Import / export du catalogue produits

Présentation

Vous disposez dans O2S d’un catalogue produit qui vous permet notamment d’orienter vos transactions (par exemple en limitant les transactions aux supports éligibles) ou encore de paramétrer vos commissions.

Les fonctionnalités d’import / export du catalogue produits vous permettront :

• d’importer un catalogue initial en définissant les produits et les supports que vous exploiterez au quotidien dans vos transactions,
• d’exporter votre catalogue pour reprendre ces éléments dans d’autres applications,
• et surtout de ré-importer le catalogue exporté après avoir ajouté / supprimé certains produits ou supports.

Pour exploiter cette fonctionnalité, vous devez utiliser un fichier Excel fourni par Harvest (ou obtenu via l’export de votre catalogue existant), puis effectuer un import à partir de Services d’O2S.

Les rubriques ci-dessous vous décrivent point par point les opérations à effectuer.

Mise en oeuvre

Accès à l’import du catalogue produits (xls)

Pour pouvoir utiliser la fonction d’import et d’export du catalogue produits (xls), vous devez disposer des droits associés à cette fonctionnalité. Par défaut, cette fonctionnalité n’est pas accessible à tous les utilisateurs. Pour paramétrer ce droit, vous devez être administrateur de l’application O2S et ajuster les droits d’accès (Services > Administration > Profils utilisateur > profil > Configuration de l’application) comme précisé ci-dessous.

Télécharger le fichier modèle (xls)

Le fichier modèle (o2s_modele_import_catalogue_produits.xls) qui vous servira à réaliser votre import est disponible dans Services > Personnalisation > Catalogue produits > Import / Export catalogue produits (xls). Téléchargez-le en cliquant sur le lien fichier excel modèle et enregistrez-le sur votre disque dur.

Ce fichier modèle pourra être repris à chaque import. Il comporte des éléments masqués, indispensables au processus d’import.

Renseigner le fichier d’import

Le fichier est constitué d’un onglet nommé « catalogue_produits » et de plusieurs colonnes.

Vous ne devez en aucun cas renommer cet onglet ou déplacer / renommer les colonnes. Vous ne devez pas ajouter de nouveaux onglets.

Le fichier comporte plusieurs colonnes. Chacune d’elles correspond à une donnée précise dont le nom figure en en-tête. La ligne sur fond bleu (ligne n°2) constitue l’en-tête des colonnes de données.

Sur la plupart des colonnes, un commentaire a été positionné pour vous guider dans la constitution du fichier.

Toutes les données de ce fichier sont des données dites «table système». Les informations à renseigner correspondent donc aux tables « système » présentes dans l’application O2S.

Chaque ligne correspond à un support présent dans un produit. Ainsi, si vous souhaitez importer 2 produits disposant chacun de 4 supports, alors vous devrez renseigner 2 * 4 = 8 lignes.

Il n’est pas possible d’importer uniquement un produit sans importer au moins un support.

Avec ce fichier excel, vous allez donc pouvoir :

• ajouter des nouveaux produits avec des supports,
• ajouter de nouveaux supports qui sont présents dans des produits déjà existants dans le catalogue,
• mettre à jour le critère de commercialisation d’un support.

Comment remplir ce fichier ?

Avant de remplir votre fichier, prenez connaissance du formalisme que vous devrez respecter, cela vous évitera d’avoir des rejets qui bloqueront l’ensemble de l’import.

Vous devrez disposer, pour chaque ligne des éléments de suivants :

• le dépositaire (code O2S ou libellé exact),
• le produit (code O2S ou libellé exact),
• le support (code ISIN ou libellé exact).

Concernant les libellés, il faudra renseigner précisément la même orthographe que celle qui est proposée dans O2S. Nous vous conseillons d’utiliser les codes (ou identifiants) qui sont invariants plutôt que les libellés. En effet, ces libellés peuvent évoluer au cours du temps et dans certains cas, un même libellé peut correspondre à plusieurs fonds (exemple « Fonds en euros »).

Identifiant / Nom du dépositaire

Vous devez obligatoirement renseigner l’une de ces 2 données.

Il est plutôt recommandé de renseigner l’identifiant du dépositaire. En effet, il s’agit d’un code unique qui est stable dans le temps. A l’inverse, le nom du dépositaire peut évoluer et des homonymes sont possibles. Si vous renseignez le nom du dépositaire vous devrez retenir l’orthographe proposée dans O2S. Si vous ajoutez un espace ou si vous omettez une lettre, alors l’import ne pourra aboutir. Si vous renseignez les 2 données, assurez-vous que l’identifiant correspond bien au libellé du dépositaire.

La page Distributeurs du module Outils > Bibliothèque vous permet de retrouver la liste des dépositaires avec leurs identifiants.

Si le dépositaire n’est pas disponible dans O2S, contactez l’Assistance Clientèle.

Identifiant / Nom du produit

Vous devez obligatoirement renseigner l’une de ces 2 données.

Il est recommandé de renseigner l’identifiant du produit. En effet, il s’agit d’un code unique et stable dans le temps. A l’inverse, le nom du produit peut évoluer et des homonymes sont possibles.

Si vous renseignez les 2 données, assurez-vous que l’identifiant correspond bien au nom du produit, sans quoi l’import échouera. Enfin, si vous renseignez le nom du produit, vous devrez retenir l’orthographe proposée dans O2S. Si vous ajoutez un espace ou si vous omettez une lettre, alors l’import ne pourra pas aboutir.

La page Produits du module Outils > Bibliothèque vous permet de retrouver la liste des produits avec leurs identifiants. Vous y retrouverez aussi le dépositaire associé à ce produit.

Si le produit n’est pas disponible dans O2S, contactez l’Assistance Clientèle.

Identifiant / nom du support

Vous devez renseigner l’une de ces 2 données.

Dans ce cas, il est recommandé de renseigner l’identifiant du support (code ISIN ou code interne). En effet, il s’agit d’un code unique qui est stable dans le temps. A l’inverse, le nom du support peut évoluer et des homonymes sont possibles.

Si vous renseignez les 2 données, assurez-vous que l’identifiant correspond bien au nom du support, sans quoi l’import échouera. Enfin, si vous renseignez le nom du support, vous devrez retenir l’orthographe proposée dans O2S.

La page Support du module Outils > Bibliothèque vous permet de retrouver la liste des supports avec leurs identifiants.

Si le support n’est pas disponible dans O2S, contactez l’Assistance Clientèle.

Fermé à la commercialisation

Ce critère permet d’indiquer si un support dans un produit est ouvert ou fermé à la commercialisation. Les supports fermés à la commercialisation ne seront pas proposés à l’achat dans les transactions. Si le support est fermé à la commercialisation : indiquez Oui. En l’absence de paramétrage, le support sera ouvert à la commercialisation.

Importer le fichier Excel dans O2S

L’import dans O2S doit être réalisé en 3 étapes :

• dans un premier temps, vous chargez votre fichier Excel dans O2S,
• puis vous exécutez l’analyse du fichier,
• enfin vous importez à proprement parler vos produits / supports dans O2S.

Chargement du fichier

Pour importer votre fichier Excel dûment renseigné, vous devez vous rendre dans Services > Personnalisation > Catalogue produits > Import / Export catalogue produits (xls). A droite de la zone « Fichier à importer », cliquez sur le bouton Parcourir puis sélectionnez le fichier Excel que vous avez préparé.

L’application charge alors le fichier Excel. A ce stade, aucun contrôle n’est réalisé en dehors du format général.

Cliquez sur OK.

Un nouveau bouton Analyser le fichier apparaît maintenant à droite du bouton Parcourir.

Analyse du fichier

En cliquant sur le bouton Analyser le fichier, vous allez exécuter l’analyse du fichier et la préparation des données à importer. Selon le volume de produits à importer, cette analyse peut-être plus ou moins longue.

O2S va notamment vérifier le formalisme de vos données et la compatibilité avec les tables associées aux dépositaires, aux produits et aux supports. Une fois l’opération terminée, une fenêtre s’affiche et vous indique le nombre de produits et de supports valides.

A ce stade, si tous les produits et les supports sont valides, poursuivez en cliquant sur le bouton Importer. Vous pouvez aussi décider de ne pas importer ces éléments en cliquant sur Fermer.

En cas d’erreur dans le formalisme des données, O2S vous propose de consulter un fichier (dit ‘fichier de rejet’) qui précisera quels sont les produits ou les supports qui posent problème ; pour ce faire, cliquez sur Afficher les rejets.

Vous êtes ainsi en mesure de savoir quelles données vous devez modifier et pour quelle raison grâce aux indications contenues dans les colonnes « Message » et « Code rejet ».

Lorsque que vous avez effectué toutes les modifications nécessaires, recommencez l’opération d’import via le bouton Parcourir.

Si l’ensemble des informations est valide, cliquez sur le bouton Importer. O2S vous précise alors le chargement a été effectué avec succès.

Si vous procédez à un import sur un catalogue déjà constitué, vous pourrez ajouter de nouveaux produits (et ses supports) ou encore ajouter des supports à des produits existants. Les produits et supports déjà présents ne seront pas supprimés.

Exporter le catalogue produits

Pour exporter votre catalogue produits, vous devez vous rendre dans Services > Personnalisation > Catalogue produits > Import / Export de comptes (xls). Cliquez sur le lien Exporter le catalogue produits.

Ce lien va générer un fichier Excel qui comportera l’ensemble des produits et supports présents dans votre catalogue produits.

A partir de la version Excel 2010, lors de l’ouverture du fichier d’export, Excel vous affichera le message suivant :

Cliquez sur Oui afin de pouvoir ouvrir et exploiter le fichier. Si vous cliquez sur Non vous devrez recommencer le téléchargement du fichier.

Ce fichier d’export respecte le formalisme nécessaire à l’import, il pourra donc être directement employé à cet usage après avoir été mis à jour.

Toutefois, à partir de la version Excel 2010, Excel vous proposera, par défaut, d’enregistrer le fichier au format xml. Afin que l’import puisse fonctionner, il faut impérativement enregistrer le fichier au format Classeur Excel 97 – 2003 (*.xls), Classeur Excel (*.xslx) ou Données XML (*.xml) en sélectionnant ce choix dans la liste « Type » de la fenêtre d’enregistrement.

Nous vous conseillons d’ailleurs de générer un premier catalogue produit depuis O2S en important le catalogue à partir de l’ensemble des comptes présents dans votre base O2S.

Ce catalogue initial pourra ensuite être exporté (Excel), ajusté et ré-importé (Excel).

Index – Tableau des données importables / exportables

Les données en vert sont obligatoires.