Vigilance

Présentation

La page Vigilance (ou LCB-FT), accessible depuis le menu Tout parcourir > Conformité, vous aide à vous conformer à la réglementation en matière de lutte contre le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme (LCB-FT). Elle vous permet d’évaluer le risque associé à chaque client ainsi qu’à chacune de leurs opérations, de déterminer le niveau de vigilance requis pour chaque client et de configurer des alertes personnalisées sur les mouvements financiers.

Note
Le nom de la page dédiée à la vigilance peut être personnalisé en vous rendant dans Services > Personnalisation > Paramétrage > LAB-FT > Paramétrage, puis en saisissant le libellé de votre choix dans Général > Nom du module.

Cette page facilite votre devoir de cartographie client et répond à vos obligations professionnelles.

Note
Contrairement à la conformité, il n’est pas possible d’ignorer la vigilance d’un client dans O2S.

Le questionnaire Vigilance

Le questionnaire permettant de réaliser les cartographies des clients et de leurs opérations est complètement paramétrable par la personne habilitée dans la gestion des droits d’O2S. Dans la majorité des cas, ce droit sera octroyé au responsable « vigilance » de la structure.

Pour rappel, « tous les professionnels visés par l’article L.561.2 du code monétaire et financier ont une obligation de Vigilance sur leur client ou client occasionnel mais aussi le(s) bénéficiaire(s) effectif(s) des opérations dès l’entrée en relation d’affaires, en mettant en place les procédures et mesures adaptées de contrôle interne pour effectuer toutes les diligences nécessaires à des fins d’identification du client sur la base des informations en sa possession ou de tout document écrit probant ». http://www.economie.gouv.fr/tracfin/obligations-Vigilance-0#obligation_Vigilance

L’obligation de Vigilance

Ainsi tous les professionnels concernés doivent mettre en place leur questionnaire et l’adapter à leur environnement (taille, clientèle, produits commercialisé…).

Afin de mieux vous accompagner dans cette tâche, O2S propose un questionnaire par défaut basé sur les recommandations de Tracfin, l’APCR, l’AMF et les pratiques actuelles des professionnels visés par cette obligation.

Aujourd’hui trois types de Vigilance sont clairement distingués :

• La Vigilance standard (ou normale) – art. L.561-5 et L.561-6 du CMF ;
• La Vigilance allégée – art L.561-9 I et R.561-8 ;
• La Vigilance renforcée – art L.561-10-2 et R. 561-22.

Afin d’avoir une vision plus fine, O2S a assorti ses Vigilances de nuances, telles que :

• La dispense de Vigilance – art L.561-9- II, R.561-6 et R.561-15 ;
• La Vigilance complémentaire (ou mesure complémentaire) – art L. 561-10 et R. 561-18 à R. 561-20 ;
• L’interdiction (Par exemple : l’impossibilité d’identification).

L’approche par les risques

Les niveaux de Vigilance sont modulables, le niveau d’intensité de la Vigilance variant en fonction du degré d’exposition au risque.

C’est donc l’approche par les risques qui définit le niveau de Vigilance au moment de l’entrée en relation et tout au long de la relation d’affaire.

Afin que vous puissiez vous approprier les niveaux de risque, O2S permet désormais d’attribuer à chaque réponse de chaque question un risque allant de 1 à 100.

Cependant, les articles du CMF cités ci-dessus encadrent de façon stricte et édictent certaines règles concernant les Vigilances à attribuer. De la même manière, O2S peut attribuer un niveau de Vigilance à chacune des réponses de chaque question.

Par exemple à la réponse « Non » à la question « Client Identifiable », l’utilisateur doit pouvoir attribuer un niveau de Vigilance « Interdiction » et ce, quel que soit le risque obtenu.

L’automatisation des risques et des Vigilances

O2S permet d’associer un niveau de risque et de vigilance à chacune des réponses aux questions.
Pour simplifier la saisie des informations, O2S offre une option d’automatisation de l’attribution des risques et des niveaux de vigilance.
Dans Services > Personnalisation > Paramétrage > LAB-FT , vous pouvez définir vos critères afin de configurer les règles d’attribution correspondantes.

Grâce à l’option de paramétrage, vous pourrez :

• Choisir un mode manuel.
  Dans ce cas, dans l’onglet Vigilance de chaque client, vous devrez à chaque réponse donnée, évaluer le risque puis la Vigilance, de façon manuelle.
• Choisir un mode automatique.
  Dans ce cas, dans l’onglet Vigilance de chaque client, pour chaque question répondue, le risque et la Vigilance seront automatiquement associés.

Les résultats des cartographies

Une fois la cartographie d’un client réalisée, le calcul de Vigilance et de risque du client sera établi.

Ce calcul s’effectue aussi bien en mode automatique que manuel.

Résultat de Vigilance

O2S détermine le résultat en fonction de la vigilance la plus « élevée » sélectionnée dans le questionnaire.

Les niveaux de vigilance, du moins élevé au plus élevé, sont :

• Vigilance standard
• Vigilance allégée
• Dispense de vigilance
• Vigilance complémentaire
• Vigilance renforcée
• Vigilance non définie
• Interdiction

Notez que, bien que « Vigilance allégée » et « Dispense de vigilance » puissent sembler indiquer un niveau de vigilance inférieur, dans ce classement ils apparaissent après “Vigilance standard”. Cette organisation reflète la manière dont les différents statuts sont pris en compte par le système et ne remet pas en cause leur importance opérationnelle.

Par exemple, si une réponse n’est pas renseignée, la vigilance sera « Non définie », sauf si le client ne peut pas être identifié : dans ce cas, la vigilance calculée sera « Interdiction ».

Cette hiérarchie vous permet de toujours avoir une vision claire et précise du niveau de vigilance appliqué, garantissant ainsi la conformité et la rigueur de vos analyses.

Résultat de risque

O2S propose 3 méthodes de calcul du risque :

• la valeur la plus haute ;
• la valeur moyenne (nombre entier) ;
• la valeur moyenne.

O2S vous permet également de personnaliser l’échelle de votre résultat de risque. Par exemple, même si les niveaux de risque de vos réponses sont évalués de 1 à 5, vous pouvez modifier l’échelle du résultat pour qu’elle s’étende de 0 à 100. Cela vous permettra d’obtenir un pourcentage de risque plus précis et facilement interprétable.

Le paramétrage de l’activité Vigilance

Paramétrage du questionnaire

Le paramétrage du questionnaire Vigilance se réalise dans Services > Personnalisation > Paramétrage > LAB-FT (ou sous le nom de module que vous lui avez attribué dans Services > Personnalisation > Paramétrage > LAB-FT > Paramétrage).

Dans cet espace, vous pourrez configurer à la fois le questionnaire client et le questionnaire opération. Par défaut, O2S vous propose un questionnaire préconfiguré, tel que présenté précédemment.

Toutefois, afin de satisfaire aux exigences des autorités compétentes, vous avez la possibilité d’adapter le questionnaire en fonction de vos besoins spécifiques et de votre contexte opérationnel.

Ainsi, tant pour le questionnaire client que pour le questionnaire opération, vous pouvez :

• Ajouter, modifier ou supprimer des questions ;
• Ajouter, modifier ou supprimer des réponses.

Lors de l’ajout de chaque réponse, il vous sera demandé de définir par défaut un niveau de risque et un niveau de vigilance associés.

Concernant le niveau de risque, vous pouvez attribuer une valeur comprise entre 0 et 100, ce qui vous permet de pondérer certaines questions et/ou réponses en fonction de leur importance.

Il est important de noter que ces valeurs n’imposent pas l’échelle finale du résultat du questionnaire, que vous pouvez calibrer selon vos préférences. Par exemple, une réponse peut se voir attribuer une valeur de 100, alors même que le score global du questionnaire sera exprimé sur une échelle allant de 1 à 5.

Gestion des options

Dans Services > Personnalisation > Paramétrage > LAB-FT> Paramétrage, vous pourrez déterminer :

• l’intitulé de votre choix pour la page Vigilance de la rubrique Contact > Conformité en le saisissant dans la zone Nom du module.
• les possibilités d’ajustement du niveau de vigilance calculé,
• si vous souhaitez utiliser l’approche par les risques. Dans ce cas-là cochez « Utiliser les risques »
• si vous utilisez les risques, vous pourrez choisir de les associer manuellement ou automatiquement aux réponses.
• Si vous souhaitez utiliser les Vigilances. De la même façon, cochez « utilisez les Vigilances ».
  Vous pourrez également choisir entre une association manuelle ou automatique.
• L’échelle de risque avec les valeurs minimum et maximum de votre choix (1 à 5, par défaut).

Important
Le fait d’associer automatiquement le risque ou la Vigilance va avoir comme effet de mettre à jour tous vos contacts. Depuis Services > Personnalisation > Paramétrage > LAB-FT> Paramétrage, il est conseillé d’archiver vos cartographies afin de garder votre historique.

O2S vous permet d’afficher le résultat de la cartographie selon trois méthodes vues précédemment (Méthode de calcul pour le scoring du risque). Sélectionnez la méthode de votre choix.

Ensuite vous pourrez modifier l’échelle de risque avec des valeurs allant de 0 à 100. Cette échelle ne s’applique que sur le résultat et pour les méthodes de calcul de type « Valeur moyenne ».

Par exemple vous pouvez choisir que l’échelle de risque soit représentée comme une note allant de 0 à 20, ou comme un indice allant de1 à X, ou encore comme un pourcentage (de 0 à 100).

Import du questionnaire livré par défaut

A partir de la page Services > Personnalisation > Paramétrage > LAB-FT> Questionnaire client, vous pouvez importer le questionnaire LAB-FT conseillé, en cliquant sur le bouton Importer.

Attention
L’import du questionnaire a un impact direct et irréversible sur la cartographie de vos clients. Il est conseillé d’archiver les cartographies avant de procéder à cette fonction.

Afin de mieux vous accompagner dans la mise à niveau du questionnaire, une fonction d’import du questionnaire livré par défaut est à votre disposition.

Grace à cette option, vous pouvez fusionner votre questionnaire avec celui importé ou bien remplacer le questionnaire existant.

Avant d’importer le questionnaire, vous pouvez télécharger sa copie en version PDF. Vous pourrez ainsi prendre connaissance de sa composition avant de procéder définitivement à un remplacement ou une fusion.

Gestion de l’activité Vigilance au quotidien

Le suivi « vigilance » de vos clients et de leurs opérations s’effectue depuis le dossier de ces derniers via le bouton Tout parcourir > Conformité > Vigilance (ou Lab-FT ou Intitulé que vous lui avez donné) ; il contient des outils d’évaluation. Grâce à l’automatisation des risques et des Vigilances, vous pouvez mieux cartographier vos clients tout en gagnant du temps.

En effet, pour la cartographie client et celles liées aux opérations, vous obtiendrez un niveau de risque et un niveau de Vigilance. Cela vous permettra de mieux connaitre votre client et de déclarer vos soupçons à Tracfin dès que nécessaire ou en cas d’obligation.

L’onglet Vigilance vous permet de :

• Dater votre cartographie grâce au bouton prévu à cet effet.
• Paramétrer une alerte (bouton Paramétrer l’alerte) si la somme des versements est supérieure à un certain seuil et sur une durée donnée.
  Vous pouvez choisir le paramètre par défaut pour tous vos clients dans Services > Modules > Accueil et pilotage > Alertes > Notifications contacts, option « Alerte « LAB-FT » déclenchée si la somme des versements dépasse XXX au cours des X derniers mois » à cocher après avoir saisi les valeurs.

Trois fonctions vous permettent d’archiver, d’imprimer (bouton PDF) et d’enregistrer (bouton Enregistrer) la page Vigilance.                        

La fonction « Archiver » vous permet de créer des fiches de suivi accompagnées du PDF de la cartographie de votre contact, le tout archivé dans sa GED. Par conséquent, vous pouvez garder l’historique de vos cartographies dans le temps et répondre à vos obligations en matière de traçabilité.

La jauge du niveau de Vigilance client

La jauge est composée des niveaux de Vigilance tels que définis plus haut. Ces niveaux permettent de positionner deux curseurs afin d’apprécier la Vigilance à porter à votre client. Ces deux curseurs sont :

• La Vigilance retenue (curseur gris) : c’est la Vigilance que vous pouvez manuellement attribuer à votre client ;
• La Vigilance calculée (curseur bleu) : c’est la Vigilance qui se positionne selon le résultat du questionnaire Vigilance que vous pouvez effectuer plus bas pour votre client.

Par défaut la Vigilance retenue correspond à la Vigilance calculée. Grâce à la Vigilance retenue, et dans certains cas, vous pourrez prendre la main, surcharger la Vigilance calculée et cartographier votre client au plus juste. L’ajustement de la vigilance calculée est une option paramétrable .

Les cartographies client et opération(s)

Cet espace va vous permettre de renseigner la Vigilance client et la/les Vigilance(s) opération(s).

La cartographie client

Sur la première ligne du tableau réside en permanence la cartographie client. Cette ligne donne deux informations : les niveaux de risque et de Vigilance.   

Pour modifier la cartographie client, vous devez double-cliquer la ligne Client.

Dans cette fenêtre dédiée à la cartographie client, vous allez pouvoir répondre à vos obligations de cartographier vos clients en répondant à quelques questions. Selon les options choisies dans le paramétrage de Vigilance, le risque et/ou la Vigilance seront attribués automatiquement.

Si ce n’est pas le cas vous devez définir manuellement pour chaque question/critère : la réponse, le risque et la Vigilance.

Note
Le bénéficiaire identifiable correspond au bénéficiaire effectif d’un contrat, clairement désigné et identifiable.

Note
À droite du critère Personne sur la liste de gel des avoirs, l’icône loupe permet d’interroger directement le Registre National des Gels pour vérifier rapidement la situation de votre client, à l’aide de ses nom, prénom et date de naissance. Un PDF s’affiche avec une mention indiquant d’éventuelles correspondances. Il vous appartient de confirmer, à partir des informations disponibles, que le client concerné est bien le vôtre (en tenant compte des possibles cas d’homonymie) et de sélectionner manuellement la valeur appropriée dans la liste déroulante.
A savoir : un contrôle automatique trimestriel de l’ensemble de vos contacts — personnes physiques comme morales — est effectué afin de les comparer au Registre national des gels. En cas de correspondance, une alerte technique vous le notifie dans votre page d’accueil.
Important : les informations sur le gel des avoirs sont récupérées via le site officiel du Trésor Public via une requête API.
L’utilisateur n’a pas besoin de consulter directement le site du Trésor Public, car l’outil le fait automatiquement. En cas de correspondance détectée, il peut consulter le site pour obtenir des précisions et valider les informations, assurant ainsi une vérification complète conforme aux exigences réglementaires.

En bas du questionnaire, vous retrouverez le résultat du risque et le résultat de la Vigilance (en accord avec les options choisies dans le paramétrage).

La cartographie opération

Pour ajouter une opération, cliquez sur le menu en haut à droite de l’encart Cartographie, puis sur Ajouter une opération.

Dans la fenêtre Cartographie opération, vous retrouvez l’environnement tel que décrit dans la Vigilance client. En plus de la Vigilance client, vous pouvez :

• Dater la cartographie liée à l’opération ;
• Rattacher l’opération à un compte ;
• Inscrire une note sur l’opération, tout en bas de la page.

Les notes

Cet espace vous permet de conserver vos notes générales concernant la cartographie Vigilance de vos clients.

Vous pouvez ajouter des notes, les modifier et les supprimer. Vous pouvez aussi opter pour une impression des notes dans le PDF.

Vous pourrez ainsi au fur et à mesure du temps archiver vos cartographies et constituer votre dossier de preuve face à la conformité éventuelle de votre structure ; mais aussi face aux éventuels audits des organismes compétents.

Les facilités d’archivages et de requête

Afin de mieux vous accompagner dans les transitions lorsque vous modifiez le questionnaire, 2 façons de procéder à l’archivage sont possibles : 

• À partir de Services > Personnalisation > Paramétrage > LAB-FT > Questionnaire client, vous trouverez une option Archiver la cartographie des clients ;
• À partir du module Requêtes. Dans le menu (3 points)  de la page Résultats d’une requête contact, vous trouverez une option LAB-FT / Vigilance > Archiver la cartographie « Vigilance«  (PDF).

À partir de la page de paramétrage Vigilance

Le paramétrage Vigilance étant quelque peu sensible, une fonction d’archivage est directement accessible. Par défaut, tous les contacts ayant un niveau de Vigilance sont affichés ; excepté ceux ayant une Vigilance non définie.

Afin de mieux cibler votre archivage, un filtre sur les conseillers, les catégories de contact, les risques, les niveaux de Vigilance et la date de mise à jour Vigilance est à votre disposition.

Si le nombre de contacts excède 200, cliquez sur le bouton Sélectionner afin de traiter l’archivage par lots.

À partir du module Requêtes

Après avoir créé une requête « contact », vous obtenez une liste de contacts qui peut s’avérer longue. Afin de ne pas surcharger O2S, la fonction d’archivage est limitée à 200 contacts.

Vous pouvez, éventuellement, affiner la requête grâce à l’onglet Conformité afin de ne retenir que les contacts ayant une Vigilance autre que « non-défini ».

Si le nombre de contact excède 200, utilisez la fonction > Sélectionner afin de traiter l’archivage par lots.

Cliquez ensuite sur le menu  puis sur LAB-FT / Vigilance > Archiver la cartographie « Vigilance«  (PDF).

Le tableau de bord Vigilance

Pour optimiser le pilotage de l’activité Vigilance au sein de votre structure, un tableau de bord dédié vous permet de suivre l’état de vos cartographies ainsi que les Vigilances associées à vos clients et opérations.
Ce tableau de bord peut être affiché soit dans le module Accueil, soit dans le module Pilotage, en fonction des paramètres configurés dans Services > Modules > Accueil et pilotage > Alertes.

Grâce au suivi des cartographies, vous allez pouvoir cibler et visualiser :

• les cartographies absentes : celle dont la Vigilance est non définie ;
• les cartographies valides : celles dont la Vigilance est définie et dont la date est valide (Date de mise à jour du niveau de Vigilance de plus de N mois) ;
• les cartographies obsolètes : celles dont la Vigilance est définie et dont la date n’est plus valide ;

La configuration de la date de mise à jour du niveau de Vigilance de plus de N mois doit être réalisée dans Services > Modules > Accueil et pilotage > Alertes > Notification contacts.

La Vigilance client et opération vous permettra de mieux identifier la répartition des contacts à partir des 7 niveaux de Vigilance.

Vous pouvez cliquer sur le secteur du diagramme, ou bien cliquer sur la loupe pour voir le détail.