O2S met à votre disposition de nombreuses options pour créer des modèles de lettres et d’emails, et pour personnaliser les états de compte que vous envoyez à vos clients.
Personnalisation des éditions
Le paramétrage des éditions, qu’il s’agisse de la forme (couleurs, mise en page) ou du contenu (niveaux de détail, libellés de documents, etc.), se réalise dans le module Services > Éditions. N’oubliez pas de cliquer sur Enregistrer.
Gestion des emails et des lettres types
La gestion des lettres types s’effectue via une base de données accessible soit depuis Services > Personnalisation > Emails types, soit depuis Services > Personnalisation > Lettres types.
Notez que vous pouvez utiliser les variables O2S pour personnaliser encore plus vos communications.
Envoyer des courriers types
Il est possible d’envoyer un courrier type par email à partir de la liste de vos Contacts ou bien depuis le module Requêtes :
Envoyer un email type depuis le module Contacts
- Sélectionnez le destinataire parmi vos contacts.
- Effectuez un clic droit sur le contact puis choisissez Envoyer > Un email. Dans la fenêtre qui s’affiche, vous pouvez choisir une lettre type à envoyer en cliquant sur le bouton Insérer un email type. Rédigez l’email, puis cliquez sur Envoyer.
Imprimer une lettre type depuis le module Contacts
- Sélectionnez le destinataire parmi les contacts.
- Effectuez un clic droit sur le contact puis choisissez Imprimer > un courrier (Word). Dans la fenêtre qui s’affiche, vous pouvez choisir une lettre type à imprimer. Vous pouvez la modifier avant de l’imprimer puis cliquez sur OK.
Envoyer un email type depuis le module Requêtes
- Créez une requête.
- A partir du résultat qui s’affiche, sélectionnez ensuite les destinataires en cochant la case située à gauche de leur nom.
- Cliquez sur
puis sur Envoyer un email. Dans la fenêtre qui s’affiche, vous pouvez choisir une lettre type à envoyer en cliquant sur le lien Insérer un email type. Rédigez l’email, puis cliquez sur Envoyer.
Imprimer une lettre type depuis le module Requêtes
- Créez une requête.
- A partir du résultat qui s’affiche, sélectionnez ensuite le(s) destinataire(s) en cochant la case située à gauche de leur nom.
- Cliquez sur puis sur Imprimer > Imprimer un courrier PDF ou Imprimer un courrier Word. Dans la fenêtre qui s’affiche, vous pouvez choisir une lettre type à imprimer. Vous pouvez la modifier avant de l’imprimer puis cliquez sur OK.
États de compte
Options d’impression
Les paramétrages ayant trait à l’impression des états de comptes sont regroupés dans Services > Editions > Etats de compte où vous pouvez définir les paramètres employés pour créer les états de comptes.
Personnalisation des états de comptes
Allez dans Services > Editions pour personnaliser les états de comptes.
- Dans la page Générales 1/2, définissez les thèmes de couleur à utiliser pour les éditions des états de comptes détaillés et simplifiés.
- Dans Pages de couverture, vous pouvez définir le titre de la couverture des états de compte détaillés.
- Dans les 4 pages Etats de compte, vous pouvez sélectionner les données qui seront restituées dans les états de comptes.
- Dans Etats de comptes Général 1/2, vous trouvez :
- les paramètres généraux d’édition des états de comptes,
- le disclaimer,
- le pied de page,
- la prévisualisation du rendu final des états de comptes en définissant, un contact dont le portefeuille servira d’exemple.
- Dans Etats de comptes Général 2/2 : la composition des éditions détaillées, et le paramétrage des représentations graphiques.
- Dans Etats de comptes simplifiés : les données sur le portefeuille, et la représentation graphique.
- Dans Etats de comptes détaillés : Les mêmes données sur le portefeuille Et les données sur les comptes : général, tableau d’état de compte et représentation graphique.