Présentation
La fonctionnalité de signature électronique vous donne la possibilité, en quelques clics, de faire signer rapidement, et en toute sécurité, tous types de documents à vos clients et à des conseillers. Cette fonctionnalité est notamment utilisée dans le tableau de bord conformité.
Ce document vous présente comment mettre en place, utiliser, et gérer la signature électronique dans votre structure :
Si vous êtes un conseiller utilisant la fonctionnalité de signature électronique avec vos clients mais que vous ne participez pas à sa mise en place au sein de votre structure, vous pouvez vous rendre directement aux parties options disponibles et Faire signer des documents à votre client de ce document.
Pour aller plus loin…
Les tutos O2S
Compatibilité des navigateurs avec la signature électronique
La page web permettant au client de signer les documents de conformité utilise la visionneuse de document eDoc. Celle-ci est compatible avec les navigateurs suivants :
Sur PC (et Mac) :
- Chrome,
- Firefox,
- Safari,
- Internet Explorer,
- et Edge.
Sur mobile (smartphones et tablettes) :
- Chrome,
- Safari,
- Internet Explorer,
- et Edge
Gestion des droits
Les droits de Gestion des options de la signature électronique permettent d’une part, de personnaliser les mails qui seront échangés avec le client lors du processus de signature électronique, et d’autre part, d’autoriser un utilisateur à ajouter un conseiller comme signataire de documents.
Ce droit s’active depuis Services > Administration > Profils utilisateur > Gestion des droits > [Profil] > Onglet Configuration de l’application.
Important !
En cochant l’option « Ajout du conseiller en tant que signataire », vous allez rendre possible la signature électronique de documents par les conseillers utilisateurs d’O2S. Ces signatures seront facturées conformément aux conditions particulières de votre contrat.
Enfin, pour chaque collaborateur, vous pouvez décider si la signature électronique pourra être utilisée comme moyen de signature par le client. Pour ce faire, rendez-vous dans l’Espace Abonnement > Utilisateurs, cliquez sur Modifier, puis cochez les cases des utilisateurs auxquels vous souhaitez accorder cette fonctionnalité.
Cliquez ensuite sur Enregistrer.
Si vous n’accordez pas l’accès à la signature électronique à un collaborateur, celui-ci ne pourra mettre en œuvre que les moyens de signature traditionnels (en main propre, par courrier).
Gestion des options de la signature électronique
Vous pouvez mettre en place des alertes liés à la signature électronique. Depuis la page Notifications signature électronique de Services > Modules > Accueil et pilotage > Alertes, cochez les statuts pour lesquels vous souhaitez recevoir une notification.
Celles-ci s’affichent dans l’encart Signature électronique du module Accueil. En les cliquant, vous accédez directement au suivi de la signature.
Vous avez également la possibilité de personnaliser les mails qui sont envoyés à vos clients en vue de les inviter à signer, de leur confirmer leur signature et de leur signifier l’annulation d’une demande de signature. Depuis Services > Personnalisation > Paramétrage > Signature électronique, des pages vous permettent de composer et mettre en forme le texte de vos messages.
Si les droits sont attribués et vos préférences établies, vous pouvez utiliser la signature électronique avec vos clients.