentes que celles proposées par O2S (par exemple actions non cotées…).

La devise devra être exprimée au format ISO (EUR, USD…). Si vous précisez par exemple que la devise est le dollars US (USD), le cours devra être exprimé en USD. O2S procèdera alors à une valorisation de la ligne en € en utilisant le taux de change du jour de l’évaluation.

Importer le fichier Excel dans O2S

L’import dans O2S doit être réalisé en 3 étapes :

• dans un premier temps, vous chargez votre fichier Excel dans O2S,
• puis vous exécutez l’analyse du fichier,
• et enfin vous importez à proprement parler vos comptes dans O2S.

Chargement du fichier

Pour importer votre fichier Excel dûment renseigné, rendez-vous dans Services > Modules > Portefeuille > Import de comptes (xls). A droite de la zone « Fichier à importer », cliquez sur le bouton Parcourir puis sélectionnez le fichier Excel que vous avez peuplé.

L’application charge alors le fichier Excel. A ce stade, aucun contrôle n’est réalisé en dehors du format général (fichier format excel).

Cliquez sur OK.

Un nouveau bouton Analyser le fichier apparaît maintenant à droite du bouton Parcourir.

Analyse du fichier

En cliquant sur le bouton Analyser le fichier, vous allez exécuter l’analyse du fichier et la préparation des données à importer. Selon le volume de comptes à importer, cette analyse peut-être plus ou moins longue.

O2S va notamment vérifier le formalisme de vos données et la compatibilité avec les tables associées aux dépositaires, aux produits et aux fonds. Une fois l’opération terminée, une fenêtre s’affiche et vous indique le nombre de situations valides (une situation pouvant comporter plusieurs lignes).

A ce stade, si toutes les situations sont valides, poursuivez en cliquant sur le bouton Importer. Vous pouvez aussi décider de ne pas importer ces situations en cliquant sur Fermer.

En cas d’erreur dans le formalisme des données, O2S vous propose d’Afficher les rejets ; vous pouvez ainsi consulter quelles sont les situations qui posent problème.

Vous êtes ainsi en mesure de savoir quelles données vous devez modifier et pour quelle raison grâce aux indications contenues dans les colonnes « Message » et « Code rejet ».

Lorsque que vous avez effectué toutes les modifications nécessaires dans votre fichier Excel, recommencez l’opération d’import de votre fichier Excel via le bouton Parcourir.

Si l’ensemble des situations est valide, cliquez sur le bouton Importer. O2S vous précise alors le nombre de nouveaux clients importés (alertes « nouveaux clients »), le nombre de nouveaux comptes importés (alertes « nouveaux comptes ») et le nombre de situations ajoutées.

En présence de nouveaux clients / nouveaux comptes, n’oubliez pas de valider vos alertes.

Index – Tableau des données importables

Les données en vert doivent obligatoirement être renseignées.