Paramétrage des emails

O2S vous permet de suivre l’ensemble des échanges de courriels en centralisant les emails sortants et entrants. Vous pouvez utiliser les paramètres d’O2S par défaut, ou bien utiliser vos propres paramètres de connexion.

Cette rubrique vous indique comment effectuer ces réglages afin de disposer de la fonctionnalité de téléchargement des emails dans le suivi des clients et de garantir la fiabilité de l’acheminement des emails envoyés.

Présentation

Les différents outils associés à la gestion des emails sont regroupés dans la rubrique Emails du module Services.

Vous y trouvez les pages de paramétrage concernant les courriers entrants ou sortants ainsi que la page des préférences d’envoi des courriers.

Dans cet espace, vous allez pouvoir paramétrer : 

• La récupération dans O2S des emails que les clients vous transmettent sur votre propre adresse email en paramétrant un compte utilisateur en IMAP et une liste d’adresses email à télécharger.
• Pour les messages sortants, un serveur SMTP différent de celui proposé par défaut par O2S. Ce paramétrage vous permettra, dans le cas où vous avez paramétré votre propre serveur de messagerie, de contrôler les messages émis depuis O2S. Ce paramétrage permettra aussi de limiter le nombre d’emails assimilés à des spams.
• Le traçage des courriers sortants lorsqu’ils sont envoyés par le serveur O2S.

Téléchargement des emails envoyés par vos clients

Par défaut, vous ne pouvez pas recevoir de courrier électronique dans O2S. Cette possibilité vous est néanmoins ouverte en utilisant les paramètres de votre compte email personnel ou professionnel. Grâce au mode de relève de courrier IMAP, vous pouvez accéder aux emails depuis n’importe où et n’importe quel appareil sur lequel est installé O2S et télécharger en local les emails que vos contacts vous envoient sur votre adresse email personnelle ou professionnelle.

Les courriers ne sont jamais relevés, c’est-à-dire qu’ils ne sont pas supprimés sur le serveur ; seule une copie du courrier est téléchargée. Ce fonctionnement déconnecte définitivement l’email envoyé sur votre adresse de messagerie et le message conservé dans O2S.

Après suppression du message de votre boite aux lettres, O2S conservera dans le suivi du client le message qu’il vous a envoyé.

A l’inverse, en supprimant l’email du suivi de votre client, vous ne pourrez pas définitivement supprimer ces emails depuis O2S.

La suppression définitive des emails ne peut être effectuée que sur le poste depuis lequel vous recevez habituellement vos emails personnels (logiciel de messagerie configuré en protocole POP et non pas en IMAP).

Le paramétrage des emails entrants s’effectue dans la page Configuration des emails > Emails entrants > Compte utilisateur.

Activation du téléchargement des emails dans O2S

Vous devez impérativement cocher la case Activer le téléchargement des mails afin d’indiquer vos paramètres personnels.

Paramétrage du serveur

Nom du serveur

La plupart des adresses IMAP ont la forme imap.nom_du_fournisseur.fr, par exemple imap.xxx.fr si le fournisseur est XXX.

Port

Il est réglé sur 993 qui est le port par défaut.

Sécurité de la connexion

Le protocole de sécurité de la connexion est réglé sur SSL/TLS par défaut.

Méthode d’authentification

Il existe deux méthodes ; à l’aide de la liste déroulante, sélectionnez la méthode de votre choix.

Nom utilisateur

Saisissez ici votre identifiant (ou login ou nom utilisateur) ; il s’agit en général du début de votre adresse email, c’est-à-dire la partie se trouvant avant le signe @. Si votre adresse email est albert.legrand@xxx.fr, le nom de l’utilisateur serait albert.legrand.

Mot de passe

Saisissez ici le mot de passe à utiliser avec votre nom utilisateur.

Note – Avant de renseigner le mot de passe :
– Si vous utilisez Gmail (Google), suivez cette procédure.
– Si vous utilisez Outlook (Microsoft), suivez cette procédure.

Paramétrage des fournisseurs de courrier électronique (courrier entrant)

Retrouvez ci-dessous les valeurs de paramétrage des fournisseurs les plus connus :

Paramétrage du courrier entrant (IMAP)

Si vous souhaitez utiliser votre adresse email professionnelle, contactez l’administrateur ou les services informatiques de votre société pour connaitre les valeurs à saisir.
En particulier, les versions récentes d’Exchange Server peuvent offrir un point d’accès IMAP compatible O2S. Il est recommandé de retenir une connexion sécurisée TLS (habituellement sur le port 993).

Télécharger l’historique des emails

Ici vous pouvez choisir la période de récupération des historiques de vos emails en local dans O2S. Ceci n’est effectué qu’à la première utilisation de la fonctionnalité d’import dans Emails entrants.

Tester la configuration

Une fois toutes les données techniques renseignées, cliquez sur le bouton Tester la configuration en haut de la page à droite. Un message vous avertit alors si le paramétrage est correct ou non.

Quand le test de connexion est concluant, cliquez sur le bouton Enregistrer afin de sauvegarder le paramétrage effectué.

Clients concernés par le téléchargement des emails

Vous devez choisir les clients qui, à chaque fois qu’ils vous enverront un courrier électronique depuis l’adresse email indiquée, verront ce dernier automatiquement copié dans leur suivi O2S. Pour ce faire, rendez-vous dans la page Configuration des emails > Emails entrants > Adresses mails à télécharger.

Cochez les adresses email pour lesquelles la fonctionnalité sera activée. Cochez la case Téléchargement activé si vous voulez cocher tous vos contacts en un seul clic. Cliquez sur Enregistrer pour valider.

Tous les courriers électroniques que vous recevrez de ces contacts seront automatiquement copiés dans le suivi de ces derniers ainsi que dans la fenêtre des Emails et messages MoneyPitch.

À tout moment, vous avez la possibilité d’activer/désactiver cette fonctionnalité pour un client via son menu , depuis la liste des contacts.

Envoi de courrier

Par défaut, les courriers électroniques que vous envoyez depuis O2S utilisent les paramètres de l’application (serveur SMTP d’O2S).

Un serveur SMTP est un serveur qui se charge d’acheminer les emails que vous envoyez (courrier sortant), vers les serveurs réceptionnant les emails à destination de vos contacts.

Certains serveurs de courrier filtrent les emails en vérifiant que le serveur SMTP des courriers sortants est cohérent avec l’adresse email de l’expéditeur. Ainsi, une adresse abc@orange.fr aura moins de chance d’être interprétée comme un courrier indésirable si le serveur de courrier sortant est celui d’orange (smtp.orange.fr).

Pour réduire les risques que votre message soit rejeté, vous avez la possibilité d’utiliser le serveur SMTP de votre adresse électronique personnelle ou professionnelle au lieu de celui d’O2S.

Utiliser le serveur SMTP de votre compte de messagerie électronique

Le paramétrage du serveur SMTP s’effectue dans la page Configuration des emails > Emails sortants > Compte utilisateur.

Paramétrage

Activer l’utilisation d’un serveur SMTP différent de celui d’O2S

Vous devez impérativement cocher cette case afin d’indiquer vos paramètres personnels.

Nom du serveur

La plupart des adresses SMTP ont la forme smtp.nom_du_fournisseur.fr, par exemple smtp.xxx.fr si le fournisseur est XXX.

Port

Il est réglé sur 587 qui est le port par défaut.

Sécurité de la connexion

Le protocole de sécurité de la connexion est réglé sur STARTTLS par défaut.

Méthode d’authentification

Il existe trois méthodes ; à l’aide de la liste déroulante, sélectionnez la méthode de votre choix.

Nom d’utilisateur

Si vous utilisez l’authentification, saisissez ici votre nom utilisateur (ou login ou identifiant).

Mot de passe

Saisissez ici le mot de passe à utiliser avec votre nom utilisateur.

Test et validation du paramétrage effectué

Une fois toutes les données techniques renseignées, cliquez sur le bouton Tester la configuration en haut de la page à droite. Un message vous avertit alors si le paramétrage est correct ou non.

Quand le test de connexion est concluant, cliquez sur le bouton Enregistrer afin de sauvegarder le paramétrage effectué.

Paramétrage des fournisseurs de courrier électronique (courrier sortant)

Retrouvez ci-dessous les valeurs de paramétrage des fournisseurs les plus connus :

Paramétrage du courrier sortant (SMTP)

Si votre société dispose de son propre serveur SMTP, contactez l’administrateur ou les services informatiques pour connaitre les valeurs à saisir.
En particulier, les versions récentes d’Exchange Server sont en mesure d’offrir un point d’accès SMTP compatible O2S.

Si vous souhaitez continuer à utiliser le SMTP d’O2S, après chaque envoi d’email, une fenêtre de rapport s’ouvre. Elle vous permet de voir les messages qui sont OK et, en police rouge, les messages posant problème (absence de conseiller, adresse email incorrecte, etc.) :

De plus, depuis la page Rapport des envois d’email, vous disposez d’un tableau vous permettant de connaître l’état d’acheminement des emails envoyés.

Préférences

Dans la page Configuration des emails > Emails sortants > Préférences, vous pouvez régler certaines options par défaut lorsque vous envoyez des emails.

Police

Précisez ici la police et sa taille pour le corps de texte de vos emails sortants.

Copie (cc)

Indiquez ici une adresse email qui sera automatiquement mise en copie de vos messages. Le destinataire principal et le destinataire en cc verront que le message a été adressé à l’un et l’autre.

Copie cachée (cci)

Indiquez ici une adresse email qui sera automatiquement mise en copie de vos messages. Le destinataire principal et le destinataire en cci ne verront pas que le message a été adressé à l’un et l’autre.

Lors d’un emailing, envoyer uniquement l’email du premier destinataire à l’utilisateur qui est en copie (cc) ou en copie cachée (cci)

Si cette option est cochée, seul le premier destinataire de votre message sera connu de l’utilisateur que vous avez indiqué dans les 2 options de copie ci-dessus.

Option « accusé réception » retenue par défaut

Si elle est cochée, un accusé réception sera demandé à vos destinataires lorsqu’ils recevront vos emails.