Déclaration et revue périodique d’adéquation
Lorsque vous réalisez des projets pour vos clients, vous devez à chaque fois produire une déclaration d’adéquation validant le fait que l’investissement effectué par votre client est conforme à son profil d’investisseur et à ses objectifs d’investissement.
Pendant toute la durée de vie de ces investissements, vous devez produire une évaluation périodique de l’adéquation du projet, nommée revue périodique d’adéquation (RPA), encadrée par la directive MIF2, dont le but est de déterminer si les produits financiers souscrits par le client sont toujours en adéquation avec sa situation financière et ses objectifs d’investissement (évolutions impactant les produits financiers, situation financière et familiale du client, changement d’objectif).
Périodicité de la RPA
Vous devez fournir à votre client un compte-rendu d’adéquation, récapitulant pour chacun de ses projets et profils correspondants, les données trop anciennes ou d’éventuelles inadéquations avec les niveaux de risque souhaités / connaissances et expériences déclarées.
Note : la réglementation impose la réalisation d’une RPA au moins une fois par an.
O2S vous aide à mettre en place une alerte vous rappelant votre devoir de mise à disposition de cette revue auprès de votre client avec la fréquence de votre choix.
Paramétrage
Droit d’accès
Si vous vous supervisez (en tant qu’administrateur, responsable,…) la mise à disposition des fonctionnalités et droits à vos collaborateurs, vous devez avant tout définir lesquels d’entre eux pourront accéder à la gestion de la revue périodique d’adéquation (un droit doit alors être appliqué à ces personnes). Nous vous conseillons de ne donner ce droit qu’à certains collaborateurs, par exemple des responsables d’équipes.
Pour ce faire, rendez-vous dans le module d’administration > Profils utilisateur > sélectionnez un profil > Modifier > Configuration de l’application , puis cochez le droit Gestion des alertes revue périodique d’adéquation. Puis cliquez sur OK pour valider.
Note : vous devez disposer du droit d’accès à l’administration d’O2S.
Options d’impression
Les préférences d’impression se paramètrent dans Services > Editions > Projet > Revue périodique d’adéquation.
Création de l’alerte
En tant que détenteur du droit de gestion des alertes RPA, vous pouvez créer une alerte RPA puis l’appliquer au périmètre de contacts que vous gérez. Si vous êtes administrateur, l’alerte sera appliquée à l’ensemble des clients de votre structure.
Vos collaborateurs ne disposant pas de ce droit utiliseront par défaut cette alerte RPA : ils pourront uniquement imprimer la RPA.
Définir l’alerte globale pour tous les clients
Dans Services > Modules > Accueil et pilotage > Alertes > Revue périodique d’adéquation, ….
1 – Réglez les options
Ce sont des options sur le déclenchement et l’affichage des RPA.
- Activer l’alerte sur des contacts pour lesquels une génération de la RPA est prévue d’ici x jours mais dont le statut des projets ne permet pas la génération
- Activer les alertes sur la mise à disposition de la revue d’adéquation et présenter le résultat pendant x jours
- Créer automatiquement l’alerte de la revue périodique d’adéquation
2 – Paramétrez l’alerte
L’alerte que vous mettez en place ici sera celle qui sera utilisée par défaut par tous les collaborateurs.
Note : n’oubliez pas de cliquer sur Enregistrer pour valider le paramétrage effectué.
3 – Générez les alertes
Cliquez sur le bouton Générer pour activer la création des alertes.
Sélectionnez le périmètre des contacts pour lesquels vous voulez créer les alertes.
- Uniquement pour les contacts qui n’en disposent pas : concerne les clients pour qui aucune alerte RPA n’a été définie dans leur page projet (via menu
Créer/Modifier l’alerte de la revue périodique d’adéquation) - Pour tous les contacts y compris pour ceux qui en disposent actuellement : concerne tous les clients y compris ceux pour qui une alerte RPA a été définie dans leur page projet. Dans ce cas l’alerte RPA écrasera l’alerte définie auparavant dans leur page projet.
Cliquez sur OK pour valider.
Attention : en cliquant sur Générer, l’alerte se déclenchera pour tous les contacts que vous gérez au regard de votre niveau d’administration ; autrement dit, si vous êtes administrateur, elle se déclenchera pour tous les contacts de votre structure, si vous êtes conseiller, responsable de groupe ou d’équipe, elle se déclenchera sur votre périmètre de contacts.
Modification de l’alerte au niveau d’un client en particulier
Si vous possédez le droit de gérer la gestion de l’alerte des revues périodiques d’adéquation, cliquez sur le menu général 
de la page des projets du client, puis sur Créer l’alerte de la revue périodique d’adéquation.
Attention : l’alerte que vous allez définir au niveau de votre client se substituera à l’alerte globale mise en place au niveau de tous les clients dans le module Services > Modules > Accueil et pilotage > Alertes > Revue périodique d’adéquation.
Paramétrez ensuite les modalités de fréquence et d’envoi de la revue.
Cliquez une première sur OK, puis une seconde pour valider votre paramétrage.
Traitement des alertes
Dans l’encart Alertes commerciales de l’accueil, une alerte Revue d’adéquation apparaitra lorsque des revues d’adéquation seront mises à disposition de vos clients. Si vous aviez paramétré un envoi par email automatique, les RPA sont alors automatiquement envoyées aux clients.
Cliquez sur l’alerte Revue d’adéquation.
A noter que l’alerte Préparation RPA se déclenche pour les projets en cours, invitant ainsi le conseiller à finaliser sa proposition avant envoi.
Les alertes de revues d’adéquation des clients concernés s’affichent.
Cochez les revues de votre choix puis cliquez sur Envoyer pour les communiquer par mail, ou sur Générer les revues d’adéquation pour produire une édition PDF que vous pourrez imprimer puis envoyer à vos client par courrier.
Pour aller plus loin
Besoin d’être accompagné dans la mise en place et l’utilisation des revues périodiques d’adéquation ? Consultez nos Customer Success Meeting, ils vous proposent :
- La mise en place de l’alerte sur la revue périodique d’adéquation
- La personnalisation du contenu de la déclaration d’adéquation et de la revue périodique d’adéquation (Sessions CSM)
- Le suivi des parcours projet dans le temps (notification projet et alerte revue périodique d’adéquation)