Général

Comment ajouter un nouveau contact ?

Vous pouvez ajouter un contact de différentes façons :

• Depuis le menu en haut à droite d’O2S, en cliquant sur + Ajouter un contact.

• Depuis le module Contacts :
  • en cliquant en haut à droit sur .
  • en cliquant sur le menu puis sur Créer un contact à partir du Recueil d’Informations Client.
• Si vous utilisez Big également, en échangeant les données entre Big et O2S.
• En important un fichier Excel de contacts.
• Dans le cadre de l’agrégation des données de vos partenaires, en traitant l’alerte Nouveaux clients détectés.

Où renseigner l’adresse email de mon client ?

1. Dans le dossier de votre client, cliquez sur le bouton Tout parcourir en haut à droite, puis cliquez sur Dossier > Coordonnées.
2. En bas à droite de la page, dans la section Emails, renseignez les différentes adresses email de votre client.
3. Cliquez sur le bouton Enregistrer pour sauvegarder vos saisies.

Comment fusionner deux contacts ?

Pour diverses raisons, il se peut que vous vous retrouviez des contacts en double (mauvaise manipulation, création par deux utilisateurs…). Si leurs fiches sont identiques, vous pouvez en supprimer une des deux. Sinon, pour éviter de perdre des données, vous pouvez fusionner ces deux contacts.

Pour cette opération, on distingue 2 contacts :

• Le contact source : celui-ci disparaîtra lors de la fusion
• Le contact cible : c’est celui qui sera conservé.

Attention : Les données du contact source ne peuvent pas remplacer, mais uniquement compléter les données du contact cible.

Exemple :

Depuis l’onglet Contacts, sélectionnez le contact source (celui qui sera supprimé), puis, à droit, ouvrez le menu Actions, puis cliquez sur Fusionner avec un autre contact.

Vous n’avez plus qu’à sélectionner le contact cible, à partir de l’icône Rechercher un contact , puis à les Fusionner.

Comment ajouter un compte en l’attribuant à un contact différent du propriétaire importé ?

Ce cas de figure peut se présenter suite à l’importation de nouveaux clients et de nouveaux comptes ; deux alertes relatives à cette importation apparaissent dans le bloc Alertes techniques du module Accueil.

1. Dans le bloc Alertes techniques du module  (Accueil), cliquez sur « Nouveaux comptes détectés ». Dans la fenêtre Liste des nouveaux comptes importés qui s’ouvre, cliquez sur le bouton  situé dans la colonne « Propriétaire O2S » au niveau du compte concerné. La fenêtre Recherche de contacts s’affiche.
2. Pour rechercher le client auquel doit être affecté ce compte, sélectionnez-le ou recherchez-le dans la liste, puis validez. Dans la fenêtre Liste des nouveaux comptes importés, vous pouvez constater le changement du propriétaire du portefeuille.
3. Cliquez sur Enregistrer pour valider les modifications.

Comment ajouter des clients à partir des alertes ?

A partir du module  (Accueil), il vous est possible de gérer l’ajout de nouveaux comptes et de nouveaux clients.

Vous devez d’abord commencer par le traitement de l’alerte des nouveaux clients avant le traitement de l’alerte nouveaux comptes, ainsi vous pourrez par la suite affecter chaque nouveau compte à son propriétaire.

1. Cliquez sur l’alerte  »Nouveaux clients détectés » dans le bloc Alertes techniques du module  (Accueil). La liste des nouveaux clients s’affiche, elle contient des détails et actions importantes.
2. Pour chaque client, dans la colonne « Actions », à l’aide de la liste déroulante, sélectionnez l’action que vous voulez entreprendre :
   • associer le client importé avec un contact existant dans votre base O2S,
   • ajouter le client : celui-ci figurera alors dans la liste des contacts (accessible via le module Contacts). Par ailleurs, vous avez la possibilité de modifier les données du client importé avant de l’ajouter, et ce, en cliquant sur l’icône « Modifier les données du client importé » dans la colonne « Client O2S ». Vous pouvez, entre autres, sélectionnez un conseiller spécifique pour ce client en le choisissant à l’aide de la liste déroulante du même nom. Validez en cliquant sur OK.
     Le bouton Reporter >> Ajouter vous permet de basculer tous les contacts notés Reporter vers Ajouter en un seul clic,
   • ignorer définitivement : effectuez ce choix si vous ne souhaitez pas ajouter ce client dans votre base.
   • reportez le traitement de l’alerte de ce client ; il apparaîtra donc toujours dans une alerte. Si vous l’ajoutez à la liste de vos contacts ou bien si vous l’ignorez, l’alerte disparaîtra.
     Le bouton Masquer permet de ne pas afficher les clients pour la session en cours, mais ceux-ci vous seront à nouveau proposés dans une prochaine alerte.

Si un client figure dans la liste plus d’une fois, dans la plupart des cas, le nombre d’occurrences est égal au nombre de ses portefeuilles, donc si le client figure trois fois, vous devez ajouter seulement une ligne et ignorer les deux autres. En d’autres termes, vous devez agréger les comptes de votre client.

3. Après le traitement de l’alerte, cliquez sur Enregistrer.

Il vous faut maintenant passer au traitement des alertes associées aux nouveaux comptes.

Comment personnaliser le tableau de présentation des contacts du module Contacts ?

Le tableau affichant vos contacts n’est pas figé. Vous avez la possibilité d’y faire apparaître les colonnes que vous souhaitez.

1. Dans Services, cliquez sur l’onglet Modules puis allez dans Contacts > Composition du tableau des contacts, cliquez sur la page Clients.
2. Dans le panneau de droite, cochez les éléments que vous souhaitez voir figurer dans le module Contacts.
3. Déplacez les informations verticalement en les sélectionnant avec la souris  et en les déplaçant à l’emplacement souhaité  afin de définir l’ordre d’affichage des colonnes. L’affichage se met à jour afin de présenter l’ordre des colonnes de haut en bas (de gauche à droite dans le module Contacts).
4. Cliquez sur Enregistrer pour prendre en compte les modifications effectuées.

La composition du tableau peut être différente selon la catégorie de contacts (Client, Prospects,…etc).

Comment transformer les personnes physiques en personnes morales ?

Deux méthodes s’offrent à vous pour transformer des personnes physiques en personnes morales.

Conservation du contact initial

Pour ce faire, suivez ce truc et astuce.

Création d’un nouveau contact

Vous ne souhaitez pas perdre les informations de votre contact en le passant de personne physique à personne morale car vous avez par exemple enregistré la famille du dirigeant de l’entreprise dans l’onglet Relations. Dans ce cas-là, il est préférable de créer un nouveau contact :

1. Dans le module Contacts, créez un nouveau contact en cliquant sur (Ajouter un contact). Définissez le contact en tant que « personne morale » à l’aide de la liste déroulante « Type de contact » puis cliquez sur OK. Dans la fenêtre qui apparait, renseignez la dénomination puis cliquez sur Enregistrer.
2. Rendez-vous dans le module Requêtes.
3. Effectuez une requête sur les comptes du contact initial.
4. Dans la fenêtre des résultats, sélectionnez le compte.
5. Cliquez sur le menu  > Changez le ou les propriétaires affectés au compte
6. Sélectionnez le nouveau contact « personne morale » fraichement créé puis cliquez sur OK.

Les comptes sont ainsi affectés au contact « personne morale ».

La contrepartie de ce choix, c’est la présence dans votre base de deux contacts qui représentent la même personne : l’ancien contact (Personne physique) avec le suivi précédemment généré et le nouveau contact (Personne morale) avec un suivi vierge.

Comment créer des mots clés pour les appliquer aux contacts ?

Dans Services > Personnalisation > Paramétrage > contact > Mot clé, cliquez sur puis créez votre mot clé. Vous pourrez ensuite l’appliquer à un contact dans sa fiche contact > onglet Général > Mots clés.

Comment importer les informations contenues dans les PDF remplissables ?

Afin de faciliter le travail de saisie des informations, O2s vous permet d’importer les données contenues dans les PDF remplissables. Nous verrons ici comment utiliser cette méthode pour importer ou mettre à jour vos contacts.

Prérequis

Avant de commencer, il est important de savoir que le document utilisé ici (Recueil d’Information Client) est un PDF remplissable, composé de différents champs de saisi, que vous pouvez remplir à partir d’une liseuse de PDF (exemple : Adobe Acrobat Reader).

Par conséquent, si vous modifiez la composition du document (avec Adobe Acrobat Pro par exemple), ou son format (transformation en document Word, impression puis scan, etc.), vous ne pourrez plus l’importer dans O2s.

Pour trouver les documents, rendez-vous dans l’onglet Contacts. En ouvrant le menu (en haut à droite), vous pouvez imprimer des Recueil d’Informations Client vierges.

Note : vous avez également la possibilité d’imprimer des documents préremplis depuis les fiches contact.

Maintenant que vous disposez de toutes les informations nécessaires, voyons les différents cas dans lesquels ces documents peuvent être utilisés.

Création d’un contact

La première utilisation de ces PDF est la création de nouveaux contacts. Pour cela, rendez-vous dans l’onglet Contacts et, à l’emplacement où vous avez téléchargé le document vierge, cliquez sur Créer un contact à partir du Recueil d’Informations Client.

Faites un glisser-déposer dans le cadre (ou cliquez au centre pour réaliser une recherche), puis appuyez sur Créer un contact.

Vous venez de créer un nouveau contact !

Modification d’un contact

Il est également possible de mettre à jour un contact à partir du même document.

Rendez-vous sur une fiche contact, ouvrez le menu déroulant (en haut à droite de la page), sélectionnez « Recueil d’informations Client » puis « Mettre à jour les données à partir du Recueil d’Informations Clients » .

Cette opération peut être réalisée à partir de l’ensemble des sous-menus DOSSIER et PATRIMOINE.

Vous pouvez alors sélectionner les informations à actualiser et décider ou non d’enregistrer la mise à jour dans une fiche de suivi :

Une fois terminé, cliquez sur Mettre à jour et terminez l’actualisation du contact.

Comment accéder rapidement à mes dossiers contacts consultés, mis à jour ou créés récemment ?

1. Cliquez sur votre onglet Contacts.
2. En haut à gauche, cliquez sur Contacts récents. La liste des derniers contacts accédés apparait alors.

Comment réactiver un contact supprimé ?

1. Rendez-vous dans le module Services.
2. Cliquez sur l’onglet Modules, puis dans l’arborescence à gauche, cliquez sur Contacts > Contacts et comptes supprimés.
3. Cochez les contacts supprimés que vous souhaitez réactiver, puis cliquez sur Réactiver.

Les dossiers privés, comment ça marche ?

Que sont les dossiers privés ?

Dans O2S, un dossier marqué comme privé signifie que seuls les conseillers et l’assistant affectés au contact peuvent accéder à son dossier et aux informations qu’il contient. Les autres collaborateurs de la structure utilisant O2S ne peuvent pas y accéder, garantissant ainsi la confidentialité des données.

Comment créer un dossier privé ?

1. Rendez-vous dans le dossier du client.
2. Accédez à l’onglet Général.
3. Cochez la case Dossier privé.
4. Enregistrez les modifications.

Dès lors, seuls les conseillers du contact ou leur assistant pourront consulter ce dossier.

Vous ne voyez pas la case Dossier privé dans vos dossiers client ?

La fonctionnalité permettant de rendre un dossier privé nécessite un droit spécifique. Si vous ne l’avez pas, nous vous invitons à en faire la demande auprès de votre administrateur O2S.

Pour les administrateurs O2S
Si vous êtes administrateur, vous pouvez activer ce droit en suivant ces étapes :

1. Accédez au module Administration.
2. Sélectionnez Profils utilisateur > Gestion des profils.
3. Choisissez le profil concerné (ex. : Profil xxx).
4. Rendez-vous dans l’onglet Gestion des droits > Contact.
5. Cochez l’option Création des dossiers privés.

Enregistrez vos modifications pour que ce droit soit effectif.

Les utilisateurs concernés pourront ainsi marquer leurs dossiers comme privés.

Voir toutes les FAQ