Utiliser la signature électronique

Une fois vos préférences de signature réglées, vous pouvez alors utiliser la signature électronique pour faire signer des documents à vos clients, suivre l’avancement des signatures, ainsi que leur consommation.

Consultez les options et limitations d’utilisation de la signature électronique avec vos clients.

La signature électronique pour quels documents ?

Document de votre choix

Vous pouvez faire signer électroniquement le document de votre choix à votre client : dans la page d’accueil d’O2S, rubrique Contacts,  sélectionnez un client dans la liste,  puis cliquez sur le menu Actions > Signer électroniquement.

La fenêtre Données pour la signature s’ouvre. Sélectionnez le ou les documents que vous souhaitez faire signer en cliquant sur les icônes Document et . 

Contrats des transactions avec les partenaires Business Link

La signature électronique est par ailleurs utilisée pour faire signer à votre client des contrats à la fin d’un parcours de souscription, de versement ou d’arbitrage avec des partenaires Business Link. Dans ce cas, les documents prévus pour la signature sont déjà listés.

Lors du processus de signature de certains contrats, il peut être obligatoire de télécharger le scan de la pièce d’identité du client pour poursuivre la signature.

Documents de conformité

Vous pouvez faire signer des documents de conformité à votre client.

Faire signer des documents à votre client

Qui signe ?

Avec la signature électronique, vous pouvez faire signer des documents à une ou plusieurs personnes (les signataires), qu’ils soient présents à vos côtés ou à distance.

Il est important de vous assurer (à la fois pour le client et les éventuels autres signataires devant signer le document) dans le module Contacts > Dossier > Coordonnées que d’une part, le numéro de portable retenu au niveau de Mobile pour la signature @ est correct et que d’autre part, l’adresse mail de votre client (et des autres signataires) est bien renseignée et correcte, sans quoi votre client ne recevra pas l’email l’invitant à signer le document, ni le code lui permettant de valider sa signature.

Si votre client est une personne morale ou bien une personne protégée, assurez-vous que vous avez bien spécifié qui était le représentant légal afin que ce dernier reçoive le document à signer en représentation de la personne morale ou de la personne protégée.

Enfin, vous devez aussi vous assurer qu’une pièce d’identité est dûment renseignée (et valide) dans la page Général du contact. Sans pièce d’identité valide, vous ne pourrez pas procéder à la demande de signature électronique.

Comment ?

Cliquez sur l’icône  située à droite des contacts de votre module Contacts ou, depuis la fiche contact du client, cliquez sur le menu , puis sur Signer électroniquement. La fenêtre Données pour la signature s’ouvre :

Signataire présent ou à distance

2 cas de figure peuvent se présenter :

• soit vous êtes en présence du signataire, avec votre ordinateur portable ou votre tablette et pourrez afficher et faire lire le document à signer à votre client, celui-ci n’aura qu’à utiliser son smartphone pour signer électroniquement ;
• soit le signataire est à distance, et vous devrez donc lui envoyer les documents afin qu’il les signe ; il devra dans ce cas consulter sa boite mail et signer le document grâce à son smartphone.

Vous allez permettre aux signataires de signer électroniquement le document en votre présence ou à distance en quelques clics, dans un processus sécurisé.

Envoi de la demande de signature

Cliquez sur OK pour envoyer la demande de signature.

L’email d’invitation est envoyé à partir de l’adresse mail de l’utilisateur connecté au moment de l’envoi de la demande de signature. De la même façon, le document signé par le client mentionnera le nom, prénom et société de l’utilisateur connecté à l’initiative de la demande.

Tout d’abord, les signataires n’étant pas présents physiquement avec vous reçoivent un mail contenant un lien les invitant à signer le document
(les signataires présents à vos côtés prennent connaissance du document et le lisent sur votre PC portable, par exemple).

En cliquant sur ce lien, le signataire accède à une page web sécurisée affichant les documents à signer.

Important
Le signataire doit lire tous les documents présents dans « Documents » en haut de la fenêtre (chaque document affiche une pastille rouge indiquant qu’il doit être lu. Il doit parcourir chaque document dans son intégralité, l’un après l’autre à l’aide des boutons <Document précédent et Document suivant > en bas de la fenêtre, et en utilisant la barre de défilement verticale, à droite.
Tant que tous les documents n’affichent pas une pastille verte , le signataire ne pourra pas procéder à la signature de l’acte.

Dans la partie inférieure de la page figure une barre d’outils offrant différentes options de visualisation du document (zoom avant/arrière, passage d’une page à l’autre, et affichage plein écran).

Lorsque le signataire a parcouru la totalité des pages de tous les documents, il peut alors signer ou refuser de signer les documents.

Si le signataire accepte de signer…

Il clique sur le bouton Commencer le parcours de signature.

Dans la fenêtre Récapitulatif, il doit cocher la mention prouvant qu’il a bien lu le(s) document(s) et qu’il accepte de le(s) signer électroniquement. Il clique alors sur Continuer.

Il reçoit alors un code par sms sur son smartphone.

Il dispose alors de 60 secondes pour saisir ce code dans la fenêtre Signer avec un code. Un nouveau code lui sera envoyé lorsque les 60 secondes sont écoulées.

Il clique sur Signer.

Le signataire reçoit alors un mail avec le document signé en pièce jointe dès que tous les signataires ont signé :

Le document est stocké dans le GED du signataire.

Si le signataire refuse de signer…

En bas de la fenêtre de consultation des Documents, il clique alors sur Refuser la signature puis peut ensuite motiver son refus, et valider sa saisie en cliquant sur Confirmer le refus.

⚠️ Attention — Si le client est configuré en signature face à face et le conseiller à distance, eSign bascule automatiquement tous les signataires en mode face à face (aucune configuration hybride n’est possible). Le conseiller reçoit donc son SMS uniquement après la signature du client, conformément à l’enchaînement séquentiel propre à ce mode.

Suivi de la signature

Pour retrouver vos documents qui sont en cours de signatures, il convient d’abord de cocher l’option « Signature » dans Services > Modules > Accueil et Pilotage > Organisation. Vous pourrez ensuite définir dans Services > Modules > Accueil et Pilotage > Alertes > Notifications signatures électronique, les statuts des signatures à suivre ainsi que le délai d’affichage de ces documents.

Pour connaitre l’état d’avancement de la signature au niveau de tous vos clients, consultez l’encart Signature électronique dans votre page d’accueil O2S. Cliquez sur le chevron sur la ligne Signatures en cours : tous les clients concernés par des signatures en cours sont listés ici.

Pour connaitre l’état d’avancement des signatures d’un client en particulier, à l’instar de la fenêtre sur les données de la signature, vous pouvez y accéder en cliquant sur l’icône  située à droite des contacts de votre module Contacts ou, depuis la fiche contact du client, en cliquant sur le menu .

Le suivi regroupe l’ensemble des signatures électroniques avec le document signé accessible en cliquant sur, ainsi que le statut et la date de la signature et le nom du conseiller ayant émis la demande de signature. La colonne DP donne accès au dossier de preuve (documents signés et pièces justificatives des signataires), une fois que la signature possède l’état « signé ». Enfin le menu « 3 points » à droite permet d’effectuer des actions.

Les différents statuts de la signature

Signature en cours

Signifie que vous avez sélectionné une des méthodes de signature électronique et qu’une action (signature ou refus) du client est en cours. Si votre client a un conjoint, ce dernier peut également avoir à signer le document de conformité. Un chiffre entre parenthèse à droite de l’état vous indique le nombre de signataires pour le document.

Actions possibles

Imprimer

Imprime le document attaché.

Envoyer par email

Envoie le document par email à votre client.

Etat des signatures

Permet de visualiser l’état d’avancement de la signature à distance. En cliquant sur le menu  à droite de cette ligne, vous pouvez choisir l’option Réinviter à signer à distance si, par exemple, le client a refusé de signer ; le processus déclenché par l’action Signer à distance est alors à nouveau appliqué. Vous pouvez également choisir de Réinviter à signer en face à face.

Si d’autres signataires avaient été désignés, vous pouvez réinviter chacun d’eux à signer.

Annuler la demande de signature

Annule le processus de signature en cours. le document prend alors l’état de Signature annulée.

Signature en cours expirée

Le délai imparti au client pour signer le document (3 mois) est expiré. La signature est alors automatiquement annulée.