Répondre avec O2S aux obligations de protection des investisseurs

O2S peut vous aider à répondre concrètement à l’ensemble des obligations édictées par la règlementation MIF quant à votre devoir de protection de vos clients lorsqu’ils investissent dans des produits financiers.La présente notice vous présente les possibilités offertes par O2S pour collecter les informations sur vos clients, déterminer leur profil d’investisseur, puis réaliser leurs projets d’investissement.

Présentation

Les dernières règlementations telles que MIF2 requièrent que vous disposiez d’une bonne connaissance familiale, professionnelle et patrimoniale de vos clients. Vous devez ainsi recueillir les informations relatives au profil de connaissance et d’expérience de votre client et l’alerter lorsqu’il souhaite souscrire un instrument sur lequel il ne possède pas la compétence nécessaire. Enfin, avec votre client, vous pouvez mettre en place des projets d’investissement en adéquation avec son profil d’investisseur.

Recueillir les informations sur votre client

Vous devez régulièrement disposer des informations les plus récentes et précises sur votre client. O2S vous offre différentes façons d’y parvenir.

Comment récupérer les données clients ?

Informer sur la collecte des données via les lettres de mission

Vous devez informer votre client que la collecte de ses données est effectuée dans son intérêt. Cette information pourra être communiquée dans le Recueil d’Informations Client ou dans le Document de Connaissance Client, accessibles depuis le menu d’actions sur le contact.

Vous disposez aussi d’exemples de lettres de missions qui contiennent un paragraphe adapté à cette demande.

Vous retrouvez aussi ces lettres de mission en tant que « lettres types » que vous pouvez personnaliser dans le module Services – Personnalisation – Lettres types.  

Via le DCC ou le RIC

O2S met à votre disposition un Document de Connaissance Client. Celui-ci comporte de nombreuses informations regroupées par thématique (état civil, coordonnées, famille, biens financiers…) vous permettant de collecter les informations de votre client de manière ordonnée. Ce DCC est accessible depuis le menu « Action » du dossier du client. De manière similaire, vous trouverez le Recueil d’Information Client (RIC). Ce PDF est remplissable et vous offre une facilité d’import, export des données pour les futures mises à jour. Vous pouvez aussi y accéder en cliquant sur à droite du contact sélectionné dans la liste des contacts.

Ce document présente de manière claire, sur une ou deux colonnes (en présence d’un couple d’investisseur), l’ensemble des données familiales et patrimoniales.

Via l’import des données provenant de MoneyPitch

Vous pouvez importer dans O2S les données d’état-civil, patrimoniales et financières de vos clients, de façon automatisée ou manuelle.

Situation familiale Via les pages Général, Conjoint et Relations de votre client

Ces éléments sont disponibles sous O2S notamment à partir des onglets « Général », « Conjoint/Partenaire/Concubin(e) » et « Relations » du module Dossier de votre contact.

Le conjoint/partenaire/concubin peut faire lui aussi l’objet d’un dossier spécifique sous O2S puis être mis en relation avec son époux.

Depuis l’onglet Relations, vous pouvez disposer d’une cartographie précise de la famille de votre contact et retrouvez ainsi l’ensemble des personnes à charge.

Situation patrimoniale via les pages Patrimoine

Les informations patrimoniales qui ne sont pas directement liées aux comptes et contrats agrégés sont en général disponible dans O2S depuis l’espace « Patrimoine ». Si vous disposez par ailleurs du logiciel BIG, les données sur cet espace « Patrimoine » pourront être importées depuis le logiciel d’analyse patrimoniale.

Depuis l’espace Patrimoine > Budget vous pourrez aussi préciser les revenus et les charges de vos clients.   La situation patrimoniale de votre client vous permettra ainsi d’évaluer sa capacité à subir des pertes.

Les informations fiscales pourront être détaillées depuis l’onglet Fiscalité. Ces éléments peuvent aussi être synchronisés avec le logiciel BIG.  

Situation professionnelle

O2S dispose d’un espace spécifique pour ces informations directement disponibles depuis l’onglet Général du dossier du contact. Vous pouvez indiquer la profession et l’âge prévisionnel de départ en retraite directement depuis l’écran pour les informations de premier niveau. Vous pouvez structurer la liste des professions à votre guise afin d’exploiter au mieux cette information dans le cadre de vos requêtes. Vous préciserez le libellé exact de la profession afin de conserver toute la finesse de l’information. En cliquant sur le lien « Plus d’informations professionnelles » vous pourrez ajouter d’autres informations telles que le statut juridique, le nom de l’employeur, l’ancienneté dans l’entreprise….

Cohérence des données

O2S dispose de nombreux champs vous permettant de compléter les informations fournies par le client. Dans certains cas, des contrôles de cohérence vous sont proposés (alerte en l’absence de saisie, impossibilité de renseigner des données incohérentes…).

Par exemple en fonction de la situation familiale (marié, pacsé…), O2S proposera de renseigner des données relatives au régime matrimonial / contrat de mariage ou à la convention de PACS….

Par ailleurs, via le module Requêtes, vous pouvez définir des mécanismes de recherche systématique qui vous permettront de détecter des réponses incomplètes ou incohérentes.

Actualisation et pérennité des données

Notifications

O2S vous propose de mettre en place des notifications qui vous alerteront si les documents de collecte d’informations sont obsolètes car trop anciens. D’autres notifications sont aussi disponibles pour vous permettre d’identifier les clients pour lesquels ces documents n’ont pas été notifiés dans O2S.  

Pour mettre en place ces notifications, vous accèderez à l’espace Services > Modules > Accueil et pilotage > Alertes > Notifications contacts, et vous activerez et paramètrerez les alertes proposées après avoir défini dans vos procédures internes le délai d’actualisation retenu (par exemple 12 ou 18 mois).

Ces notifications concernent le profil d’investisseur, le recueil d’informations client (RIC) et le niveau de vigilance.  

Envoi du RIC

Le recueil d’informations clients est une façon pratique de disposer des données les plus récentes sur votre client : il vous suffit dans la page contact du client, via le menu  > Envoyer > le Recueil d’Informations Client renseigné (PDF remplissable), d’exporter les données courantes dans le RIC et de l’envoyer par mail au client qui le met à jour, vous le renvoie.

Vous pouvez ensuite réimporter les données dans O2S via le menu  > Recueil d’Informations Client (PDF remplissable) > Mettre les données à jour à partir du Recueil d’Informations Client (PDF remplissable).

Impression du DCC

Lors de la souscription d’un nouveau contrat ou encore à l’occasion d’un acte significatif (versement, rachat, arbitrage…), vous pouvez imprimer le document de collecte d’informations (DCC) et le profil de risque pour vérifier avec votre client que les informations présentes dans O2S sont toujours d’actualité.

Pour imprimer un DCC avec les informations de votre client, cliquez sur Imprimer le DCC renseigné depuis le menu Actions du dossier de votre client.

Alimentation de la GED du client

Tous les documents générés par O2S (pdf) peuvent être insérés directement dans la GED du client. Le DCC et le profil de risque envoyés au client pourront donc être conservés et seront accessibles pendant toute la relation avec le client et même au-delà (si vous conservez ce contact dans votre O2S).

Vous pouvez aussi scanner et insérer dans la GED du client les documents signés par ce dernier.

Traçabilité grâce à la page Conformité

O2S vous permet aussi de tracer ces différents documents via le module Conformité.

Etablir le profil d’investisseur de votre client

O2S vous propose un questionnaire (connaissance / expérience / tolérance au risque) construit, en collaboration avec le PSE (Paris School of Economics), à partir d’une sélection parmi le corpus des questions retenues par les chercheurs du PSE en fonction de leur capacité à améliorer la compréhension des comportements en matière de placement ou d’investissement des ménages. Reposant principalement sur des questions financières, il permet de déterminer un profil client composé de plusieurs composantes :

• Connaissance / expérience
• Tolérance au risque
• Horizon de placement
• Capacité à subir des pertes
• Objectifs d’investissement

Connaissance et expérience des produits financiers

Eléments d’élaboration du questionnaire connaissance et expérience

Avec l’entrée en vigueur de MIF2, vous devez recueillir les informations relatives au profil de connaissance et d’expérience de votre client et l’alerter lorsqu’il souhaite souscrire un instrument sur lequel il ne possède pas la compétence nécessaire.

Le questionnaire O2S a été revu et donne lieu à des questions « tests » suffisamment discriminantes pour permettre de vérifier la connaissance effective du client sur chacune des classes d’actifs, en adaptant le niveau de difficulté des questions à la classe d’actifs concernés.

Le recours à l’autoévaluation de la part du client est désormais explicitement prohibé.

Profil de risque

Critères d’élaboration du questionnaire de profil de risque

Pour favoriser l’exécution du « devoir de conseil » et orienter le choix du souscripteur au mieux de ses intérêts, Harvest a développé un questionnaire simple dont l’objectif est d’aider les individus à déterminer leur « profil de risque ».

Ces informations associées avec l’horizon de placement permettent de déterminer une allocation cible stratégique. Notre questionnaire de profil de risque permet de répondre à ces différents points. Il comporte notamment une question qui permet d’exprimer le lien entre risque et rendement.

Restitution des résultats

Le niveau de connaissance et d’expérience des marchés financiers peut être ajusté si vous considérez qu’il ne correspond pas à son niveau d’expertise des marchés financiers.

De même, son profil de risque peut être personnalisé si vous estimez qu’il ne correspond pas à son niveau de tolérance au risque dans le cadre de la gestion de son portefeuille. C’est le profil de risque souhaité.

Dans les 2 cas, il vous suffit de déplacer le triangle curseur à l’aide de la souris. L’ensemble de ces résultats sont disponibles dans l’espace Conformité > Profil d’investisseur du module Contacts.  

Conseiller votre client via des projets d’investissement

Les recommandations faites à vos clients doivent respecter un formalisme spécifique dans lequel vous devez démontrer que l’exposition au risque de leurs investissements ne dépasse pas les limites définies avec lui. Vous devez également produire le rapport d’adéquation, document matérialisant ces recommandations. Dans l’espace Projets d’O2S, vous pouvez définir des projets de placements en définissant un horizon, des comptes de recommandation et une allocation. Vous pourrez ensuite vérifier l’adéquation du projet avec le profil d’investisseur du client.

Avant de créer un projet, vous devez impérativement avoir renseigné la classification MIF du client (Contact > Dossier > Général) et déterminé son profil d’investisseur (Contact > Conformité > Profil d’investisseur).

Caractéristiques du projet

Sélectionnez un objectif patrimonial, puis fixez l’horizon du projet : Consultez les informations relatives à la gouvernance produit et ajustez si nécessaire la capacité financière à subir des pertes et les objectifs d’investissement à exclure.

Une fois cliqué sur « Voir la recommandation » passez en revue les différents scénarii complétés par des indicateurs sur le risque et la perte maximale.

Si nécessaire, sélectionnez une allocation différente de celle proposée.

Sélection des comptes et préconisation d’une allocation

Sélectionnez des comptes existants en les cochant afin de les affecter au projet.

Précision : un compte ne peut être affecté qu’à un seul projet.

Vous pouvez recommander un nouveau compte et vérifier son adéquation avec les caractéristiques du projet.

Les recommandations de nouveaux comptes ne sont possibles qu’avec des comptes titres, PEA, assurance-vie, contrats de capitalisation, PERP et Madelin.

Cochez les comptes à intégrer au projet, au besoin, sélectionnez / désélectionnez les supports à associer au projet (colonne Actions) …

Si besoin, recommandez un nouveau compte : créez votre allocation personnalisée ou utilisez les portefeuilles modèles, vérifiez l’adéquation et la simulation financière de la recommandation. A la validation, un compte en attente associé à une transaction est créé…  

Visualisez l’allocation détenue (somme des allocations des différents comptes composant le projet) ou l’allocation « après intégration des recommandations » (somme des allocations des différents comptes modifiées par les éventuelles transactions en cours de réalisation ainsi que les comptes nouvellement « recommandés »).

Adéquation

Vérifiez que les comptes associés au projet sont en adéquation avec les caractéristiques du projet grâce à un indicateur global signifiant que le détail de la connaissance par instruments financiers ET le profil de risque sont « valides » ou pas.

Le niveau de risque de l’allocation est déterminé en positionnant la volatilité de l’allocation sur l’échelle utilisée pour définir le SRI des OPCVM.

Suivez et faites évoluer à tout moment la connaissance et l’expérience de vos clients sur les instruments financiers.

Alertes

O2S vous alerte lorsque l’adéquation entre le risque de l’allocation des supports et celui retenu sur le projet diverge. Mettez en place cette alerte dans le module Services > Modules > Accueil et pilotage > Alertes > Notifications contacts…

L’alerte s’affiche dans l’encart Notifications (module Accueil ou Pilotage) : cliquez sur le contact pour accéder directement aux sections « Allocation » et « Adéquation » du projet.  

Revue d’adéquation

Vous devez a minima chaque année faire parvenir à votre client une revue d’adéquation récapitulant pour chacun de ses projets et profils correspondants, les données trop anciennes ou d’éventuelles inadéquations avec les niveaux de risque souhaités / connaissances et expériences déclarées.

Cliquez sur le menu général  de la page des projets du client, puis sur Créer l’alerte de la revue périodique d’adéquation. Paramétrez ensuite les modalités de fréquence et d’envoi de la revue.

Dans l’encart Alertes commerciales de l’accueil, vous serez notifié lorsque
des revues d’adéquation devront être mises à disposition de vos clients.